Електронні накладні, електронні договори, електронні акти – все це можна поєднати електронною системою документообігу з використанням електронного підпису. Розбираємо, яких правил електронного документообігу слід дотримуватися
Електронний документообіг в Україні: законодавча основа
Основою організації електронного документообігу є:
Увага: використовувати електронні документи дозволяє Закон про бухоблік.
Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової
Що таке електронний документ і електронний документообіг
Електронним документом вважається документ, інформація в якому фіксується у формі електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити (ст. 5 Закону № 851). При цьому він повинен мати здатність бути відтвореним візуально, тобто мати можливість:
- відображення на моніторі комп’ютера, смартфона, планшета, іншого пристрою;
- друку на папері.
При цьому електронним документообігом є сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і в разі необхідності з підтвердженням факту утримання таких документів (ст. 10 Закону № 851).
Які електронні документи вже широко використовують
Насьогодні вже є приклади виключно електронних документів, з якими працюють бухгалтери. Це електронні податкові накладні, акцизні накладні, листки тимчасової непрацездатності (паперовий варіант допускається лише як виняток за деяких обставин і це тимчасово). Також ще є електронні товаро-транспортні накладні (ТТН), хоча паралельно продовжують існувати й звичайні паперові ТТН.
Окрім документів вже використовується електронна звітність – податкова, фінансова, статистична.
Увага: податкова накладна в обліку ПДВ – яскравий приклад суто електронного документа, який відсутній «на папері».
Навіщо паперовий документообіг заміняти електронним
Головні цілі впровадження електронного документообігу:
- економія робочого часу на обробку первинних документів. Наприклад, швидше отримати зведення даних за накладними, не треба їх спеціально з паперових форм вводити у бухгалтерську систему;
- оптимізація документообігу. В процесі впровадження електронного документообігу можна переглянути необхідність низки внутрішніх документів, дозвільних підписів і скасувати зайві;
- кращий захист від підробок і виправлень, адже всі зміни фіксуються в електронній системі документообігу;
- можливість переїхати в іншу місцевість без перевезення паперових справ. Актуально під час міграції бізнесу в ході воєнних дій;
- кращий захист документів. Адже усі електронні документи можуть зберігатися у хмарних сервісах і навіть при знищенні комп’ютерів підприємства нічого не втрачається й усе можна повернути назад «з хмари»;
- звільнення робочого місця у бухгалтерії. Адже не потрібно зберігати безліч паперових або полімерних папок, файлів, що економить простір у бухгалтерії та відділі кадрів;
- просто це сучасно.
Увага: електронний документообіг особливо актуальний при переміщенні бізнесу в ході війни.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Електронний документообіг на підприємстві: необхідна умова організації
Зверніть увагу, що необхідною умовою для організації електронного документообігу є використання електронного підпису. Підприємство у внутрішніх правилах документообігу має вирішити, який саме підпис використовується звичайний (удосконалений) електронний підпис чи кваліфікований електронний підпис (КЕП). Також як різновид електронного підпису додатково ще може використовуватися електронна печатка. Взагалі ж насьогодні, як і у паперовому, так і електронному варіанті документообігу, печатки не обов’язкові.
З даної умови випливає, що підставою для здійснення тих же записів у бухгалтерському обліку може бути не будь-який документ в електронній формі, а лише той, який посвідчений електронним підписом. Наприклад, непідписана електронним підписом накладна, яку відправили покупцю – не буде вважатися електронним документом, поки на неї не буде накладений електронний підпис. Це всього лише електронний файл. Аналогічно – скан паперового документа вважається всього лише копією паперового документа й не має статусу електронного документа.
Електронний підпис окрім надання документу юридичної сили посвідчує цілісність даних, адже після його накладання документ уже змінити не можна або ж такі зміни будуть фіксуватися з накладанням нового електронного підпису.
Увага: електронний підпис – це необхідна умова для юридичної сили (дійсності) електронного документа.
Автоматичні електронні документи у бухгалтерському обліку
Електронний підпис потрібний і на електронних документах, які створюються в автоматичному режимі, наприклад у програмах ведення бухгалтерського обліку. Таку умову прямо визначає оновлена частина 2 статті 9 Закону про бухоблік.
Які саме документи маються на увазі – закон не визначає. Однак прикладами таких документів, які створюються в автоматичному або напівавтоматичному документі можуть бути:
- бухгалтерська довідка про розподіл транспортно-заготівельних витрат;
- бухгалтерські довідки про списання доходів і витрат у кінці періоду;
- документи для нарахування певних витрат, наприклад зарплати, якщо це налаштовано в бухгалтерській програмі в автоматичному режимі.
Відтепер первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Це означає, що на всі згадані та аналогічні документи відтепер мають накладатися електронні підписи.
То ж варто перевірити, чи накладаються на такі документи електронні підписи та звернутися до спеціалістів, які підтримують відповідне програмне забезпечення, якщо такі підписи не накладаються.
Увага: зі змінами в Законі про бухоблік електронні підписи мають бути й на електронних документах, які формуються в автоматичному режимі.
Які первинні документи електронними бути не можуть
Насьогодні не можуть бути електронними документами касові документи, наприклад касова книга. Так, є можливість вести її в електронній формі. Однак це не означає, що вона є електронним документом, так як «програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги» (див. п. 41 розділу IV Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148). Аналогічно й з прибутковими й видатковими касовими ордерами.
Як організувати внутрішній електронний документообіг
В першу чергу, слід вибрати електронну систему документообігу серед тих, які вже є на ринку. Рекламувати конкретну не будемо. Однак слід зважити на те, що повнофункціональні системи є платними. Безплатні версії також існують, але вони досить обмежені, наприклад зберігають документи лише протягом певного часу.
Після вибору системи слід визначитися з таким:
- які саме господарські операції переводяться на електронний документообіг;
- перелік електронних документів;
- розробити внутрішнє положення про електронний документообіг. У ньому зокрема врахувати необхідність додаткових реквізитів в електронних документах, порядок виправлення помилок і правила електронного документообігу (див. про них далі);
- визначитися щодо питання умов визнання електронного документа відправленим. За загальним правилом час відправлення – це дата та час, коли відправлення документа вже не може бути скасованим (ст. 10 Закону № 851).
Щодо застосування електронного документообігу з зовнішніми партнерами – потрібно врахувати вже існуючі договори з партнерами та бажання самих партнерів.
Як організувати зовнішній електронний документооборот
При використанні електронних документів в обігу зі своїми зовнішніми партнерами, наприклад покупцями та продавцями, краще попередньо у договорі прописати такий варіант документообігу. Справа в тому, що використання електронного підпису допускається у випадках, які визначені законом або ж за письмовою угодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦК). Якщо господарський договір про поставку уже був укладений і використовуються паперові документи, то завжди можна укласти додаткову угоду до договору. Необхідно це, аби у разі спірної ситуації електронні документи могли бути використані як беззаперечний доказ у суді. При цьому зверніть увагу:
- юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону № 851). Однак суд може апелювати до того, що застосування електронної форми є зміною умов договору, а це може бути лише у тій самій формі, у якій такий договір укладався, тобто паперовій (є постанова ВСУ від 28.12.2019, ЄДРСР, № 86717260). Таким чином, може виникнути спірна ситуація;
- якщо у договорі не вказано прямо про можливість використання електронних документів, то контрагент може завжди вимагати надання паперових документів, адже далеко не всі контрагенти хочуть використовувати електронні системи документообігу, аби приймати ці електронні документи. І відмовити партнеру у такій вимозі – не можна, слід надати паперові документи, так як це є обов’язком підприємства (див. ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік);
- навіть якщо в договорі (угоді) є домовленості про електронний документообіг партнер усе одно може вимагати надання паперової копії електронного документа (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік). Одна такий документ у такому разі матиме статус лише копії, а не оригіналу.
Увага: електронний документообіг слід «прописати» у господарському договорі з партнером.
Із 1 грудня реквізит «Призначення платежу» платіжної інструкції на сплату податків, зборів та ЄСВ заповнюйте лише за новими правилами. Експерт пояснить, як деталізувати призначення платежу, які поля платіжки обов’язкові, як не припуститися помилок
Правила електронного документообороту
На основі законодавчої бази електронного документообігу можна виділити його правила, які зведено у таблиці нижче. Так, у загальному випадку електронні документи друкувати не потрібно, але є винятки при зберіганні (див. правила 5 та 6), а також при податковій перевірці (див. правило 7).
Увага: будь-який електронний документ треба бути готовим роздрукувати на вимогу перевіряючих або контрагента за господарською операцією.
ПРАВИЛА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТУ 2024 |
№ | Правило | Пояснення | Норма законодавства |
Реквізити електронних документів |
1 | Електронні документи повинні мати всі обов’язкові реквізити, які є в їхніх паперових аналогів | Обов’язкові реквізити електронних документів такі ж, як і у паперових, а саме: - назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складений документ;
- зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції;
- посади і прізвища осіб, які відповідальні за впровадження господарської операції та правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, які дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції
Крім того, саме електронні документи повинні мати дані, які дозволяють встановити: - походження;
- призначення документа;
- дату і час його отримання
| ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, ст. 13 Закону № 851, п. 2 розд. ІІ Порядку № 1886/5 |
Електронний документ проти паперового документу |
2 | Оригінал електронного документа – це електронний примірник документа, а не його паперова форма. Роздрукований електронний документ вважається копією | Для того, щоб мати статус документа до нього має бути застосований електронний підпис або кваліфікований електронний підпис (КЕП). Останній прирівнюється до власноручного. При цьому електронні документи можуть зберігатися на декількох носіях і бути розіслані декільком суб’єктам. Усі вони вважаються оригіналом | ч. 4 ст. 18 Закону № 2155, ст. 7 Закону № 851 |
3 | Ідентичні за змістом електронний і паперовий документ мають однакову юридичну силу | Якщо електронний документ роздрукувати та підписати паперовий варіант, то вони обидва вважаються оригіналами, якщо не підписати – паперовий вважається копією електронного (див. правило 2) | ст. 7 Закону № 851 |
4 | До електронних і паперових документів застосовується однаковий підхід щодо діловодства та їхнього зберігання | Це значить, що електронні документи слід зберігати не менше того ж часу, який визначений і для їхніх паперових аналогів | ст. 13 Закону № 851, Порядок № 1886/5 |
Зберігання електронних документів |
5 | Електронні документи тривалого зберігання (понад 10 років) повинні мати свою паперову копію | Це значить, що такі документи мають зберігатися у двох формах – електронній та паперовій | п. 4 розд. І Порядку № 1886/5 |
6 | Електронні документи щодо яких є ймовірність незбереження впродовж визначеного для них мінімального часу треба: - продублювати на декількох електронних носіях;
- або мати їхні паперові копії
| Варіантами зберігання електронних документів можуть бути зовнішні накопичувачі (флешки, диски тощо), внутрішні накопичувачі на комп’ютерах підприємства або ж хмарні сервіси. Електронний документ як файл можна продублювати одразу на кількох носіях, які можна захистити паролем | ст. 13 Закону № 851 |
Друк електронних документів на вимогу |
7 | Підприємство зобов’язане роздрукувати електронний документ на вимогу: - учасника господарської операції;
- правоохоронних органів;
- податківців;
- судових органів;
- інших органів у межах їхніх повноважень
| У разі зберігання первинних документів з використанням електронних засобів підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їхні копії на паперових носіях на вимогу таких сторін. Щодо податківців, то вони мають право ще й вимагати копії документів (електронні чи паперові – не уточнюється) засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (якщо така є) | ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік, пп. 20.1.2 ПК, п. 2.3 Положення № 88 |
Додаткові реквізити електронних документів
Окрім обов’язкових реквізитів, які визначено у частині 2 статті 9 Закону про бухоблік (див. вище правило 1), до електронних документів можна додати інші потрібні реквізити. На їх вибір впливає характер господарської операції та технологія обробки облікової інформації (оновлена ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Серед прикладів таких додаткових реквізитів можна назвати:
- відмітки про користувачів документа. За допомогою них можна дізнатися хто взагалі відкривав даний електронний документ, дату й час такої події;
- відмітки про зміни в електронному документів. Очевидно, потрібна річ, так як на відміну від паперових варіантів «помарок» і «підчисток» на електронних документах не побачиш. Мають бути дата й час таких змін;
- перелік супровідних документів, якщо такі є. Наприклад, акт виконаних робіт і вказівка на укладений договір підряду тощо;
- печатка (якщо використовується);
- номер документа;
- підстава здійснення операції.
Якщо дата складання і дата підписання електронних документів не співпадають
При застосуванні електронних документів цілком можуть виникати й ситуації, коли документ склали в один день, а електронний підпис наклали в інший. У такому разі правило таке:
- для цілей бухгалтерського обліку операція відображається на дату здійснення господарської операції. Тобто це має бути дата складання, так як документ має бути складений в момент здійснення операції або безпосередньо після її завершення. Така позиція в пункті 187.1 ПК, листі Мінфіну від 26.12.2019 № 35210-06-62/35178, листі ДПС від 05.08.2020 № 3195/ІПК/99-00-05-06-02-06;
- юридичної сили документ набирає лише після підписання.
Якщо вже настала дата звітності, але документ не підписаний, то як варіант можна вчинити аналогічно ситуації, коли запізнюються й паперові документи – скласти тимчасовий внутрішній документ, наприклад «самоакт».
Помилки в електронних документах
Щодо виправлення помилок, то ніяких спеціальних вимог щодо електронних документів немає. У законодавстві сказано лише, що помилки в електронній первинці виправляються відповідно до законодавства (п. 4.6 Положення № 88). Однак наведені раніше закони щодо електронного документообігу ніяких специфічних вимог з виправлення помилок не містять. Це значить, що можна затвердити самостійно правила виправлень у таких документах. Варіантів тут два:
- або вносити зміни до самого документа з фіксацією цих змін. Саме тому пропонується як додатковий реквізит відповідна відмітка (див. вище про додаткові реквізити);
- або ж скасовувати документ і створювати новий.
Якщо зміни до документу вносилися першим способом, то доведеться на документ ще раз накладати електронний підпис.
