З 1 вересня набув чинності новий стандарт, який регулює порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів — ДСТУ 4163:2020.
Нова система діє для всіх підприємств, а також ФОП (з урахуванням статті 51 ЦКУ). Тому необхідно починати оформляти документи з урахуванням нових норм.
Щоби самостійно засвоїти нові правила, знадобиться не один тиждень, адже стандарт займає 26 сторінок, а вимоги розкидані за сімома розділами. Утім, вам вишукувати інформацію не доведеться — наші експерти систематизували всі норми, показали, що змінилося, унаочнили прикладами. За допомогою цієї консультації ви навчитеся оформляти документи за новими нормами.
Зміни нового положення ДСТУ стосуються як паперових, так і електронних документів.
Далі розглянемо основні вимоги до оформлення документів, які встановлені ДСТУ 4163:2020.
Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Для реквізиту «Назва виду документу» можна використовувати шрифт розміром 14-16 друкарських пунктів. Текст документів на аркушах паперу формату А4 ДСТУ рекомендує друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали.
Пунктом 7.7 ДСТУ 4163:2020 визначені нові розміри відступів від лівого поля документів. Для: абзаців у тексті – 10 мм (замість 12,5 мм); реквізиту «Адресат» – 90 мм ( замість 92 мм); реквізиту «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа» – 100 мм (замість 104 мм).
Однією з істотних змін стало розшифрування підпису, який друкують на рівні останнього рядка найменування посади. Тепер у розшифруванні підпису повинні бути не ініціали і прізвище особи, яка підписує документ, а зазначається її «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». При цьому ПРІЗВИЩЕ потрібно прописувати великими літерами.
Пунктом 5.27 ДСТУ 4163:2020 визначено, що у відомостях про виконавця документа варто зазначати як прізвище, так і власне ім’я виконавця документа та номер його службового телефону.
У всіх реквізитах, де зазначають прізвище особи, тепер варто вказувати й ім’я, а не ініціали (наприклад, у реквізитах «відомості про виконавця документа», «відмітка про засвідчення копії» тощо).
Зміни відбулись і в оформленні найменування підприємств. Наразі назви підприємств, організацій та установ треба зазначати великими літерами. Наприклад, ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ВІННИЦЬКІЙ ОБЛАСТІ або ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ.
Також, не можна замінювати найменування юридичної особи зображенням емблеми або торговельної марки (знак для товарів і послуг), навіть якщо найменування повністю відтворено в зображенні. Цей реквізит використовують лише разом із найменуванням юридичної особи.
Новим ДСТУ уточнено використання печатки на документах. Зокрема, печатку проставляють таким чином, щоб вона охоплювала останні кілька літер посади особи, яка підписує документ. Проставляти печатку на підписі не можна. Крім того, якщо на документі є спеціально відведене місце, то печатку проставляють саме там.
Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України про електронні документи та електронний документообіг та Закону України «Про електронні довірчі послуги».
Пунктами 5.10 та 5.11 ДСТУ 4163:2020 передбачено особливості оформлення реквізитів «Дата» та «Реєстраційний індекс». У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти як дату реєстрації, так і реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи.
Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм×21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа.
Держстандарт регулює порядок оформлення адресатів листів. Зокрема, якщо документ адресований фізичній особі, то, за ДСТУ, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресату в давальному відмінку, потім — поштову адресу.
Пунктом 5.32 ДСТУ 4163:2020 окремо врегульовані положення щодо створення примірника електронного документа. Так, відмітку про наявність примірника документа з паперовим (електронним) носієм інформації проставляють згідно з Постановою № 55 та Порядком № 1886.
Якщо створюєте примірник електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому необхідно проставити штрих-код або QR-код, що містить:
- скорочене найменування юрособи;
- дату реєстрації;
- реєстраційний індекс.
