Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи і електронний документообіг та законодавства у сфері електронно-цифрового підпису (ЕЦП).
На цьому акцентує увагу ДФС, відзначивши, що за правовим статусом ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:
- ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
- особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.
Самі первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, мають зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не має бути меншим від строку, установленого для відповідних документів на папері.
Лист ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15
Про облік ЕЦП читайте також:
Одне з головних завдань бухгалтерії — підтвердити кожну операцію відповідними первинними документами. Але що робити, коли первинні документи надходять від контрагентів на підприємство із запізненням? Надамо кілька порад щодо цього.
Берегти чиїсь таємниці — вияв поваги одне до одного. Проте покладатися лише на моральні якості інших у професійній сфері буває ризиковано. Одним із способів формалізувати зобов’язання щодо конфіденційності — укласти договір про нерозголошення, або NDA. Як це зробити і в яких випадках — розбираємо детально
Списати паливо без підтвердження його господарського використання можна далеко не всім. Про подорожній лист та його роль в документальному оформленні списання пального. Як його скласти, що він має містити, як заповнити подорожній лист легкового та вантажного автомобіля, подорожній лист на електромобіль — у консультації
Приклади використання дебет-ноти у зовнішньоекономічній діяльності. Зразок оформлення дебет-ноти
Для роботи з генератором пропонуємо зразки первинних документів: накази, акти, обліковий журнал, звіт про пальне
