Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи і електронний документообіг та законодавства у сфері електронно-цифрового підпису (ЕЦП).
На цьому акцентує увагу ДФС, відзначивши, що за правовим статусом ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:
- ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
- особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.
Самі первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, мають зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не має бути меншим від строку, установленого для відповідних документів на папері.
Лист ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15
Про облік ЕЦП читайте також:
Правильно оформите товарно-транспортну накладну — знизите ризики під час податкової перевірки. Розбираємо, коли обов’язкова виписка ТТН, як її заповнити, подаємо приклад нової товарно транспортної накладної, що почала діяти у 2025 році
Платіжну інструкцію запровадили замість платіжного доручення. Платіжна інструкція заповнюється виключно з використанням номера рахунку у міжнародному форматі IBAN. Дізнаємося, як заповнити платіжну інструкцію та розглянемо приклад її заповнення
Маєте справу з рахунком-фактурою у внутрішніх операціях чи інвойсом у ЗЕД — пам’ятайте, що не кожен рахунок має статус первинного документа, і не за кожним рахунком відбувається оплата. Які умови треба виконати, аби рахунок вважався первинним документом, рахунок фактура бланк — у консультації
З консультації дізнаєтеся, який алгоритм знищення первинних бухгалтерських документів, та знайдете зразок заповнення акта на знищення первинних документів
Організація бухгалтерського обліку на підприємстві передбачає не тільки вирішення питань облікової політики, але, насамперед, кадрової політики. Хто буде вести облік? Однак відібрати найманих працівників замало — необхідно ще й правильно їх документально оформити. Одним із обов’язкових документів є посадова інструкція бухгалтера, посадова інструкція головного бухгалтера. Яким має бути їхній зміст, їхня обов’язковість та відповідальність — про це в консультації
