Коли індексацію знаходять із запізненням, у бухгалтерів з’являється два головні запитання: як правильно показати донараховані суми в Об’єднаній звітності та чи загрожують підприємству санкції за несвоєчасне нарахування і сплату податків. Розбираємося
Як показати донараховану індексацію у звітності
Суми індексації за минулі періоди, що нарахуєте в жовтні, відобразіть у Додатку Д1 Об’єднаної звітності у складі зарплати працівників за поточний місяць, тобто за жовтень 2026 року. Нормативна підстава — пункт 1 підрозділу 2 розділу ІІ Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4).
Як індексувати зарплату в листопаді 2026 року
Там сказано: якщо заробітну плату нараховують за попередній звітний (податковий) період, зокрема, у зв’язку з виявленням помилок, то суми донарахованої заробітної плати включають до заробітної плати місяця, у якому провели такі донарахування. Аналогічна норма є в підпункті 2 пункту 2 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449.
У Додатку 4ДФ Об’єднаної звітності індексацію, яку донарахували за минулі місяці, також відобразіть однією сумою разом із зарплатою за жовтень 2026 року (з ознакою доходу «101»). Адже в Додатку 4ДФ за звітний період відображають дохід, фактично нарахований у такому звітному періоді. При цьому на певну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнити лише один рядок (п. 4 розд. IV Порядку № 4).
Із 1 січня 2027 року вчергове зростуть мінімальна зарплата і прожитковий мінімум. Тож саме час обчислити зарплатні й неоподатковувані мінімуми за показниками з проєкту Держбюджету на 2027 рік. Приділимо увагу також максимальній базі нарахування ЄСВ та «обнуленню» індексації
Чи будуть штрафи за донарахування індексації «заднім числом»
За те що фізособам нарахували дохід із запізненням, штрафних санкцій з ЄСВ, ПДФО та військового збору бути не може. Зобов’язання щодо цих платежів не можуть виникнути раніше, ніж з’явиться об’єкт оподаткування — нарахований (виплачений) дохід. Лише після того, як у жовтні нарахуєте індексацію за минулі місяці, мусите нарахувати ЄСВ на цей дохід, утримати з нього ПДФО та військовий збір. Якщо своєчасно перерахуєте податки з наданих доходів, податкових санкцій не буде. Нагадаємо, що розрахуватися з бюджетом слід водночас із виплатою доходу. Якщо виплачуєте кошти готівкою, на сплату ПДФО та військового збору маєте три наступних банківських дні.
Якщо дохід нарахуєте, але не виплатите, ПДФО та військовий збір сплатіть не пізніше ніж 30-го числа наступного місяця, а ЄСВ — не пізніше ніж 20-го числа наступного місяця.
Помилки в Об’єднаній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ
Якби підприємство не виплатило індексацію за минулі періоди, до нього могли б застосувати фінансову санкцію за порушення трудового законодавства на підставі статті 265 Кодексу законів про працю України (КЗпП). А саме — штраф за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці. Його розмір — дві мінімальні зарплати за кожного працівника, стосовно якого вчинили порушення (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Водночас якщо усунете порушення, до відповідальності не притягнуть (ч. 6 ст. 265 КЗпП). Отже, після нарахування і виплати індексації за минулі місяці «трудовий» фінштраф підприємству не загрожуватиме.
