До 10 червня 2026 року ФОПи мають подати сканкопії трудових книжок працівників

Роботодавці зобов’язані подавати до Пенсійного фонду відомості про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій паперових трудових книжок. Згідно із Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX на оцифрування трудових книжок відведено 5 років, до 10 червня 2026 року.

Наводимо алгоритм подання фізичною особою-підприємцем (ФОП), сканованих копій трудових книжок найманих працівників.

Крок 1. Вхід до вебпорталу Пенсійного фонду

ФОП заходить на офіційний сайт portal.pfu.gov.ua і натискає кнопку «Вхід».

Авторизація здійснює за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.

Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка «Кабінет страхувальника» (ця вкладка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець) — саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.

Крок 2. Перехід до послуги з подання сканкопій

У меню потрібно обрати: Електронні послуги — Відомості про трудову діяльність — Подати скан-копії документів.

У формі, що відкривається, внести дані працівника — прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).

Крок 3. Завантаження документів

ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність). Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.

ФОП із найманими працівниками: як нараховувати зарплату

Крок 4. Підпис і відправлення

Після перевірки даних документ підписує електронним підписом ФОП і відправляє до Пенсійного фонду України через вебпортал.

Крок 5. Контроль результату

Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі «Вхідні/Надіслані документи».

Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування при подальшому розрахунку пенсії.

За інформацією ПФУ в Чернівецькій області