експерт з оплати праці та податкового обліку Експертус Головбух
Із 01.04.2024 учергове підвищився розмір мінімальної зарплати. У зв’язку з цим деякі підприємства підвищуватимуть працівникам оклади. Експерт пояснив, чи достатньо роботодавцеві лише внести зміни до штатного розпису, а працівникам — дізнатися про підвищення за фактом виплати більшої зарплати
Конкретні розміри посадових окладів роботодавець визначає у штатному розписі. У ньому зазначаєте назви посад, чисельність персоналу та посадові оклади за кожною посадою. Про обов’язкову наявність штатного розпису наголошує Мінпраці. Його відсутність є порушенням інших вимог законодавства про працю.
Затверджувати штатний розпис рекомендують наказом (розпорядженням) керівника підприємства. У ньому варто наводити, зокрема:
дату введення в дію нового штатного розпису або змін до нього;
причини змін у штаті й чисельності персоналу;
підстави для перегляду посадових окладів чи зміни назв посад.
Працівників приймають на работу за наказом. Розміри посадових окладів у таких наказах наводять згідно з посадами в штатному розписі та визначеними для них посадовим окладами.
До штатного розпису посадові оклади вносять згідно із затвердженими на підприємстві формами та системами оплати праці, схемами посадових окладів, міжкваліфікаційними (міжпосадовими) співвідношеннями розмірів тарифних ставок (посадових окладів). Вони формують умови оплати праці працівників, що їх передбачають у положенні про оплату праці та колективному договорі.
Конкретні розміри посадових окладів зафіксуйте у штатному розписі.
Отже, головний документ, у якому фіксують конкретні розміри посадових окладів, що діють із визначеної дати (періоду), — штатний розпис.
Затвердження оновленого штатного розпису або змін до нього стосовно розмірів посадових окладів означає їх підвищення або зменшення.
Проте нормативно не передбачено ознайомлювати працівників під підпис із змістом штатного розпису або наказом про його затвердження (змін до нього). Адже штатний розпис не містить імен та прізвищ працівників, а лише назви посад і встановлені для них розміри посадових окладів.
Вимога обов’язкового ознайомлення стосується осіб, яких згадують у розпорядчих документах із кадрових питань. Такі особи на першому примірнику документа або спеціальному бланку проставляють свої підписи та зазначають дату ознайомлення (п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000).
Звісно, роботодавцям не заборонено доводити до відома працівників зміст наказу про затвердження штатного розпису (змін до нього). Проте в ньому не буде окремого розділу чи спеціального бланка для підписів про ознайомлення працівників.
Роботодавець також може підготувати окремий наказ про підвищення розмірів посадових окладів (якщо це стосується всіх працівників підприємства або структурного підрозділу). У ньому можете зазначити причину перегляду посадових окладів і суму (відсоток) їх підвищення. Однак немає нормативної вимоги обов’язково видавати такий наказ (розпорядження). Ці моменти можете прописати окремими пунктами в наказі про затвердження штатного розпису (змін до нього).
Інша справа з виконанням вимоги про ознайомлення працівників із запровадженням для них нових (підвищених) розмірів посадових окладів.
Чи повідомляти працівників про підвищення посадових окладів
Про зміну істотних умов праці, зокрема розмірів оплати праці, працівника треба повідомити не пізніше ніж за два місяці (ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю України; КЗпП). Такий самий строк має роботодавець, аби повідомити працівників про нові умови оплати праці або зміну чинних у бік погіршення (ст. 103 КЗпП).
У період воєнного стану повідомити працівника про зміну істотних умов праці та умов оплати праці маєте до того, як їх запровадите (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136).
Роботодавець також не має права в односторонньому порядку ухвалювати рішення з питань оплати праці, які погіршують умови, встановлені законодавством, угодами, колдоговорами (ч. 4 ст. 97 КЗпП).
Перелічені норми свідчать про те, що повідомити працівників про зменшення посадових окладів маєте обов’язково. Потрібно також мати докази, що працівників із ними ознайомили.
Але й про підвищення посадових окладів маєте поінформувати працівників до дати, коли запровадили нові розміри оплати праці.
Роботодавець зобов’язаний повідомляти працівників про будь-яку зміну розмірів оплати праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).
Конкретні розміри тарифних ставок (окладів), відрядних розцінок, посадових окладів працівникам роботодавець встановлює в порядку, визначеному в колдоговорі, а за його відсутності — за погодженням із профспілкою або представником трудового колективу (ч. 3 ст. 97 КЗпП).
Держпраці погоджується, що про підвищення посадових окладів (зміну розміру чи структури зарплати) працівників слід попередити до запровадження нових умов оплати праці. Додаткові аргументи:
заборонено примушувати працівника укладати трудовий договір, який містить умови, щодо яких працівник і роботодавець не досягли взаємної згоди (ст. 9 КЗпП);
за трудовим договором (угодою) роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові зарплату, передбачену законодавством про працю, колдоговором та угодою сторін (ст. 21 КЗпП).
Повідомляйте працівника про будь-яку зміну посадового окладу.
Тож якщо під час укладання трудового договору сторони дійшли згоди щодо умов оплати праці, в т. ч. розміру посадового окладу, то й у разі їх зміни сторони також мають дійти згоди, навіть коли йдеться про покращення цих умов.
Тому працівника треба повідомляти про будь-які зміни в умовах оплати праці, які вплинуть на її розмір. Це дасть змогу уникнути непорозумінь і майбутніх суперечок, якщо працівник уважатиме, що розмір його місячної оплати праці порахували неправильно.
Відсутність такого інформування працівників можуть розцінити як інші порушення законодавства про працю. Штраф за таке порушення — одна мінімальна зарплата (ч. 2 ст. 265 КЗпП).
У період воєнного стану, якщо роботодавець у повному обсязі та у встановлений строк виконав приписи про усунення порушень, що їх виявили під час позапланових перевірок, його не штрафують (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136).
Чи готувати індивідуальні накази з кадрових питань про підвищення посадового окладу
Після того як затвердили оновлений штатний розпис (зміни до нього), можете видати індивідуальні накази про підвищення розміру посадового окладу кожному працівникові.
Із такими наказами ознайомте працівників під підпис.
У такий спосіб виконаєте вимогу про інформування працівників про підвищення їх посадових окладів. Але він додасть додаткового клопоту, адже потребує отримати підпис кожного працівника. Інколи цю вимогу складно забезпечити вчасно, коли працівники працюють дистанційно.
У період воєнного стану можете домовитися з працівниками про альтернативні способи пересилання і зберігання наказів (розпоряджень), повідомлень та інших документів з питань трудових відносин. Можете узгодити з працівниками будь-який доступний спосіб електронної комунікації (ч. 2 ст. 7 Закону № 2136). Тоді надсилати працівникам документи, щоб ознайомити з наказами із кадрових питань, зможете електронними засобами зв’язку.
Чи замінить розрахунковий лист про зарплату повідомлення про підвищення окладу
Під час кожної виплати зарплати роботодавець має повідомити працівника про загальну суму зарплати за період, за який її нарахували, із розшифруванням за видами виплат, зокрема, і розмір посадового окладу (ст. 110 КЗпП). Але таке повідомлення працівники отримують вже за фактом виплати зарплати, коли вже застосували новий підвищений розмір посадового окладу.
Тому це не вважають завчасним повідомленням про зміну розмірів оплати праці.
