Відповідно до пункту 138.2 Податкового кодексу України (ПК) витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення витрат платником податку.
У даному випадку оренда автомобіля у фізособи здійснюється на підставі договору оренди.
Для цілей ведення податкового обліку договір оренди має силу первинного документу лише у разі фактичного здійснення господарської операції. Таку думку виклав ВАСУ у листі від 02.06.2011 № 742/11/13-11.
На сьогодні типової форми договору оренди автомобіля законодавчо не встановлено, тому його укладають у довільній формі, але з урахуванням вимог, передбачених Цивільним кодексом України. Зміст договору складають як обов’язкові, так і погоджені сторонами умови.
Таким чином, якщо у договорі оренди вказати показник датчика рівня пального на дату передачі автомобіля в оренду та покласти на орендаря обов’язок щодо відшкодування вартості залишку пального, то підприємство-орендар має право врахувати такі витрати до складу податкових витрат звітного періоду. При цьому необхідно дотримуватись вимоги ПК щодо використання орендованого автомобіля у господарській діяльності підприємства.
У бухгалтерському обліку операції з оприбуткування та списання пального здійснюються такими записами:
Д-т 203 «Паливо» К-т 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» — проведено оприбуткування пального;
Д-т 92 «Адміністративні витрати» К-т 203 «Паливо» — списання пального, використаного при відрядженні керівника.
Якщо ж у договорі оренди автомобіля не передбачено відшкодування вартості залишку пального, така виплата можлива, але з іншими наслідками для підприємства. На підставі заяви фізособи-орендодавця керівник підприємства видає письмове розпорядження бухгалтерії щодо відшкодування вартості пального з каси підприємства. У такому разі суму відшкодування підприємство не має права віднести до податкових витрат через відсутність підтвердження таких витрат первинними документами. Оплата здійснюється за рахунок прибутку підприємства.
У бухгалтерському обліку оприбуткування та списання пального здійснюється таким чином:
Д-т 203 «Паливо» — К-т 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» проведено оприбуткування пального;
Д-т 949 «Інші операційні витрати» — К-т 203 «Паливо» списання пального, використаного при відрядженні керівника.
В обох випадках сума відшкодування вартості залишку пального є об’єктом оподаткування ПДФО.
Згідно з підпунктом «г» підпункту 164.2.17 ПК суми грошового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку є доходом, отриманим платником податку як додаткове благо.
Оскільки це дохід у грошовій формі, то при розрахунку бази оподаткування ПДФО «натуральний» коефіцієнт не застосовується.
ПДФО утримується та сплачується до бюджету під час виплати суми відшкодування орендарю (п. 176.2 ПК). ЄСВ у даному випадку не нараховується та не утримується.
Підготовлено членами Експертної ради системи «Експертус Податки»
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
