бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Додаток 4 ДФ Податкового розрахунку з ПДФО, ВЗ та ЄСВ призначений для того, щоб відображати в ньому нарахування будь-яких доходів на користь фізосіб, зокрема й фізосіб-підприємців. З’ясуємо, як заповнити Додаток 4ДФ об’єднаної звітності та розглянемо приклади заповнення Додатка 4ДФ для типових ситуацій
Додаток 4ДФ єдиної звітності з ЄСВ та ПДФО є частиною Податкового розрахунку з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Повна назва Додатка 4ДФ — Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору. Тобто Додаток 4ДФ податкового розрахунку призначений для декларування доходів і податків, що утримуються з найманих працівників, працюючих за цивільно-правовими договорами (ЦПД) та інших фізосіб.
Унаслідок останнього оновлення Додаток 4ДФ єдиної звітності з ЄСВ та ПДФО позбувся «квартальних» реквізитів. Зміни у формі Додатка 4ДФвідбулися такі:
реквізит 2 «Звітний податковий період» має лише рік і місяць (вилучили дані про квартал);
вилучили номер місяця в кварталі та номер додатка у Податковому розрахунку, оскільки при місячному звітуванні вони не потрібні;
редакційно була змінена назва рядка 32. Уточнено, що сюди вноситься код КАТОТТГ за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо Податковий розрахунок подається за відокремлений підрозділ або за місцем розташування державної нотаріальної контори / робочого місця приватного нотаріуса;
скоротили кількість приміток до Додатка 4ДФ, змінивши також їхню нумерацію.
Вперше оновлена форма Додатка 4ДФ та Податкового розрахунку застосовується зі звітування за січень 2025 року.
Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта
Додаток 4ДФ Податкового розрахунку подає податковий агент лише у разі нарахування доходу на користь платників податків — фізосіб (пп. «б» п. 176.2 ПК).
Типовими прикладами податкових агентів з ПДФО та ВЗ, що складають Додаток 4ДФ, є:
роботодавці при нарахуванні зарплати;
суб’єкти господарювання при нарахуванні доходів виконавцям за ЦПД, зокрема договорами підряду;
нотаріуси при посвідченні угод про купівлю-продаж (міни, поставки) рухомого та нерухомого майна;
органи, посадові особи яких присутні при укладенні та оформленні договорів купівлі-продажу (міни, поставки) між фізособами, а також інших договорів;
суб’єкти господарювання, які надають послуги з укладення біржових угод або ж беруть участь у їхньому укладенні;
підприємства при нарахуванні дивідендів фізособам, що мають акції (частки) у статутному капіталі.
Коли та як подавати Додаток 4ДФ до Податкового розрахунку з ПДФО та ЄСВ
Додаток 4ДФ подавайте у складі Податкового розрахунку впродовж 20 к. днів, що настають за останнім к. днем звітного (податкового) місяця.
Чи подавати Додаток 4ДФ, якщо доходів фізосіб немає?
чи потрібно з такого доходу утримувати ПДФО та ВЗ, чи ні,
чи відбулася фактична виплата доходу, чи ні.
Наприклад, це ситуація, коли у звітному місяці у суб’єкта господарювання:
не було найманих працівників та виконавців за ЦПД;
не нараховувалася/не виплачувалося зарплата, винагорода за ЦПД.
Отже, Податковий розрахунок, включаючи Додаток 4ДФ, заповнюється лише, якщо у звітному періоді були випадки нарахування та/або виплати доходу фізособам (абз. 4 п. 1 розд. II Порядку № 4). Подавати «порожній» Додаток 4ДФ у складі Податкового розрахунку також не потрібно.
Також, якщо працівника у звітному періоді було звільнено, але у нього немає доходів, то заповнювати Додаток 4ДФ і графу 8 у ньому (з датою звільнення) не потрібно теж (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР).
Чи треба відображати у Додатку 4ДФ дохід, який виплачений фізособа-підприємцям? Так, треба. Податківці вважають, що податковий агент у разі нарахування (виплати) доходів на користь самозайнятих осіб (фізосіб-підприємців (ФОП) та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність) зобов’язаний подавати податкову звітність, зокрема Податковий розрахунок, незалежно від того, що ПК передбачено звільнення податкового агента від обов’язку нарахування і сплати ПДФО та ВЗ з зазначених доходів (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР). Аргументують вони таку позиці тим, що:
податкові декларації за визначенням можуть містити і доходи (прибутки)), щодо яких передбачено звільнення платника податку від обов’язку нарахування і сплати податку і збору (п. 46.1 ПК);
це потрібно для податкового контролю;
мовою подачі Податкового розрахунку є саме нарахування доходу фізособам, а утримання з таких доходів податків не згадується (пп. «б» п. 176.2 ПК).
Однак ПДФО та ВЗ з доходу самозайнятих осіб не сплачується за умови надання такою особою копії документів що підтверджують (роз’яснення ДПС 104.12 ЗІР):
витягабовиписка з ЄДР, в яких зазначаються види діяльності — для ФОП-загальників;
довідка про взяття на податковий облік як фізособи, яка провадить незалежну професійну діяльність – для незалежників;
витягу з реєстру платників єдиного податку — для ФОП-єдинників.
Згідно з розд. І «Довідник ознак доходів фізичних осіб» (Додаток 2 до Порядку № 4) дохід, який виплачений самозайнятій особі, відображається податковим агентом у Додатку 4ДФ за ознакою доходу «157» (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР).
Як заповнювати Додаток 4ДФ до Податкового розрахунку з ПДФО та ЄСВ
Правила заповнення вступної частини та розділів Додатка 4ДФ визначає пункт 4 розд. IV Порядку № 4. У кінці Додатка 4ДФ також проставляйте:
кількість заповнених рядків розд. I, кількість фізосіб, на яких подано інформацію, та кількість сторінок Додатка. Під час визначення кількості заповнених рядків розд. I підсумковий рядок «Всього» не враховується;
«Дата подання» — дата подання Податкового розрахунку податковим агентом.
відмічається відповідна клітинка, яка відповідає такому ж типу в основній частині Податкового розрахунку:
«Звітний» — перший Податковий розрахунок за період;
«Звітний новий» — виправлення помилки, поки звітний період не закінчився;
«Уточнюючий» — якщо виправляється помилка за минулі звітні періоди, за як вже були подані Податкові розрахунки «Звітний» та «Звітний новий»
ряд. 2
звітний (податковий) період
навпроти відображаються звітний (податковий) період (календарний рік), за який подається Податковий розрахунок
місяць
цифрове значення від 1 до 12
номер Розрахунку
відповідає номеру, вказаному у заголовній частині Податковий розрахунок
ряд. 3
Платник
зазначаються найменування юрособи або прізвище (за наявності), ім’я та по батькові (за наявності) самозайнятої фізособи (ФОП чи незалежник), що подає Податковий розрахунок
ряд. 031
Податковий номер
зазначаються податковий номер юрособи — податкового агента, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта фізособи — податкового агента, яка подає Податковий розрахунок;
серія (за наявності) та номер паспорта зазначаються лише для фізосіб, які мають відповідну відмітку у паспорті
ряд. 032
КАТОТТГ
Зазначається код території. Цей рядок заповнюється завжди — незалежно від того, має платник податків відокремлені підрозділи чи ні (лист ДПС від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02)
ряд. 4
Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)
Проставляється кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, за якими здійснюється нараховування доходу за ознакою 101, що зазначається у графі 6.
Кількість працівників, які знаходяться у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дітьми, у відпустці без збереження зарплати тощо та за якими у звітному періоді не здійснювалось нараховування (виплата) доходів за ознакою «101» у кількості працюючих не відображається (роз’яснення ГУ ДПС у Чернівецькій області).
Якщо таких фізосіб у звітному періоді не було (наприклад, у всіх була відпустка без оплати або у декретній відпустці), то у цьому рядку ставиться прочерк
ряд. 5
Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)
Проставляється кількість працівників, які працюють за ЦПД у звітному періоді, за якими здійснюється нараховування доходу за ознакою 102, що зазначається у графі 6. До цього рядка не треба включати ФОП, які надавали послуги або виконували роботи за ЦПД
Розділ І. Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізосіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету ПДФО та ВЗ
ряд. 06
гр. 1
№ з/п
відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється
гр. 2
Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта
відображається:
реєстраційний номер облікової картки платника податків (податковий номер);
або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття податкового номера та мають відповідну відмітку у паспорті). Ставиться серія та номер паспорт зліва направо без пробілів між серією та номером (незаповнені клітинки — порожні) або 9-значний код пластикової картки ID (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР)
гр. 3а
Сума нарахованого доходу
Відображається (за звітний період місяць) дохід, який нарахований фізособі відповідно до ознаки доходу, яка зазначається у графі 6.
Якщо дохід був нарахований, то він відображається обов’язково — незалежно від того, чи був виплачений, чи ні.
Нарахований дохід відображається повністю («брудними», «брутто»), тобто без вирахування ПДФО, страхових внесків, які сплачуються за рахунок зарплати працівника, суми ПСП (за наявності) та ВЗ.
Якщо для визначення бази обкладення ПДФО застосовувався натуральний коефіцієнт, наприклад, дохід був наданий у негрошовій формі, то у цій графі сума доходу відображається збільшена на цей коефіцієнт (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР)
гр. 3
Сума виплаченого доходу
Відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.
Зарплата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена за той період, у який входить попередній місяць, за який зарплату було нараховано. Наприклад, у Додатку 4ДФ за січень відображається зарплата, яка нарахована у січні та виплачена в лютому. Як наслідок, у разі повної та своєчасної виплати зарплати за звітний місяць гр. 3 = гр. 3а. Якщо зарплата виплачується несвоєчасно, то гр. 3, а також гр. 4 та 5, заповнюються за фактом виплати.
При застосуванні натурального коефіцієнта у цій графі сума доходу відображається з урахуванням коефіцієнта, як і у графі 3а (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР)
гр. 4а
Сума нарахованого податку на доходи фізичних осіб
відображається сума ПДФО, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку за звітний період
гр. 4
Сума перерахованого податку на доходи фізичних осіб
Відображається фактична сума перерахованого ПДФО до бюджету у звітному періоді. Як наслідок правил для гр. 3, якщо ПДФО був утриманий із своєчасно виплаченої зарплати, гр. 4 = гр. 4а
гр. 5а
Сума нарахованого військового збору
відображається сума ВЗ, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку. Якщо дохід надавався фізособі в негрошової формі, то для визначення бази обкладення ВЗ натуральний коефіцієнт не застосовується (роз’яснення ГУ ДПС у Дніпропетровській області)
гр. 5
Сума перерахованого військового збору
відображається фактична сума перерахованого ВЗ до бюджету
гр. 6
Ознака доходу
Зазначається ознака доходу, код якої можна знайти у розд. 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» (Додаток 2 до Порядку № 4). Ознака доходу визначається до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачуються у звітному періоді не в повному обсязі і їхня остаточна виплата буде здійснюватися у наступних періодах, ознака доходу в разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого у попередньому періоді доходу.
Щодо кожної фізособи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізособи потрібно заповнювати лише один рядок — з обов’язковим вказання податкового номера у графі 2. Однак графи 7–9 дублювати не треба – вони заповнюються одноразово.
Лікарняні (допомога з тимчасової непрацездатності) є частиною зарплати, тому мають однаковий з нею код, — «101» (Додаток 4ДФ: лікарняні)
гр. 7
Дата прийняття на роботу (дд.мм.рррр)
Проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізособи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття — 12 березня 2025 року, то у графі потрібно вказати «12.03.2025».
Графа 7 заповнюється лише на тих фізосіб, які приймалися на роботу у звітному періоді. Якщо таких фізосіб у звітному періоді немає, то ця графа заповнюються.
Якщо працівник був прийнятий як внутрішній сумісник, то гр. 7 на нього не заповнюється, оскільки місце роботи не змінювалося (роз’яснення ГУ ДПС у Луганській області).
Дата прийняття та звільнення для фізосіб, які працюють за ЦПД не заповнюються
гр. 8
Дата звільнення з роботи (дд.мм.рррр)
Проставляється дата звільнення фізособи з роботи за зразком, який наведений (аналогічно графі 7, наприклад, «31.03.2025»).
Ця графа заповнюється лише на тих фізосіб, які були:
звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді зарплати;
або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.
Якщо таких фізосіб, які звільнялися, у звітному періоді немає, то ця графа заповнюються
Якщо фізособа приймалася на роботу і звільнялася з роботи у звітному періоді кілька разів, то про таку особу заповнюється стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному періоді
гр. 9
Ознака податкової соціальної пільги
Відображається ознака ПСП, яка наведена у розд. 2 «Довідник ознак податкових соціальних пільг» (Додаток 2 до Порядку № 4). Ця графа заповнюється лише для фізосіб, які мали пільги щодо ПДФО у звітному періоді за місцем отримання основного доходу. За відсутності у фізособи ПСП у звітному періоді у цій графі проставляється прочерк
гр. 10
Ознака (0, 1)
Використовується для виправлення помилок у минулих Додатках 4ДФ. Тут відображається ознака:
«0», — якщо рядок потрібно ввести;
«1», — якщо рядок потрібно виключити.
Графа 10 заповнюється лише для Податковий розрахунків «Звітний новий» та «Уточнюючий»
останній рядок
Всього
вказуються загальні суми нарахованого доходу за графами 3а, 3, 4а, 4, 5а, 5
Розділ ІІ. Зведені дані про оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею
ряд. 07
Оподаткування процентів
Відображається загальна сума доходу, нарахованого у вигляді процентів, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО. Відомості про фізособу — платника податку, якій нараховані доходи у вигляді процентів, не зазначаються
Оподаткування процентів — виключення
використовується для виправлення помилок
Оподаткування виграшів (призів) у лотерею
Відображається загальна сума нарахованого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума виплаченого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО. Відомості про фізособу — платника податку, якій нараховані доходи у вигляді виграшів (призів) у лотерею, не зазначаються
Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення
використовується для виправлення помилок
Військовий збір
заповнюється виключно для проведення коригування даних Податкових розрахунків за минулі періоди до 1 січня 2021 року, коли ВЗ ще не був персоніфікований у гр. 5а та 5, що є у сучасній формі Додатка 4ДФ
Військовий збір —виключення
Розділ ІІІ. Розгорнута інформація про бюджетні гранти
ряд. 08
містить відомості про укладені договори з надання бюджетних грантів та пов’язану інформацію
Показники, які відображені у графах 2, 8–10 даного розділу мають відповідати гр. 2, 3а, 3 такого платника, що зазначені у розділі I. Більш детально — див. пп. «4» п. 4 розд. IV Порядку № 4
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Додаток 4ДФ зразок заповнення для типових ситуацій (зарплата без ПСП, зарплата з ПСП, зміна роботи працівника, виплати за ЦПД звичайній фізособі та ФОП, дивіденди фізособі, додаткове благо з застосуванням натурального коефіцієнта, матеріальна допомога, поворотна фінансова допомога):
Додаток 4ДФ Податкового розрахунку: зразок заповнення
Як подавати Додаток 4ДФ за відокремлений підрозділ
Якщо відокремлений підрозділ юрособи не був уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) ПДФО та ВЗ до бюджету, то Податковий розрахунок за такий підрозділ юрособа подає до ДПС за основним місцем свого обліку (пп. «б» п. 176.2 ПК, п. 3 розд. ІІ Порядку № 4). Тоді у юрособи буде кілька Податкових розрахунків:
за основним підприємство («Звітний» № 1), що містить працівників лише основного підприємства;
за кожним з відокремлених підрозділів («Звітний» № 2 і т.д.).
У рядку 032 таких «других», «третіх» Додатків 4ДФ, що належать відокремленим підрозділам зазначається код КАТОТТГ за місцезнаходженням відокремленого підрозділу. Цей окремий Податковий розрахунок за підрозділ також подається до ДПС за основним місцем обліку головного підприємства.
Якщо відокремлені підрозділи уповноважені нараховувати (сплачувати) ПДФО та ВЗ, мають окремий баланс та самостійно ведуть розрахунки із фізособами, тоді вони звітують за себе самостійно, тобто основному підприємству подавати за основним місцем обліку такі Податкові розрахунки не потрібно.
Як виправити помилку у Додатку 4ДФ
Виправити помилку можна, зокрема через використання коригуючої графи 10 розділу І Додатка 4ДФ «Уточнюючий», а також при подачі поточного Податкового розрахунку. Детально питання виправлення помилок — читайте у матеріаліВиправлення помилок у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку.
