Авіаційне підприємство замовило зимовий спецодяг для працівників служби охорони. Спецодяг фактично отримано на склад, але ще не видано працівникам. Як оприбуткувати в обліку новий та коли списувати зношений? Чи можна буде восени замінити спецодяг у постачальника, якщо охоронці виявлять невідповідність розмірів після примірки?
Забезпечення спецодягом своїх працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими й небезпечними умовами праці, — це не просто бажання роботодавця, а його обов’язок. Тому тема відображення в податковому та бухгалтерському обліку спецодягу не втрачає своєї актуальності.
Оприбуткування спецодягу
У нашому випадку виконавець передав замовнику (авіаційне підприємство) готовий спецодяг на підставі первинних бухгалтерських документів (акт прийому-передачі, видаткова накладна). Дата оформлення цих документів є датою переходу права власності на спецодяг замовнику. На цю ж дату бухгалтер має оприбуткувати спецодяг на баланс підприємства.
Якщо спецодяг використовуватиметься на підприємстві менше року, то його відносять до запасів та обліковують на рахунку 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети». Аналогічно відображають у податковому обліку вартість спецодягу, що не перевищує 2500 грн. (пп. 14.1.138 Податкового кодексу України, ПК).
Спецодяг, який використовують на підприємстві понад рік та який не перевищує встановленої вартісної межі, що закріплена в положенні про облікову політику, обліковують як об’єкт ОЗ на рахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи». У разі перевищення вартісної межі використовують субрахунок 117 «Інші необоротні матеріальні активи».
Актуальний зразок Наказу про облікову політику
На який рахунок віднести той чи інший спецодяг, взуття, засоби особистого захисту тощо — визначається, насамперед, терміном їх служби та зазначається в наказі про облікову політику.
Якщо спецодяг оприбутковано як основні засоби, то його вартість підлягає амортизації, починаючи з місяця, наступного за місяцем, у якому спецодяг було передано в експлуатацію. Тобто після фактичної видачі його конкретному працівникові.
Згідно з пунктом 27 П(С)БО 7 «Основні засоби», амортизація інших необоротних активів нараховується із застосуванням прямолінійного або виробничого методу. У податковому обліку відповідно до пп. 145.1.6 ПК для амортизації МНМА застосовуються такі методи:
- списання 100% вартості, що амортизується, вже при відпуску спецодягу зі складу в експлуатацію;
- списання 50% вартості, що амортизується, у першому місяці використання, а решта 50% — у місяці вилучення одягу зі складу активів підприємства.
Підприємство має право обрати будь-який із цих методів амортизації спецодягу та зафіксувати його в наказі про облікову політику.
Нарахування амортизації відображають проведенням Д-т 91 «Загальновиробничі витрати» — К-т 132 «Знос інших необоротних матеріальних активів», а списання спецодягу з балансу у момент видачі — Д-т 132 — К-т 112.
Щодо витрат на догляд та обслуговування спецодягу, то вони списуються до складу тих самих витрат, що і вартість виданого працівникам спецодягу (Д-т 91 — К-т 209, 661, 685).
Під час видачі спецодягу працівникам підприємства жодних змін в обліку ПДВ не відбувається.
Порядок видачі та повернення на склад спецодягу
Спецодяг обліковують за формою № МШ-6 «Особова картка №__ обліку спецодягу, спецвзуття та інших запобіжних пристроїв», затвердженою наказом Мінстату від 22.05.1996 № 145. Вона призначена для відображення видачі працівникам в індивідуальне користування зазначеного спецодягу, складається в одному примірнику та зберігається у комірника. На підставі форми № МШ-6 комірник заповнює форму № МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв». Тобто спецодяг видається кожному працівнику окремо під підпис.
Якщо на склад підприємства повертають раніше виданий спецодяг, а він ще придатний до подальшого використання, то, як правило, у бухгалтерському обліку ця операція не відображається (тобто на рахунок 22 одяг більше не зараховують). Такий рух фіксується тільки в оперативному обліку — у картці за формою № МШ-6, в якій матеріально відповідальна особа робить запис про повернення спецодягу, а за його видачі іншому працівнику оформлює на нього нову картку.
Для списання та здавання на склад для утилізації зношений та не придатний для подальшого використання спецодяг, віднесений до МШП і МНМА, використовується форма № МШ-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів». Згідно з інструкцією, один примірник складеного та підписаного акта вибуття спецодягу за формою № МШ-4 додається до акта списання форми № МШ-8.
Форма № МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення списання зношеного та не придатного для подальшого використання спецодягу після закінчення терміну експлуатації.
Заміна (повернення) спецодягу
Що стосується розмірів спецодягу та можливості заміни (повернення) його постачальником, такі умови мають бути зафіксовані в договорі на пошив спецодягу. Тобто перед пошиттям спецодягу замовник (підприємство) має повністю визначитись із розмірами, кількістю й іншими характеристиками та чітко зафіксувати це у договорі з підприємством-виконавцем замовлення. Також враховуючи той факт, що працівники служби охорони час від часу змінюються, відповідно і спецодяг замовляють, враховуючи розміри працівників на період здійснення такого замовлення.
Готовий спецодяг виконавець передає замовнику на підставі акту прийому-передачі або видаткової накладної. Підписання замовником оригіналів цих документів означає факт приймання товару замовником та відсутність з його боку будь-яких претензій. Звичайно, у договорі можуть бути прописані умови повернення, обміну та інше з зазначенням чітко визначених строків після фактичного відвантаження (передачі) спецодягу. Якщо такі умови в договорі не зазначені, то після прийому товару замовником роботи (послуги) вважаються виконаними в повному обсязі.
