Кодекс законів про працю України (КЗпП), який регламентує трудові відносини, містить таке поняття, як компенсація за використання інструментів (ст. 125 КЗпП), однак особистий транспорт важко назвати інструментом, враховуючи ще і норми Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5), яка містить окреме поняття «компенсація за особистий транспорт» (п. 3.22 Інструкції № 5). Відповідно до вимог Інструкції № 5 така компенсація не належить до фонду оплати праці.
Отже, якщо в КЗпП не має такого поняття як використання власного автомобіля та надання підприємством компенсації за його використання, то дані відносини не можна назвати трудовими.
На практиці для проведення компенсації працівнику за використання власного автомобіля в службових цілях окремий договір не укладають, а обмежуються наказом підприємства, в якому відображаються умови домовленості користування автомобілем, виплати компенсації інше. Оформити відносини з працівником можна і окремим договором про виплату компенсації, в якому встановити розмір компенсації та періодичність її виплати.
Згідно з пунктом 142.1 Податкового кодексу України (ПК) до складу витрат підприємства включаються витрати на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким підприємством, які включають нараховані витрати на оплату основної і додаткової заробітної плати та інших видів заохочень і виплат виходячи з тарифних ставок, у вигляді премій, заохочень, відшкодувань вартості товарів, робіт, послуг, витрати на оплату авторської винагороди та за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру, будь-яка інша оплата у грошовій або натуральній формі, встановлена за домовленістю сторін, (крім сум матеріальної допомоги, які звільняються від оподаткування згідно з нормами розділу IV ПК).
Однак, оскільки компенсація працівнику за використання власного авто (у т. ч. автомобіля за генеральною довіреністю) в службових цілях не відноситься до фонду оплати праці, то витрати на виплату такої компенсації не можуть бути включені до витрат підприємства.
Водночас, відповідно до пункту 153.7 ПК, яким визначено оподаткування операцій лізингу (оренди) та на підставі статей 138 та139 ПК, витрати на виплату орендних платежів відповідно до договору оренди за умови, що такий автомобіль використовується у господарській діяльності підприємства, а також документального підтвердження понесених витрат, можуть бути враховані при визначенні об’єкта оподаткування податку на прибуток.
Ще одним варіантом вирішення даної ситуації може бути включення вартості витрат з експлуатації власного автомобіля до оплати праці працівника, наданої з дотриманням норм трудового законодавства (наприклад, шляхом надання премій такому працівнику) і, відповідно, віднесення зазначеної компенсації до складу витрат підприємства згідно з пунктом 142.1 ПК.
Отже, виплата компенсації працівнику за використання ним власного автомобіля (у т. ч. автомобіля за генеральною довіреністю) в службових цілях може бути оформлена договором за довільною формою, але з урахуванням цивільного законодавства, або наказом підприємства. При цьому, на відміну від виплати орендної плати згідно з договором оренди, компенсацію за використання працівниками власних автомобілів в господарській діяльності підприємство виплачує за рахунок власного прибутку.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
