У листі Мінфін дав відповіді на запитання, що виникають під час оформлення відряджень державних службовців, а також інших осіб, направлених у відрядження підприємствами, установами й організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
Зокрема, зазначено, що в разі оплати витрат за проживання у готелі кількох відряджених осіб однією корпоративною платіжною карткою (у межах наданих під звіт коштів), у квитанції (рахунку) на оплату вартості проживання у готелі (мотелі) або іншому житловому приміщенні має бути вказано:
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
- прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;
- терміни проживання у готелі зазначених осіб;
- вартість найнятих ними номерів готелю;
- види та вартість включених до квитанції (рахунка) витрат.
Оригінал квитанції на оплату вартості проживання без визначення вказаних реквізитів не може бути прийнятий до звіту про використання коштів, виданих на відрядження.
Крім того, в листі роз’яснено, що після повернення із закордонного відрядження працівник має повернути кошти до каси підприємства у грошових одиницях, у яких йому було надано аванс (у національній валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті), якщо він отримував готівкові кошти із застосуванням платіжної картки та не використав їх у повному обсязі за цільовим призначенням.
Фахівці Мінфіну звертають увагу на те, що до запланованого відрядження підприємство зобов’язано ознайомлювати відряджуваних осіб із кошторисом витрат або з довідкою-розрахунком щодо виданого авансу, а також із вимогами нормативно-правових актів щодо звітування про використання коштів, виданих на відрядження.
