Відповідь
Порядок засвідчення копій документів (склад реквізитів документів, вимоги до змісту і розташування реквізитів документів) визначили вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 (далі — Стандарт 4163:2020).
Зокрема, визначили, що відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:
- слів «Згідно з оригіналом» (без лапок),
- найменування посади,
- особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища,
- дати засвідчення копії (п. 5.26 розд. 5 Стандарту 4163:2020).
У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій».
Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до вимог Податкового кодексу України (ПК) та законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851) та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII (далі — Закон № 2155) без укладення відповідного договору (абз. 1 п. 42.6 ст. 42 ПК).
Електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, без яких він відповідно до абзацу п’ятого ст. 1 Закону № 851 не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.
Відмінністю електронного документа від паперового є те, що до обов’язкових реквізитів відноситься електронний підпис, що дозволяє ідентифікувати укладача документа та гарантувати незмінність документа під час його передачі. Ще однією особливістю електронного документу є те, що він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Як діяти підприємствам, які через бойові дії втратили первинні документи або не мають доступу до них. Прочитайте консультацію, щоб правильно документувати такі втрати і звітувати про них податківцям
Оригіналом електронного документа вважають електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155 (ч. 1 ст. 7 Закону № 851).
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. У визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії (ч. 4 ст. 7 Закону № 851).
Електронну копію електронного документа засвідчують у порядку, встановленому законом (ч.5 ст. 7 Закону № 851).
Отже, для виготовлення копії паперового документа та копії електронного документа, а також засвідчення вірності його копії використовують одні й ті ж вимоги законодавства.
Платник має право звернутися до органу ДПС щодо отримання копії податкової звітності та/або щодо отримання засвідченої копії податкової звітності, що була раніше подана до органу ДПС (у тому числі у випадку її втрати).
Для отримання копії податкової звітності незалежно від способу її подання (електронна чи паперова форма) із відміткою про засвідчення такої копії платнику необхідно звернутися із запитом на отримання інформації до органу ДПС до якого подавалася така податкова звітність. При цьому норми ПК та нормативно-правових актів не передбачають засвідчувати копії податкової звітності відбитком печатки органу ДПС.
За бажанням платника, з урахуванням положень підпункту 49.9.1 ПК, на копії податкової звітності контролюючим органом, яким була отримана податкова звітність, проставляється відмітка (штамп) із зазначенням дати її отримання, або квитанції про прийняття податкової звітності у разі її подання засобами електронного зв’язку або поштового повідомлення з відміткою про вручення контролюючому органу, у разі надсилання податкової звітності поштою.
Запит на отримання інформації розглядає орган ДПС у строк, передбачений статтею 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI.
Отримати інформацію щодо прийнятих контролюючим органом документів звітності незалежно від способу її подання (електронна чи паперова форма) платник може у меню «Перегляд звітності» Електронного кабінету. У вказаному меню платнику надають можливість переглянути звітність (незалежно від способу подання) та квитанції про результати обробки звітності, поданої в електронній формі, а також вивантажити їх у форматі pdf.
За інформацією ДПС в Івано-Франківській області
