Первинні документи визнаватимуть дійсними за наявності підпису лише однієї сторони

Проєкт Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» розроблений з метою зменшення адміністративного навантаження на бізнес. Змінами спрощують документообіг бізнесу в частині надання можливості проставляти в первинних фінансових документах підпис тільки однієї особи — особи, відповідальної за здійснення господарської операції і правильність оформлення постачання послуг.

Дану норму не поширюють на договори будівельного підряду, договори підряду на проведення проєктних та пошукових робіт та/або договори підряду, оплата за якими здійснюється за рахунок публічних коштів та договорів найму (оренди) державного і комунального майна.

Нагадуємо, що чинна редакція абзацу шостого частини другої статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV передбачає обов’язкове зазначення в первинному документі підписів осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, та осіб, відповідальних за правильність її оформлення з обох сторін.

На практиці суб’єкти господарювання часто стикаються з труднощами при документальному оформленні господарських операцій з постачання послуг, зокрема щодо підписання первинних фінансових документів обома сторонами та їх належного зберігання.

Відсутність на первинному фінансовому документі одного з підписів обмежує визнання такого документу належним первинним документом, що використовується для цілей бухгалтерського та податкового обліку.

Такі випадки призводять до непорозумінь із контролюючими органами, судових спорів і, як наслідок — невиправданого збільшення адміністративного навантаження на бізнес. Особливо актуальним це є для малого і середнього бізнесу, який не завжди має можливість оперативно узгоджувати підписи з усіма контрагентами, особливо у випадках відсутності суперечностей щодо факту виконання робіт чи послуг.

📚 Коли та як складати первинні документи

• Які документи головбуху небезпечно підписувати
• Як захистити бухгалтера від підписання первинних документів
• Первинні документи: скільки зберігати і як знищувати

Пропоновані зміни дозволять врегулювати на законодавчому рівні можливість застосування односторонньо підписаних первинних фінансових документів (виконавцем послуг) для оформлення операцій постачання послуг за винятком договорів будівельного підряду, договорів підряду на проведення проєктних та пошукових робіт та/або договорів підряду, оплату за якими здійснюють за рахунок публічних коштів та договорів найму (оренди) державного і комунального майна, якщо інше не визначили умовами договору.

У випадках, коли послугу або оренду здійснюють за дистанційною або автоматизованою моделлю взаємодії (наприклад, підписання актів через електронні сервіси, електронний документообіг або одностороннє складення актів виконавцем послуг), така вимога ускладнює ведення обліку та не відповідає сучасній бізнес-практиці.

Також у e-commerce, логістиці та онлайн-освіті відсутній фізичний контакт з клієнтом, тому двостороннє підписання актів виглядає застарілим і нереалістичним.

У багатьох країнах (ЄС, США, Канада) одностороннє фіксування факту виконання послуги (наприклад, через системний лог, підтвердження користувача в акаунті, доставку за трек-номером) вважають достатнім доказом виконання зобов’язань у разі відсутності заперечень від клієнта.

Окрім того, встановили, що сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору з урахуванням вимог Цивільного кодексу України (ЦК), інших актів цивільного законодавства, звичаїв ділового обороту, вимог розумності та справедливості (ч. 1 ст. 627 ЦК).

Законодавче врегулювання одностороннього підписання актів є логічною відповіддю на сучасні цифрові виклики. Така реформа:

• посилить захист виконавців,
• пришвидшить обіг коштів в економіці,
• підвищить прозорість взаєморозрахунків.

За інформацією Мінекономіки