Одне з головних завдань бухгалтерії — підтвердити кожну операцію відповідними первинними документами. Але що робити, коли первинні документи надходять від контрагентів на підприємство із запізненням? Надамо кілька порад щодо цього.
Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування
Головбух разом із керівником підприємства має вирішити, хто отримуватиме первинку від контрагентів. Тобто які відділи (підрозділи) і які працівники особисто відповідатимуть за таку співпрацю. Зафіксуйте чіткий розподіл функцій у положеннях про відділи (підрозділи) та у посадових інструкціях працівників.
Перш ніж укладати договір із новим контрагентам, ретельно перевірте його.
Які є групи контрагентів
Контрагентів варто розподілити на постачальників (продавців) та замовників (покупців), а також на дві групи — значущі і не дуже. Головним критерієм для такого розподілу оберіть загальну суму договорів купівлі-продажу, що укладали з контрагентами за певний період. Скажімо, за рік. Вирішіть, яка сума контракту для підприємства є суттєвою.
Є ще один варіант розподілу контрагентів на групи. До групи значущих можна включити тих, виконання договорів із якими гарантовано приносить мінімум прибутку. Розмір базового прибутку визначте разом із керівником підприємства, проаналізувавши фінзвітність, калькуляції собівартості тощо.
Решта контрагентів потрапить до групи менш значущих. Якщо підприємство зацікавлене у співпраці з ними попри недостатню її ефективність, встановіть для них певні вимоги щодо оформлення і строків надання первинних документів. Тоді в разі порушення якимось із цих контрагентів встановленого порядку ви легко й на законних підставах розірвете з ними господарські відносини.
Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики
Як отримати документи від контрагентів, які їх затримують
Заздалегідь домовтеся про порядок обміну первинними документами. Найкраще прописати просто у договорах строки обміну первинкою і санкції за їх порушення, порядок оплати пересилання документів тощо. Можна скласти додаткову угоду до договору купівлі-продажу, що вже існує. Визначте у ній порядок обміну первинними документами й усунення розбіжностей під час їх оформлення.
СКАЧАТИ ▶️
СКАЧАТИ ▶️
Коли контрагент несумлінний
У разі виникнення проблем із отриманням документів спочатку зверніться до відповідальної особи (менеджері, бухгалтера) недобросовісного контрагента, аби з‘ясувати причини затримки. Якщо розмова не дала потрібних результатів, звертайтеся безпосередньо до керівництва порушника. Для цього складіть офіційного листа приблизно такого змісту, як вказано в зразку нижче.
СКАЧАТИ ▶️
Якщо документ затримує значущий контрагент
До таких контрагентів варто бути лояльнішими, тож можна вдатися до телефонних перемовин. Та все одно рекомендуємо й у договорах із такими контрагентами визначати порядок обміну документами. Це свідчитиме про серйозність намірів обох сторін щодо плідної і безпечної співпраці.
За потреби на адресу значущого контрагента також надішліть листа із проханням надати необхідні первинні документи.
Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи
Як спростити спілкування з бізнес-партнерами
Ми підготували для вас шаблони листів вашим контрагентам. Користуйтеся цими зразками, щоб заощаджувати час на спілкування з партнерами. До кожного листа є докладна інструкція.
Як скласти претензію постачальнику за поставку товару неналежної якості
СКАЧАТИ ▶️
Як оформити угоду про зарахування зустрічних однорідних вимог
СКАЧАТИ ▶️
Як скласти повідомлення контрагента про зміну платіжних реквізитів
СКАЧАТИ ▶️
Як скласти супровідний лист про підписання документів
СКАЧАТИ ▶️
Як скласти гарантійний лист для контрагента
СКАЧАТИ ▶️
Як перевірити контрагента
Перш ніж укладати договір із новим контрагентам, ретельно перевірте його. Бажано офіційними каналами.
Чи існує насправді компанія, можна дізнатися в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Тут ви отримаєте інформацію про:
- статус контрагента;
- код ЄДРПОУ;
- дату реєстрації;
- контактну інформацію;
- уповноважених осіб (засновника, керівника, директора);
- вид діяльності (із зазначенням основного виду);
- засновників;
- розмір, розподіл статутного капіталу і дату закінчення його формування;
- дані про відокремлені підрозділи;
- статус відомостей про юрособу;
- місцезнаходження реєстраційної справи;
- фонди, в яких особа перебуває на обліку, тощо.
Також на сайті Мін’юсту в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно можна дізнатися про наявність у контрагента речових прав на нерухоме майно.
Дані про платника податків можна отримати через Електронний кабінет платника податків (сайт ДПС), у т. ч. інформацію з реєстру платників ПДВ про анулювання реєстрації платників ПДВ. Варто також поцікавитися, чи не має майбутній партнер заборгованості із зарплати (Реєстр підприємств, установ, організацій України, що мають заборгованість із заробітної плати на сайті Держпраці).
Про участь контрагента у судових справах розповість Єдиний державний реєстр судових рішень. Інформацію про наявність статусу банкрота надасть Інформаційно-довідкова система «Банкрот» (Відомості про справи про банкрутство).
Варто ознайомитися й із ключовими документами контрагента. Зокрема, перевірте статут. Адже статутний капітал із мінімальним розміром та юридична адреса, що не збігається із фактичним місцезнаходженням, мають вас насторожити. Якщо це можливо, ознайомтеся із протоколом загальних зборів засновників про призначення директора контрагента. ПІБ директора в цьому документі має збігатися з даними чинного керівника.
Насамкінець ознайомтеся із фінзвітністю контрагента за минулий звітний період. Це допоможе з’ясувати його фінансовий стан.
Надійних вам контрагентів!
