експерт з оплати праці та податкового обліку Експертус Головбух
С 01.04.2024 в очередной раз повысился размер минимальной зарплаты. В этой связи некоторые предприятия будут повышать работникам оклады. Эксперт объяснил, достаточно ли работодателю только внести изменения в штатное расписание, а работникам узнать о повышении по факту выплаты большей зарплаты
Конкретные размеры должностных окладов работодатель определяет в штатном расписании. В нем указываете названия должностей, численность персонала и должностные оклады по каждой должности. Об обязательном наличии штатного расписания отмечает Минтруда. Его отсутствие является нарушением других требований законодательства о труде.
Утверждать штатное расписание рекомендуют приказом (распоряжением) руководителя предприятия. В нем следует приводить, в частности:
дату введения в действие нового штатного расписания или изменений в него;
причины изменений в штате и численности персонала;
основания для пересмотра должностных окладов или смены названий должностей.
Работников принимают на работу по приказу. Размеры должностных окладов в таких приказах приводят согласно должностям в штатном расписании и определенным для них должностным окладам.
В штатное расписание должностные оклады вносят в соответствии с утвержденными на предприятии формами и системами оплаты труда, схемами должностных окладов, межквалификационными (междолжностными) соотношениями размеров тарифных ставок (должностных окладов). Они формируют условия оплаты труда работников, предусматриваемых в положении об оплате труда и коллективном договоре.
Конкретные размеры должностных окладов зафиксируйте в штатном расписании.
Итак, главный документ, в котором фиксируют конкретные размеры должностных окладов, действующих с определенной даты (периода), — штатное расписание.
Утверждение обновленного штатного расписания или изменений в нем относительно размеров должностных окладов означает их повышение или уменьшение.
Однако нормативно не предусмотрено ознакомлять работников под подпись с содержанием штатного расписания или приказом об его утверждении (изменении к нему). Ведь штатное расписание не содержит имен и фамилий работников, а только названия должностей и установленные для них размеры должностных окладов.
Требование обязательного ознакомления касается лиц, упоминаемых в распорядительных документах по кадровым вопросам. Такие лица на первом экземпляре документа или специальном бланке проставляют свои подписи и указывают дату ознакомления (п. 11 гл. 10 разд. II Правил № 1000).
Конечно, работодателям не запрещено доводить до сведения работников содержание приказа об утверждении штатного расписания (изменений в него). Однако в нем нет отдельного раздела или специального бланка для подписей об ознакомлении работников.
Работодатель также может подготовить отдельный приказ о повышении размеров должностных окладов (если это касается всех работников предприятия или структурного подразделения). В нем можете указать причину пересмотра должностных окладов и сумму (процент) их повышения. Однако нет нормативного требования обязательно издавать такой приказ (распоряжение). Эти моменты можете прописать отдельными пунктами в приказе об утверждении штатного расписания (изменений в него).
Другое дело с выполнением требования об ознакомлении работников с введением для них новых (повышенных) размеров должностных окладов.
Сообщать ли работникам о повышении должностных окладов
Об изменении существенных условий труда, в том числе размеров оплаты труда, работник должен сообщить не позднее чем за два месяца (ч. 3 ст. 32 Кодекса законов о труде Украины; КЗоТ). Такой же срок имеет работодатель, чтобы сообщить работникам о новых условиях оплаты труда или изменении действующих в сторону ухудшения (ст. 103 КЗоТ).
В период военного состояния уведомить работника об изменении существенных условий труда и условий оплаты труда до того, как их введете (ч. 2 ст. 3 Закона № 2136).
Работодатель также не имеет права в одностороннем порядке принимать решения по вопросам оплаты труда, ухудшающие условия, установленные законодательством, соглашениями, колдоговорами (ч. 4 ст. 97 КЗоТ).
Перечисленные нормы свидетельствуют о том, что сообщить работникам об уменьшении должностных окладов обязательно. Следует также иметь доказательства, что работников с ними ознакомили.
Но и о повышении должностных окладов должны быть проинформированы работники до даты, когда были введены новые размеры оплаты труда.
Работодатель обязан сообщать работникам о любом изменении размеров оплаты труда (ч. 3 ст. 32 КЗоТ).
Конкретные размеры тарифных ставок (окладов), сдельных расценок, должностных окладов работникам работодатель устанавливает в порядке, определенном в колдоговоре, а при его отсутствии - по согласованию с профсоюзом или представителем трудового коллектива (ч. 3 ст. 97 КЗоТ).
Гоструда соглашается, что повышение должностных окладов (изменение размера или структуры зарплаты) работников следует предупредить к введению новых условий оплаты труда. Дополнительные аргументы:
запрещено принуждать работника заключать трудовой договор, содержащий условия, по которым работник и работодатель не достигли взаимного согласия (ст. 9 КЗоТ);
по трудовому договору (соглашению) работодатель обязуется выплачивать работнику зарплату, предусмотренную законодательством о труде, колдоговором и соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ).
Сообщайте работнику о смене должностного оклада.
Поэтому если при заключении трудового договора стороны пришли к согласию относительно условий оплаты труда, в т. ч. размера должностного оклада, то и в случае их изменения стороны также должны прийти к согласию, даже если речь идет об улучшении этих условий.
Поэтому работник должен сообщать о любых изменениях в условиях оплаты труда, которые повлияют на ее размер. Это позволит избежать недоразумений и будущих споров, если работник сочтет, что размер его месячной оплаты труда посчитали неправильно.
Отсутствие такого информирования работников может быть расценено как другие нарушения законодательства о труде. Штраф за такое нарушение – одна минимальная зарплата (ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
В период военного положения, если работодатель в полном объеме и в установленный срок выполнил предписания об устранении нарушений, выявленных во время внеплановых проверок, его не штрафуют (ч. 3 ст. 16 Закона № 2136).
Готовить ли индивидуальные приказы по кадровым вопросам о повышении должностного оклада
После того как утвердили обновленное штатное расписание (изменения к нему), можете выдать индивидуальные приказы о повышении размера должностного оклада каждому работнику.
С такими приказами ознакомьте работников под подпись.
Таким образом, выполните требование об информировании работников о повышении их должностных окладов. Но он добавит дополнительных хлопот, ведь требует получить подпись каждого работника. Иногда это требование сложно обеспечить в срок, когда работники работают дистанционно.
В период военного положения можете договориться с работниками об альтернативных способах пересылки и хранения приказов (распоряжений), уведомлений и других документов по трудовым отношениям. Вы можете согласовать с работниками любой доступный способ электронной коммуникации (ч. 2 ст. 7 Закона № 2136). Тогда отправлять работникам документы, чтобы ознакомить с приказами по кадровым вопросам, сможете электронными средствами связи.
Заменит ли расчетный лист о зарплате сообщение о повышении оклада
При каждой выплате зарплаты работодатель должен уведомить работника об общей сумме зарплаты за период, за который ее начислили, с расшифровкой по видам выплат, в частности, и о размере должностного оклада (ст. 110 КЗоТ). Но такое уведомление работники получают уже по факту выплаты зарплаты, когда уже применили новый повышенный размер должностного оклада.
Поэтому это не считают преждевременным уведомлением об изменении размеров оплаты труда.
