Найчастіше головбухи йдуть у відпустку в червні — липні. Тому саме час попередити про це керівника, підлеглих і колег з інших відділів. Тобто перш ніж піти у відпустку, роздайте колегам пам’ятки з підказками, як і що робити, коли вас не буде на роботі. Вони мають знати, що на час вашої відпустки звичний режим взаємодії з бухгалтерією зміниться. Можливо, у когось із підлеглих побільшає роботи. Це нормально — всі ми ходимо у відпустку, і нас підміняють колеги.
✍КАЛЬКУЛЯТОР ДНІВ ЩОРІЧНОЇ ВІДПУСТКИ✍
Повідомте про майбутню відпустку представників контрагентів, з якими спілкуєтеся найчастіше. Це допоможе партнерам оперативно розв’язати робочі питання, коли вас не буде на роботі. Якщо контрагентів багато, попередьте хоча б основних. Можете створити в електронній пошті лист-повідомлення і надіслати одразу всім компаніям. Додатково можете попросити системного адміністратора тимчасово встановити у вашій електронній пошті автоматичну відповідь. Той, хто напише вам, отримає повідомлення, що ви перебуваєте у відпустці, а номер заступника такий-от.
Як повідомити контрагентів про майбутню відпустку
Можете одним листом попередити про відпустку одразу всіх контрагентів. Повідомте їм, до кого звертатися у робочих питаннях, поки вас не буде. Дайте контакти для зв’язку.
Визначте, хто підмінятиме вас під час відпустки. Складіть письмове розпорядження, хто за які питання відповідатиме. Особливо документ стане у пригоді, якщо ви не маєте заступника або їх кілька. Якщо чітко розподілите роботу, зможете уникнути суперечок із працівниками, конфліктних ситуацій і помилок у поточних бухгалтерських справах.
Підлеглим розішліть загальну пам’ятку. У ній встановіть порядок роботи на час вашої відпустки. Ми підготували шаблон, в який можна підставити потрібні прізвища та відомості (див. Пам’ятку 1).
Для працівників з інших відділів, наприклад менеджерів, можна зробити окремі пам’ятки (див. Пам’ятку 2). Свої контакти залиште лише відповідальним працівникам, щоб під час відпочинку вас не турбували всі разом.
Для кожного підлеглого складіть індивідуальний план роботи на час вашої відсутності. Наприклад, як на Зразку. Це має бути детальний перелік справ із дедлайнами, щоб колеги не закинули роботу без вашого нагляду. Складні завдання можете розбити на окремі етапи або розподілити між різними працівниками. Невеликі премії мотивуватимуть колег попрацювати, поки ви відпочиватимете. Але узгодьте такий варіант із директором заздалегідь, щоб не давати марних обіцянок.
У головбуха напевно є нестандартні завдання, які не вписуються в загальні пам’ятки для колег. За два тижні до відпустки почніть записувати такі завдання. Сплануйте, що слід виконати терміново, а що може зачекати, доки ви повернетеся. Частину цих завдань можете доручити колегам, але заздалегідь поясніть їм, як і що робити.
Щоб перед відпусткою нічого не забути, скористайтеся нашим чек-лістом.
Чек-ліст завдань головбуха перед відпусткою
Дивіться, що маєте встигнути до відпустки.
Позначте завдання, з якими вже впоралися.
СКАЧАТИ ЧЕКЛІСТ ⤵️
Що робити під час відпустки
Щоб добре відпочити від роботи, переведіть телефон у режим «Не турбувати». Сучасні апарати дають змогу вимикати дзвінки для всіх номерів, крім тих, які ви додали в особливий список. Впишіть до такого списку заступника, директора та інших співрозмовників, які можуть телефонувати у дійсно важливих справах.
Марно встановлювати конкретний час для робочих питань. Наприклад, що зможете відповісти з 10:00 до 12:00 щодня. Керівництво все одно не дотримуватиметься цього графіка. А ви з власної ініціативи встановите для себе новий робочий режим. Так ви не відпочинете, а за роботу у відпустці навряд чи доплатять.
Навіть якщо терміново телефонує директор, проаналізуйте, чи можна відкласти справу на потім. Керівник часто дає завдання не тому, що воно термінове, а щоб про нього не забути. Скажіть, що берете до уваги, і запишіть до свого списку справ. Зробите, коли вийдете на роботу. Можете прямо сказати, що у вас все одно немає доступу до комп’ютера, щоб оперативно розв’язати питання.
СКАЧАТИ ПАМ’ЯТКУ ⤵️
Як увійти в робочий ритм після відпустки
У перший тиждень після відпустки намагайтеся не працювати понаднормово. Заощаджуйте сили. Інакше одразу втратите всю енергію, яку накопичили на відпочинку. Намагайтеся дотримувати режиму дня і більше спати. Звикайте до робочого ритму поступово. Почніть із невеликих завдань, то не зчуєтеся, як увійдете в робочий режим.
Якщо мотивації працювати після відпустки немає, створіть її. Уявіть, що через півроку знову підете відпочивати. Подумайте, куди можна поїхати, складіть приблизний маршрут. Визначте мету і йдіть до неї. Але перед наступною відпусткою не забудьте знову скористатися нашими порадами.
СКАЧАТИ ⤵️
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
