Скан-копії чи фотокопії електронних документів отримають юридичний статус

Проєкт Закону «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення законодавства у сфері електронного документообігу» від 20.02.2026 № 14414-1 є альтернативним до законопроєкту № 14414.

Згідно із пояснювальною запискою, попри те, що КМУ постановою від 17.01.2018 №55 встановив електронну форму діловодства як основну для державних органів та органів місцевого самоврядування, практична реалізація цього підходу обмежена низкою законодавчих прогалин. Так для багатьох категорій документів — зокрема тих, що мають постійний або тривалий (понад 10 років)  — закон усе ще вимагає створення засвідчених паперових копій навіть у випадку існування оригіналів в електронній формі.

Це унеможливлює повноцінний перехід до електронного архівування та веде до накопичення значних обсягів паперових носіїв.

Особливо гострою є проблема у приватному секторі. Підприємства, установи та організації змушені десятиліттями зберігати великі масиви паперової документації: документи поточного діловодства, документи з кадрових питань тощо. У багатьох випадках така документація існує в єдиному екземплярі, що підвищує ризики її втрати або пошкодження.

В умовах повномасштабної військової агресії російської федерації ці ризики набувають критичного значення. Часті обстріли, неможливість забезпечити зберігання паперових документів у належних захисних спорудах, а також те, що значна частина відомостей, зафіксованих у старих документах, уже дублюють держреєстри, ставлять під сумнів доцільність подальшого збереження таких документів виключно на паперових носіях. Електронні копії (скан-копії чи фотокопії), навпаки, можуть зберігатися у кількох екземплярах на різних носіях та у різних місцях.

Пам’ятки по заповненню первинних документів

Разом з тим чинне законодавство не визначає порядок створення електронних копій паперових документів приватними юридичними особами, не врегульовує їх правовий статус та не передбачає можливості їх використання з метою архівного зберігання. У результаті значна частина потенціалу цифровізації блокується саме нормативними обмеженнями, а не технічними можливостями.

Виникає необхідність законодавчо врегулювати механізм створення електронних копій паперових документів, визначити їх юридичний статус та передбачити можливість їхнього подальшого зберігання в електронній формі.

Основні завдання законопроєкту:

• запровадити два окремі види електронного документу (структурованого та неструктурованого);
• визнати юридичну силу структурованих електронних документів без обов'язкової візуальної форми подання;
• визнати юридичну силу неструктурованих електронних документів, у тому числі створених шляхом оцифрування (сканування, фотографування) документа на папері;
• розширити можливості використання електронних печаток юридичних осіб для засвідчення документів;
• запровадити альтернативні методи перевірки цілісності електронних документів, створених інформаційно-комунікаційними системами;
• впровадити можливість зберігати у електронній формі документи які початково створили у паперовій формі;
• гармонізувати національне законодавство з правом Європейського Союзу.

Законопроєкт передбачає внесення комплексних змін до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

За інформацією ВРУ