У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріус чи посадова особа органу місцевого самоврядування видає дублікат втраченого або зіпсованого документа (ст. 53 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-XII; далі — Закон про нотаріат).
Також дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані:
- за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору — зокрема за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором;
- за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У такому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подають документи, які підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту);
- зазначеним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подання ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, зазначених у заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача та свідоцтва про смерть померлого спадкоємця.
До заяви про видачу дубліката заповіту або про видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним копію свідоцтва про смерть і засвідчені копії інших документів, які підтверджують їхні родинні відносини (копію свідоцтва виконавця заповіту).
Черговий експеримент від ДПС: хто потрапить до «чорного» списку
Дублікати секретного заповіту та аграрної розписки не видають.
До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.
У разі припинення приватної нотаріальної діяльності, ліквідації державної нотаріальної контори та передачі документів нотаріального діловодства та архіву до державного нотаріального архіву, дублікат утраченого або зіпсованого документа видає нотаріус державного нотаріального архіву.
Для отримання дубліката документа заявник також має подати нотаріусу:
- документ, який посвідчує особу (паспорт громадянина України або інший документ, який підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус;
- довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника.
Представник заявника, який звернувся за видачею дубліката документа, має подати нотаріально посвідчену довіреність (щодо права представляти інтереси особи в органах нотаріату з питань отримання дублікатів документів).
Представник юрособи, який звернувся за видачею дубліката документа має надати нотаріусу установчі документи юрособи на підтвердження її правоздатності та дієздатності, а також документи, які підтверджують повноваження представника.
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважають таким, який втратив чинність.
На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву чи приватного нотаріуса.
Нотаріальні дії вчиняють після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету ПДФО та в день подачі всіх необхідних документів (ст. 42 Закону про нотаріат).
Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначають за домовленістю між нотаріусом та фізичною або юридичною особою. Оплата додаткових послуг правового характеру, які надають приватні нотаріуси та не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін (ст. 31 Закону про нотаріат).
За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством.
Розмір ставки за видачу дублікатів нотаріально посвідчених документів складає 0,03 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (декрет КМУ «Про державне мито» від 21.01.1993 № 7-93). Дублікат нотаріального документа має таку ж юридичну силу, як і його оригінал. Після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу.
Мінюст наказом «Деякі питання щодо надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані з вчиненням нотаріальних дій, а також послуг технічного характеру» від 06.12.2022 № 5441/5 затвердив Порядок надання таких послуг і визначив Перелік та розміри плати за них. Вищевказаний наказ набрав чинності з 01.01.2023. Розміри цих послуг є уніфікованими для всіх державних нотаріальних контор України.
