ПРОБЛЕМА
Чи може підприємство оформити закордонний паспорт за власні кошти?
РІШЕННЯ
Підприємство не може оформити від свого імені закордонний паспорт працівнику.
Правила оформлення і видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон і проїзного документа дитини, їх тимчасового затримання та вилучення затверджено постановою КМУ від 31.03.1995 № 231. Відповідно до пункту 10 цих Правил для оформлення паспорта для виїзду за кордон громадянин подає:
заяву-анкету;
паспорт громадянина України;
копію ідентифікаційного номера;
дві фотокартки розміром 3,5 × 4,5 сантиметра;
квитанція про сплату державного мита або документ, що підтверджує право на звільнення від його сплати.
Тобто підприємство не має права займатися оформленням закордонного паспорта працівника.
А от компенсувати витрати на оформлення такого документа підприємство має право.
Для цього необхідний наказ керівника на покриття або відшкодування витрат працівнику за оформлення закордонного паспорта.
Зверніть увагу! Податківці можуть розцінити таку компенсацію витрат на оформлення закордонного паспорта додатковим благом для працівника. Підприємство може включити такі витрати до оподаткованого доходу працівника та утримати ПДФО із суми відшкодування. Для сміливих платників податків пропонуємо не оподатковувати ПДФО таку компенсацію. Але тільки за умови включення у положення щодо відрядження, трудовий або колективний договір пункту щодо такого відшкодування.
Витрати на компенсацію вартості оформлення закордонного паспорта підприємство має право включити до складу податкових на підставі абзацу першого підпункту 140.1.7 Податкового кодексу України, але тільки за умови їх документального підтвердження.
Такими документами можуть бути авансовий звіт із відповідними додатками.
У бухгалтерському обліку витрати з оформлення закордонного паспорта слід віднести до витрат звітного періоду. При чому вид (рахунок обліку) таких витрат залежатиме від місця працівника в операційному процесі діяльності підприємства.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
