Когда в отпуск собирается бухгалтер, который начисляет зарплату или подписывает отчетные документы, руководство хватается за голову — кто же все это будет делать, пока бухгалтер отдыхает? Выход есть! На время отпуска бухгалтера его обязанности можно возложить на другого работника. Расскажем, как это оформить временное замещение бухгалтера и как оплатить такую временную замену
Если бухгалтер уходит в отпуск, пусть его работу в это время выполняет другой работник. Для этого:
- возложите исполнение обязанностей отсутствующего работника на его коллегу (тогда работник, заменяющий бухгалтера, выполняет свою работу и одновременно обязанности отпускника);
или
- оформите временное замещение (то есть освободите работника от работы по его должности).
Внимание: оформлять совмещение нельзя, когда работник временно заменяет работника, находящегося в отпуске.
На практике эти два понятия часто отождествляют и на время отпуска работника возлагают его обязанности на другого работника в порядке совмещения. Предупреждаем: в таком случае оформлять совмещение некорректно, поскольку совмещение предполагает наличие вакантной должности. Это прямо следует из Инструкции по применению постановления Совета Министров СССР от 04.12.1981 № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)», утвержденной приказом Госкомтруда СССР, Минфином СССР, ВЦСПС от 14.05.1982 № 53-ВЛ (далее — Инструкция № 53). При отсутствии вакансии правомерность доплачивания за совмещение сомнительна. Доплату устанавливают только при наличии вакантной должности (п. 1 Инструкции № 53). А оформлять совмещение без установления доплаты, в свою очередь, не предусматривает статья 105 КЗоТ. Поэтому следует отличать выполнение обязанностей временно отсутствующего работника от совмещения должностей.
Совет: совмещение оформляйте только по вакантной должности.
Если ни один из работников не может заменить отсутствующего бухгалтера, а отпуск длительная (например, месяц или больше), тогда на время его отдыха можно принять на работу другого работника по срочному трудовому договору.
Рассмотрим каждый из возможных вариантов.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Как оформить исполнение обязанностей отсутствующего бухгалтера
Самый распространенный вариант, чтобы заменить отсутствующего работника, - возложить выполнение его обязанностей на другое лицо, не освобождая его от основной работы. Так заменяют работника на время его болезни, отпуска, командировки и в других случаях, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняют рабочее место (должность) (п. 1 Инструкции № 53).
Работникам, которые вместе со своей основной работой выполняют обязанности временно отсутствующего работника, устанавливайте доплату (ст. 105 КЗоТ).
Размеры доплаты определяйте в коллективном договоре в процентах тарифной ставки или оклада временно отсутствующего работника. Если колдоговора на предприятии нет или в нем установлена «вилка» доплат (например, от 20% до 50% тарифной ставки (оклада) отсутствующего работника), тогда укажите размер доплаты в приказе по предприятию, которым поручаете работнику исполнять обязанности временно отсутствующего коллеги.
Верхний предел доплаты обычно составляет 50%. Именно такой максимальный размер доплаты за исполнение обязанностей установлен в пункте 10 Постановления Совета Министров СССР «о порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.1981 № 1145 (далее — Постановление № 1145). Его должны соблюдать бюджетные организации (пункт 3 постановления КМУ «Об оплате труда работников на основе Единой тарифной сетки разрядов и коэффициентов оплаты труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы» от 30.08.2002 № 1298). В бюджетных учреждениях такую доплату вообще не устанавливают руководителям и их заместителям.
Хозрасчетные предприятия могут по своему усмотрению определять и больший размер доплаты за исполнение обязанностей.
Виконання обов’язків головного бухгалтера його заступником
Как оформить временное замещение бухгалтера
Понятие "временного заместительства «(покровительства) определено в п. 1 разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС» о порядке оплаты временного заместительства" от 29.12.1965 № 30/39 (далее — Разъяснение № 30/39). Документ, хоть и древний, и все же действует до сих пор. Временным замещением считают выполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это обусловлено производственной необходимостью.
Поэтому его можно оформить, когда, например, бухгалтер заменяет ведущего бухгалтера или старший бухгалтер замещает главбуха и тому подобное.
Внимание: если же на время отпуска бухгалтера его работу выполняет главбух или, например, руководитель предприятия, временное заместительство оформлять нельзя.
Работника, замещающего временно отсутствующего, на период замещения…
Бухгалтер в отпуске: как выбрать лицо, которое заменит бухгалтера
Когда решаете, кем заменить бухгалтера на время его отпуска, примите во внимание, что к лицу, которое его будет заменять, законодательство устанавливает определенные требования. Выполнение этой работы нельзя поручить лицу, не имеющему соответствующей квалификации или опыта.
В разделе 1 выпуска 1 «профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного Приказом Минтруда от 29.12.2004 № 336 (далее — Справочник), определены квалификационные характеристики к должностям «главный бухгалтер» и «Бухгалтер (с дипломом специалиста)».
Даже если работник выполняет эту работу временно, он должен отвечать определенным критериям. В частности, лицо, исполняющее обязанности главбуха, должно…
Как документально оформить временную замену бухгалтера
Выполнение обязанностей по должности работника, находящегося в отпуске, оформите приказом (распоряжением) по предприятию.
В приказе определите условия, на которых работник исполняет обязанности временно отсутствующего бухгалтера:
- без освобождения от основной работы,
- с получением доплаты за исполнение обязанностей,
- на определенный срок.
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ⏩
Так же приказом оформляйте временное замещение отсутствующего работника с освобождением в настоящее время от обязанностей по основной работе.
Получите согласие работника на исполнение обязанностей отсутствующего бухгалтера или временное заместительство. Пусть такой работник напишет заявление и подтвердит свое согласие подписью в соответствующем приказе (распоряжении) руководителя.
Чи повідомляти ДПС про відпустку головбуха
Бухгалтер в отпуске: кто подписывает документы, отчетность и банковские документы на время отсутствия бухгалтера
Если в отпуск уходит единый бухгалтер предприятия и его обязанности в настоящее время будет исполнять другой работник, это считают сменой лица, отвечающего за ведение бухучета. В таком случае подайте в орган фискальной службы регистрационное заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Изменения», в котором укажите сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета (п. 9.3 Порядка учета налогоплательщиков и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588). Для этого есть 10 дней со дня возникновения изменений в учетных данных (в нашем случае — со дня начала отпуска). Тогда работник, заменяющий отсутствующего бухгалтера, будет иметь право подписывать налоговую отчетность.
Если отпуск бухгалтера непродолжителен, достаточно добавить в бумажную форму декларации распорядительный документ предприятия, уполномочивающего лицо, заменяющее отпускника, подписывать отчетность (ВИР, категория 135.02).
Если вы формируете отчетность в электронной форме, подайте на работника...
