Якщо первинний документ оформлено відповідно до чинного законодавства щодо електронного документообігу та електронного цифрового підпису, то такий створений в електронному вигляді документ буде мати юридичну силу.
Слід нагадати, що доходи і витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують отримання платником податку доходів чи здійснення платником податку витрат. Обов'язковість ведення і зберігання таких документів передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку та інших документів, встановлених розділом II Податкового кодексу України.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату і місце складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.
Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:
- електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
- особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті.
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26.05.2004 № 680.
