Особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно заявити про це власникові підприємства або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 календарних днів їй мають видати іншу трудову книжку або вкладиш до неї з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.
Якщо до влаштування на це підприємство працівник уже працював, до графи 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство: загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди і на яких посадах.
Чи покарають за воєнного стану за неподання звітності та несплату податків
Після того як працівник документально підтвердить загальний стаж, роблять запис щодо окремих періодів роботи в такому порядку:
- у графі 2 — дата прийняття на роботу;
- у графі 3 — найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота);
- у графі 4 — найменування, дата і номер документа, на підставі якого відповідні записи зробили у дублікаті.
За бажанням працівника роблять запис про роботу за сумісництвом і суміщенням професій.
Записи до дубліката заносять лише на підставі підтвердних документів, які потім повертають власникові.
Непридатну (обгорілу, розірвану, забруднену) трудову книжку обмінюють на дублікат (вкладиш) на останньому місці роботи. На першій сторінці зіпсованої трудової записують: «Замість видано дублікат». Книжку повертають її власникові.
На новому місці роботи можна тримати дублікат трудової книжки, якщо немає доступу до неї внаслідок надзвичайної ситуації або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.
