Звіт з ЄСВ: опановуємо новації

Варто нагадати, що з 01.01.2015 Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28.12.2014 № 77-VIIІ вніс зміни до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464 (далі ― Закон № 2464), які зобов’язують страхувальників визначати базу нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) у розмірі мінімальної зарплати, якщо доходи працівників нижче її розміру. Крім того, частина перша статті 7 Закону № 2464 визначає, що ЄСВ нараховують на суму нарахованої заробітної плати окремо за кожною застрахованою особою.

Днями Мінфін своїм наказом від 14.04.2015 № 435 затвердив Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — Порядок формування звіту). Саме Порядок формування звіту і привів у відповідність до зазначених норм форми звітності щодо відомостей про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам.

Зміни у Порядку формування звіту

Згідно з розділом II Порядку формування звіту страхувальники отримали ще один вид подання Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до фіскальних органів (форма № Д4, наведена у додатку 4 до Порядку формування звіту; далі — Форма № Д4), а саме: надсилання поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення за умови, що у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти.

У разі надсилання Форми № Д4 поштою страхувальник зобов’язаний його відправити на адресу відповідного фіскального органу не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку подання Форми № Д4 — 20 числа місяця наступного за звітним.

Звітність вважають поданою в день отримання відділенням поштового зв’язку від платника ЄСВ поштового відправлення з нею.

У разі втрати або зіпсуття поштового відправлення чи затримки його вручення контролюючому органу з вини оператора поштового зв’язку такий оператор нестиме відповідальність. А платник ЄСВ звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання Форми № Д4.

Платник ЄСВ протягом 5 робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення зобов’язаний надіслати поштою або надати особисто (на його вибір) контролюючому органу другий примірник Форми № Д4 разом із копією повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення.

Пункт 11 розділу II Порядку формування звіту доповнено новою нормою. А саме: звільнено від обов’язку подавати звітність до фіскальних органів протягом строку тимчасової окупації та після її завершення платників ЄСВ, визначених пунктом 1 розділу III Порядку формування звіту, які перебували на обліку в контролюючих органах або мали місцезнаходження (місце проживання) на території АР Крим або міста Севастополя на початок тимчасової окупації.

періоди трудових відносин

Відтепер періоди трудових відносин та відпусток відображають у таблиці 5 Форми № Д4 по-новому. Якщо протягом звітного періоду страхувальником із застрахованою особою було розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку застраховану особу робиться два записи в таблиці 5 Форми № Д4:

• перший запис із зазначенням дати припинення трудових відносин;
• другий — дати початку трудових відносин (п. 8 розд. IV Порядку формування звіту).

У разі якщо особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата початку відпустки.

У разі якщо у особи закінчилася відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата закінчення відпустки.

коди типу нарахування

Усі страхувальники знають, що раніше було 12 кодів типу нарахування. Проте через зміни до законодавства органи Пенсійного фонду України не проводять перевірки, а тому коди типу нарахування «4» та «5» вилучено з переліку таких кодів.

Натомість коди доповнено новим кодом типу нарахувань «13» — сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Чинним вважають останній електронний або паперовий звіт за Формою № Д4, поданий страхувальником до закінчення термінів подання звітності — 20 числа місяця наступного за звітним (п. 1 розд. ІІІ Порядку формування звіту).

виправлення помилок

Якщо страхувальник до закінчення терміну подання Форми № Д4 подає лише окремі таблиці за поточний звітний період Форми № Д4 зі статусом «скасовуюча», «додаткова», такий звіт вважають таким, що не подавався.

Коли ж страхувальник виявить у Формі № Д4 після закінчення звітного періоду помилки у реквізитах (крім сум), що стосується страхувальника або застрахованої особи, то подають скасовуючі документи. Тобто страхувальник мусить сформувати та подати звіт за Формою № Д4 за попередній період, який містить:

• перелік таблиць Форми № Д4;
• відповідну таблицю зі статусом «скасовуюча» з відомостями, які були помилкові, на одну або кількох застрахованих осіб;
• відповідну таблицю зі статусом «початкова» із зазначеними правильними відомостями на одну або кількох застрахованих осіб.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Таблиця 6 Форми № Д4 зі статусом «скасовуюча» та «початкова» має містити дані по кожній застрахованій особі окремо.

Звіт за Формою № Д4, сформований для виправлення помилок за попередні звітні періоди, не має містити таблиць 1–4 Форми № Д4. До того ж внесення змін до сум нарахованої заробітної плати або доходу та через це до нарахованих сум ЄСВ за звітний місяць при формуванні і поданні скасовуючих документів не дозволяється.

Зміни у додатках до Порядку формування звіту

У додатку 1 «Довідник категорій страхувальників, які сплачують єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» видалено коди категорії страхувальника: 170, 230.2, 230.3. Окрім того, доповнено новими: 231.2, 231.3, 243.1, 243.4, 243.5, 243.6, 243.9, 243.10, 243.15 та 244.

У додатку 2 «Таблиця відповідності кодів категорій застрахованої особи та кодів бази нарахування і розмірів ставок єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» доповнено новими кодами категорії застрахованих осіб: 47, 48, 49.

Зазнала змін і форма звіту за Формою № Д4.

титульний аркуш Форми № Д4

Титульний аркуш містить обов’язкове для заповнення поле — «Тип форми»:

• початковий документ — звіт страхувальника з позначкою «початкова», на підставі якого створюється відповідний електронний звіт у базі даних фіскального органу;
• скасовуючий документ — звіт страхувальника з позначкою «скасовуюча», який є підставою для повного скасування інформації, що попередньо була подана у формі «початкова» до фіскальних органів;
• додатковий документ — звіт страхувальника з позначкою «додаткова» зазначається і подається у разі, якщо страхувальник не зазначив застраховану особу за минулий звітний період.

Також обов’язковим реквізитом для заповнення є реквізит 04 «Найменування страхувальника або ПІБ для фізичної особи, місце знаходження та телефон».

Перелік таблиць Форми № Д4 — напроти назви кожної із таблиць зазначається кількість аркушів та кількість рядків, а напроти тих таблиць, які не подаються, проставляються прочерки.

Реєстраційний номер Форми № Д4 та дата його реєстрації у реквізиті «09» зазначається відповідальною особою в територіальному фіскальному органі, що приймає Форму № Д4.

таблиця 1 Форми № Д4

При заповненні Таблиці 1 «Нарахування єдиного внеску» Форми № Д4 (далі — Таблиця 1) потрібно враховувати таке.

У заголовній частині Таблиці 1 відображають, зокрема, клас професійного ризику виробництва згідно із повідомленням про віднесення страхувальника до класу професійного ризику виробництва, виданого робочим органом виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України. Якщо платник — бюджетна установа, то у цій комірці ставиться позначка «×».

Кількість створених нових робочих місць у звітному періоді — зазначається один раз і лише тоді коли на підприємстві створено нове робоче місце у зв’язку із створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, який створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань та вмінь працівника, попри те, що на них не були прийняті працівники.

Окрім того, у заголовній частині Таблиці 1 відображають інформацію про:

• застосування понижуючого коефіцієнта («Так» чи «Ні»);
• розмір понижуючого коефіцієнта (значення коефіцієнта від 0,400 до 0,999).
• середню заробітну плату за 2014 рік;
• середньомісячну кількість застрахованих осіб у 2014 році.

У реквізиті «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період» зазначають інформацію відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держстату від 28.09.2005 № 286:

• у т. ч. працівників, яким відповідно до чинного законодавства встановлена інвалідність (показник заповнюється відповідно до Інструкції щодо заповнення форми № 10-ПІ (річна) «Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів», затвердженої наказом Мінпраці від 10.02.2007 № 42);
• працівників, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (показник заповнюється відповідно до частини першої статті 14 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067).

Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати, складають особи, за яких подають відомості до системи персоніфікованого обліку, тобто ті, що зазначені в таблиці 6 Форми № Д4.

ВРІЗ

При формуванні звіту за Формою № Д4 за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення у Таблиці 1 роботодавець у ручному режимі зазначаються суми у:

• рядку 1.3 «Сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця»;
• рядку 1.4 «Сума допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, яка виплачується за рахунок коштів фондів соціального страхування, усього. У т.ч.:»;
• рядку 1.5 «сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами».

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У Таблиці 1 зазначають усі передбачені в ній показники. У разі незаповнення того чи того рядка через відсутність операції  цей рядок прокреслюється.

Рядок 2 «Сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами та оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, на яку нараховується єдиний внесок, усього (р. 2.1+ р. 2.2 + р. 2.3 + р. 2.4+ р.2.5)» Таблиці 1 включатиме суму нового рядка 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску, усього (р. 2.5.1 + р. 2.5.2 + р. 2.5.3 + р. 2.5.4 + р. 2.5.5)», у якому відображатимуть суму різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу), зокрема, у розрізі:

• рядка 2.5.1 «роботодавцями відповідно до класу професійного ризику виробництва (36,76–49,7%)»;
• рядка 2.5.2 «бюджетними установами (36,3%)».

Рядок 3 «Нараховано єдиного внеску, усього (р. 3.1 + р.3.2 + р.3.3 + р.3.4+ р. 3.5)» Таблиці 1 формуватимуть із уже звичних рядків 3.1–3.4, однак із застосуванням понижуючого коефіцієнта (у разі його застосування), а також суми нового рядка 3.5 «Нарахування єдиного внеску на суми додаткової бази нарахування єдиного внеску (р. 3.5.1 + р. 3.5.2 + р. 3.5.3 + р. 3.5.4 + р. 3.5.5)».

Нарахування ЄСВ на суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованої заробітної плати відображатимуть, зокрема, у:

• рядку 3.5.1 — роботодавці відповідно до класу професійного ризику виробництва (р. 2.5.1 × (36,76% – 49,7%));
• рядку 3.5.2 — бюджетні установи (р. 2.5.2 × 36,3%).

У рядку 3.5.5 зазначатимуть нарахування ЄСВ на суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (р. 2.5.5 × 33,2%).

Рядки 6.1 «Донараховано єдиного внеску (крім сум, зазначених у р. 6.2)» та 6.3 «Додатково утримано єдиного внеску» заповнюються у випадках, якщо платник самостійно виявив заниження сум нарахованого ЄСВ на суми заробітної плати, винагород за виконані роботи (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, допомоги по тимчасовій непрацездатності, нарахованих платником у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, які підтверджують нарахування виплат, на які платник самостійно донарахував та/або доутримав суму ЄСВ.

Рядки 6.1.1–6.1.13 заповнює платник, якщо він самостійно виявив заниження відображених сум ЄСВ у періодах, що передують звітному, у розрізі встановлених розмірів ЄСВ, у т. ч. донараховано до мінімальної заробітної плати.

У рядку 6.4 «Сума виплат, на яку донараховано єдиний внесок» зазначається база нарахування ЄСВ, на яку він донарахував ЄСВ.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо заробітну плату нараховано за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування (п. 9 розд. IV Порядку формування звіту).

У рядку «Зміст помилки» зазначають період, в якому виявлено помилку, та вид виплати, на яку своєчасно не нараховано ЄСВ. За наявності кількох помилок описують кожну з них.

Таблиця 6 Форми № Д4

У Таблиці 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» Форми № Д4 (далі — Таблиця 6) на одну застраховану особу допускають кілька записів, якщо:

• протягом одного звітного періоду застрахованій особі було нараховано виплати, у яких відрізняються бази нарахування ЄСВ та розміри ставок ЄСВ;
• нарахування здійснювалися за поточні та майбутні (відпускні, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами), за минулі (лікарняні, тимчасова непрацездатність та перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду — середня заробітна плата за вимушений прогул) періоди.

Реквізити Таблиці 6 з «01» по «18» не зазнали змін. Реквізити «19», «20», «21» і «22» у новій формі Таблиці 6 тепер за реквізитами «20», «22», «23» і «25» відповідно.

Нові реквізити у Таблиці 6:

• 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу)»;

• 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/доходу)»;
• 24 «Ознака неповного робочого часу (1–так, 0–ні)».

У реквізиті «19» зазначається сума доплати до мінімальної заробітної плати. Її зазначають в окремому рядку з кодом типу нарахувань — «13». Тобто на застраховану особу протягом звітного періоду буде два записи:

• фактична нарахована заробітна плата;
• донарахована сума заробітної плати до розміру мінімальної заробітної плати.

У реквізиті «21» зазначають загальну суму нарахованого ЄСВ на суми заробітної плати (доходу), зазначені у реквізитах «18» та «19».

У реквізиті «24» ознаку «неповний робочий час» заповнюють як при прийнятті на роботу, так і в період роботи. Тобто значення «1»буде, якщо особа працює:

• неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на зумовлену кількість годин);
• неповний робочий тиждень (за якого зберігають нормальну тривалість робочого дня, але зменшують кількість робочих днів на тиждень);
• поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня 5 годин при 4 робочих днях на тиждень).

Для унаочнення інформації розглянемо приклад.

ПРИКЛАД. Відображення у Формі № Д4 нарахувань щодо мобілізованого працівника та працівника, розмір заробітної плати якого менше розміру мінімальної заробітної плати

Бухгалтер ТОВ «Зоря» (67-й клас ризику) має відобразити у Формі № Д4 відомості про:

1) Іваненка Івана Івановича, який певний час працював на підприємстві, а 18 квітня призваний на військову службу за призовом під час мобілізації. Йому нараховано за 17 днів квітня заробітну плату в сумі 3500 грн. та середню заробітну плату в сумі 1480 грн.;

2) Сидоренка Миколу Миколайовича, який перебував у трудових відносинах з підприємством повний календарний місяць (а саме: квітень 2015 року). Йому нарахована заробітна плата у сумі 609 грн. (тобто менше розміру мінімальної заробітної плати, хоча працівник працював на умовах повного робочого часу). Сума, на яку нараховується ЄСВ, становить 1218 грн.

У Таблиці 6 відомості щодо Іваненка І. І. відображаємо двома рядками:

• у першому зазначаємо поточний період із зазначення кількості календарних днів перебудування працівника у трудових відносинах з підприємством. Зауважимо, що вони не перериваються;
• у другому — код категорії застрахованої особи «48».

Окрім цього, у Таблиці 1 суми середньої заробітної плати за поточний період мають бути внесені до рядків 1 та 1.1.

Відомості щодо Сидоренка М. М. у Таблиці 6 також відображаємо двома рядками:

• у першому зазначаємо фактично нараховану заробітну плату;
• у другому — з кодом типу нарахувань «13» донараховану суму заробітної плати до розміру мінімальної заробітної плати.

Водночас зазначаємо в рядку 1 Таблиці 1 фактичну суму нарахованої заробітної плати, а в рядках 2 та 2.5 Таблиці 1 додаткову базу, на яку нараховується єдиний внесок.

Зразок заповнення Таблиці 6 наведено в Додатку.

ВРІЗ

Таблиця 1 заповнюється платниками за звітний місяць відповідно до бухгалтерських документів про нараховану заробітну плату, винагороди за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами та оплату допомоги по тимчасовій непрацездатності за цей місяць незалежно від джерел фінансування цих виплат та від терміну їх фактичних виплат.