Мін’юст затвердив новий Порядок державного обліку документів Національного архівного фонду (далі — НАФ). Такий облік ведеться з метою здійснення контролю за наявністю документів НАФ, їх станом, місцем, умовами зберігання та надання інформації щодо їх обсягу, складу, змісту та місцезнаходження.
Державний облік документів НАФ здійснюють:
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
- Укрдержархів;
- центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в АРК, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі держадміністрацій, міських рад;
- Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського та архівні підрозділи державних наукових установ НАН України;
- архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек;
- архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об’єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності;
- архівні установи, засновані фізособами та/або юрособами приватного права.
Централізований державний облік документів НАФ забезпечується зосередженням в Укрдержархіві, архівних установах та Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського відомостей про кількість та склад архівних фондів, одиниць зберігання, одиниць обліку. Надають же інформацію про наявність і стан документів НАФ, поточні зміни в їх складі та обсязі відповідні суб’єкти обліку.
Зокрема, архівні підрозділи підприємств/приватні архівні установи для централізованого державного обліку документів НАФ надсилають до архівної установи, у зоні комплектування якої вони перебувають, щороку паспорт архівного підрозділу/архівної установи станом на 1 грудня звітного року — до 1 грудня звітного року.
Державний облік документів НАФ ведеться обов’язково у паперовому вигляді.
Загальні відомості про обсяг документів НАФ станом на 1 січня щороку оприлюднюються на офіційному веб-сайті Укрдержархіву.
Наказ набере чинності з дня його офіційного опублікування.
