Які документи потрібно зберігати 5 років: роз’яснення ДПС

Для цілей оподаткування платники зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачили законодавством (абз.1 п. 44.3 Податкового кодексу України; ПК).

Нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів у пункті 44.3 ПК діють з 28.04.2023 — дня набрання чинності Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 № 2970-IX (далі — Закон № 2970).

Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 ПК, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

• 2 555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 ПК;
• 1 825 днів — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пункт 133.1, підпункт 133.2.2 та пункт 133.4 ПК, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовують більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 ПК;
• 1 095 днів — для інших документів, на які не поширюють вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПК;
• 1 095 днів — для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (п. 44.3 ПК).

Строки зберігання документів та інформації, визначені пунктом 44.3 ПК, розраховують з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПК, для складення якої використовують зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого ПК граничного строку подання такої звітності. Для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, — з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника документи, визначені пунктом 44.1 ПК, за період діяльності платника податків не менш як 1 825 днів (2 555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 ПК), що передували даті ліквідації платника, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

ФОП: реєстрація, облік, сплата податків і трудові відносини

Передбачені пунктом 44.3 ПК строки зберігання документів та інформації продовжують на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 ПК.

Нові вимоги передбачені до документів, які розробили:

• до 28.04.2023 (дня набрання чинності Законом № 2970-IX), строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності Законом № 2970;
• починаючи з 28.04.2023;
• особою, стосовно якої на 28.04.2023 розпочали, але не завершили процедуру припинення (ліквідації);
• особою, стосовно якої прийняли рішення про ліквідацію після 28.04.2023 (п. 4 розд. ІІ Закону № 2970).

За інформацією ДПС у Вінницькій області