Коли у відпустку збирається бухгалтер, який нараховує зарплату або підписує звітні документи, керівництво хапається за голову — хто ж усе це робитиме, поки бухгалтер відпочиває? Вихід є! На час відпустки бухгалтера його обов’язки можна покласти на іншого працівника. Розповімо, як це оформити і як оплатити таку тимчасову заміну
Якщо бухгалтер іде у відпустку, нехай його роботу в цей час виконує інший працівник. Для цього:
- покладіть виконання обов’язків відсутнього працівника на його колегу (тоді працівник, що замінює бухгалтера, виконує свою работу й одночасно обов’язки відпускника);
або
- оформте тимчасове заміщення (тобто звільніть працівника від роботи за його посадою).
Увага: оформлювати суміщення не можна, коли працівник тимчасово замінює працівника, що перебуває у відпустці.
На практиці ці два поняття часто ототожнюють і на час відпустки працівника покладають його обов’язки на іншого працівника в порядку суміщення. Застерігаємо: в такому разі оформлювати суміщення некоректно, позаяк суміщення передбачає наявність вакантної посади. Це прямо випливає з Інструкції щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 04.12.1981 № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)», затвердженої наказом Держкомпраці СРСР, Мінфіном СРСР, ВЦРПС від 14.05.1982 № 53-ВЛ (далі — Інструкція № 53). За відсутності вакансії правомірність доплачування за суміщення є сумнівною. Доплату встановлюють лише за наявності вакантної посади (п. 1 Інструкції № 53). А оформлювати суміщення без встановлення доплати, своєю чергою, не передбачає стаття 105 КЗпП. Тому слід відрізняти виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника від суміщення посад.
Порада: суміщення оформлюйте лише за вакантною посадою.
Якщо жоден із працівників не може замінити відсутнього бухгалтера, а відпустка тривала (наприклад місяць чи більше), тоді на час його відпочинку можете прийняти на роботу іншого працівника за строковим трудовим договором.
Розглянемо кожен із можливих варіантів.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Як оформити виконання обов’язків відсутнього бухгалтера
Найпоширеніший варіант, аби замінити відсутнього працівника, — покласти виконання його обов’язків на іншу особу, не звільняючи її від основної роботи. Так замінюють працівника на час його хвороби, відпустки, відрядження та в інших випадках, коли згідно з чинним законодавством за ним зберігають робоче місце (посаду) (п. 1 Інструкції № 53).
Працівникам, які разом зі своєю основною роботою виконують обов’язки тимчасово відсутнього працівника, встановлюйте доплату (ст. 105 КЗпП).
Розміри доплати визначайте у колективному договорі у відсотках тарифної ставки або окладу тимчасово відсутнього працівника. Якщо колдоговору на підприємстві немає або в ньому встановлено «вилку» доплат (наприклад, від 20% до 50% тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника), тоді зазначте розмір доплати у наказі по підприємству, яким доручаєте працівникові виконувати обов’язки тимчасово відсутнього колеги.
Верхня межа доплати зазвичай становить 50%. Саме такий максимальний розмір доплати за виконання обов’язків встановлено в пункті 10 постанови Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.1981 № 1145 (далі — Постанова № 1145). Його мають дотримувати бюджетні організації (пункт 3 постанови КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 № 1298). У бюджетних установах таку доплату взагалі не встановлюють керівникам та їхнім заступникам.
Госпрозрахункові підприємства можуть на свій розсуд визначати і більший розмір доплати за виконання обов’язків.
Виконання обов’язків головного бухгалтера його заступником
Як оформити тимчасове замісництво бухгалтера
Поняття «тимчасового замісництва» (заступництва) визначено у п. 1 Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.1965 № 30/39 (далі — Роз’яснення № 30/39). Документ, хоч і давній, та все ж діє дотепер. Тимчасовим замісництвом вважають виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це зумовлено виробничою необхідністю.
Тож, його можна оформити, коли, наприклад, бухгалтер замінює провідного бухгалтера або старший бухгалтер замінює головбуха тощо.
Увага: якщо ж на час відпустки бухгалтера його роботу виконує головбух або, наприклад, керівник підприємства, тимчасове замісництво оформлювати не можна.
Працівника, який заміщує тимчасово відсутнього, на період замісництва…
Як обрати особу, яка замінить бухгалтера
Коли вирішуєте, ким замінити бухгалтера на час його відпустки, візьміть до уваги, що до особи, яка його замінюватиме, законодавство встановлює певні вимоги. Виконання цієї роботи не можна доручити особі, що не має відповідної кваліфікації або досвіду.
У Розділі 1 Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336 (далі — Довідник), визначено кваліфікаційні характеристики до посад «Головний бухгалтер» та «Бухгалтер (з дипломом спеціаліста)».
Навіть якщо працівник виконує цю роботу тимчасово, він має відповідати визначеним критеріям. Зокрема, особа, що виконує обов’язки головбуха, повинна…
Як документально оформити тимчасову заміну бухгалтера
Виконання обов’язків за посадою працівника, який перебуває у відпустці, оформте наказом (розпорядженням) по підприємству.
У наказі визначте умови, на яких працівник виконує обов’язки тимчасово відсутнього бухгалтера:
- без звільнення від основної роботи,
- з отриманням доплати за виконання обов’язків,
- на певний строк.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК НАКАЗУ ⤵️
Так само наказом оформлюйте тимчасове замісництво відсутнього працівника зі звільненням на цей час від обов’язків за основною роботою.
Отримайте згоду працівника на виконання обов’язків відсутнього бухгалтера або на тимчасове замісництво. Нехай такий працівник напише заяву і підтвердить свою згоду підписом на відповідному наказі (розпорядженні) керівника.
Чи повідомляти ДПС про відпустку головбуха
Хто може підписувати звітність і банківські документи на час відсутності бухгалтера
Якщо у відпустку йде єдиний бухгалтер підприємства і його обов’язки на цей час виконуватиме інший працівник, це вважають зміною особи, яка відповідає за ведення бухобліку. У такому разі подайте до органу фіскальної служби реєстраційну заяву за формою № 1-ОПП із позначкою «Зміни», у якій зазначте відомості стосовно особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку (п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588). На це маєте 10 днів із дня виникнення змін в облікових даних (у нашому випадку — з дня початку відпустки). Тоді працівник, що замінює відсутнього бухгалтера, матиме право підписувати податкову звітність.
Якщо відпустка бухгалтера нетривала, достатньо додати до паперової форми декларації розпорядчий документ підприємства, що уповноважує особу, яка замінює відпускника, підписувати звітність (ЗІР, категорія 135.02).
Якщо формуєте звітність в електронній формі, подайте на працівника...
