Відповідно до частини третьої статті 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП) працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Повідомлення про прийняття на роботу
На виконання цієї норми Кабінет Міністрів України постановою від 17.06.2015.2015 № 413 затвердив Порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу (далі — Порядок № 413).
Порядок № 413 опубліковано в газеті «Урядовий кур’єр» від 27.06.2015 № 115. Тож із цієї дати Порядок № 413 набрав чинності.
За Порядком № 413 повідомлення про прийняття працівника на роботу подає власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган (особа) чи фізична особа (далі — підприємство) до територіальних органів Державної фіскальної служби (ДФС) за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за формою згідно з додатком до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором в один із таких способів:
- засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
- на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
- на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.
У формі повідомлення зазначають:
- тип повідомлення (початкове, скасовуюче);
- прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- номер і дату наказу (розпорядження) про прийняття на роботу;
- дата початку роботи;
- категорію особи (з трудовою книжкою, без трудової книжки) тощо.
Інформація, що міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу, вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.
Зверніть увагу! Слід обов’язково повідомити ДФС про працівників, прийнятих до 27.06.2015, за формою таблиці 5 додатка 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 № 435.
Відповімо на запитання, з якими найчастіше звертаються бухгалтери до редакції тижневика «Головбух».
Чи можна подати повідомлення у день прийняття працівника на роботу?
Ні. Згідно з частиною третьою статті 24 КЗпП «працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору… та повідомлення…». Частину другу Порядку № 413 сформульовано більш однозначно: «повідомлення про прийняття працівника на роботу подається… до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором…». Оскільки у повідомленні передбачено зазначати тільки дату формування повідомлення, і у ДФС на штампі, який ставиться як відмітка про подання звітності, також не передбачено зазначення, о котрій годині було прийнято звіт, повідомлення про прийнятих працівників слід подавати до дати, з якої працівник став до роботи. Тобто про прийняття працівника з 22.07.2015 підприємство має повідомити ДФС не пізніше 21.07.2015.
Чи подавати повідомлення на осіб, що виконують роботу за договором підряду?
Ні. Трудовий договір — це угода між працівником та підприємством, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства або уповноважений ним орган чи фізична особа (далі — роботодавець) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ч. 1 ст. 21 КЗпП).
Порядок укладення цивільно-правових договорів регулюється нормами не трудового, а цивільного законодавства. Згідно зі статтею 837 Цивільного кодексу України від 06.01.2003 № 435-IV за договором підряду одна сторона (підрядник) зобов’язується на свій ризик виконати певну роботу за завданням другої сторони (замовника), а замовник зобов’язується прийняти та оплатити виконану роботу.
У статті 24 КЗпП йдеться саме про осіб, які працюють за трудовим договором.
Чи подавати повідомлення на працівників, прийнятих тимчасово або за строковим трудовим договором?
Так, оскільки підприємство укладає з такими особами трудові договори.
Чи подавати повідомлення на працівника, якого «сьогодні» звільнено у зв’язку із закінченням строку трудового договору, а «завтра» прийнято знову?
Так, оскільки це вже буде робота за новим трудовим договором і, відповідно, у повідомленні про прийняття на роботу у графах 7-9 (Номер наказу (розпорядження) про прийняття на роботу; Дата видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу; Дата початку роботи) будуть інші відомості.
Чи подавати повідомлення на «зовнішніх» та «внутрішніх» сумісників?
Так, адже ці особи перебувають у трудових відносинах з підприємством. У графі 4 «Категорія особи» повідомлення про прийняття на роботу в рядку навпроти прізвища працівника, прийнятого за сумісництвом, слід зазначити цифру 2, що означає «наймані працівники без трудової книжки».
Що робити, якщо подали повідомлення, а працівник передумав і не став до роботи?
У такому випадку після скасування наказу про прийняття на роботу слід подати повідомлення про прийняття на роботу на цього працівника з позначкою у графі 2 «скасовуюче».
Що зазначати у рядку «N аркуша повідомлення __»?
У рядку «N аркуша повідомлення __» зазначають номер аркуша повідомлення. Приміром, якщо повідомлення складено на двох аркушах, то на першому аркуші слід вказати «1», а на другому відповідно — «2».
Що зазначати у графі 11 «Кількість заповнених рядків на аркуші» повідомлення?
Якщо відомості про кожного працівника у графах 3-9 буде вміщено в одному рядку повідомлення, то «Кількість заповнених рядків на аркуші» буде збігатися з останнім порядковим номером у графі 3. Наприклад, якщо у повідомленні буде подано інформацію про п’ять працівників, то і «Кількість заповнених рядків на аркуші» буде «5».
Чи можна надіслати повідомлення про прийняття працівника поштою?
Можна. У цьому випадку повідомлення про прийняття на роботу слід надіслати не пізніше дня, що передує першому дню роботи працівника. Аби мати документальне підтвердження, радимо повідомлення про прийняття надсилати разом із супровідним листом (рекомендованим листом з описом вкладення).
Чи можна подавати звіт через електронну бухгалтерську програму для подання звітності?
Можна, якщо електронна програма передбачає можливість використання електронного цифрового підпису.
Порядком № 413 передбачено можливість повідомляти ДФС про прийнятих працівників засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб згідно з вимогами законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису.
Згідно зі статтею 1 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV електронний цифровий підпис (ЕЦП) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. ЕЦП накладається особистим ключем та перевіряється за допомогою відкритого ключа.
Отже, якщо електронна програма передбачає можливість використання ЕЦП, у цій програмі можна подавати повідомлення про прийнятих працівників.
Хто має подавати повідомлення — відділ кадрів чи бухгалтерія?
Порядком № 413 передбачено, що повідомлення про прийняття працівника на роботу підписують керівник і головний бухгалтер, для кожного зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків. Отже, відповідальність за складання і подання повідомлення несуть посадові особи, які його підписали. Тож складання повідомлення і подання його до ДФС належить до компетенції бухгалтерської служби. При цьому працівники кадрової служби мають своєчасно надавати копії наказів про прийняття на роботу до бухгалтерської служби.
Чи передбачено штрафи за неповідомлення ДФС про прийняття працівника?
Обов’язок роботодавця щодо повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу визначено КЗпП як складова частина процесу укладання трудового договору, що передбачає згідно зі статтею 24 «Укладення трудового договору» КЗпП видання наказу та повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу.
З 1 січня 2015 року запроваджено штрафні санкції для роботодавців за порушення у сфері праці. Відповідні положення введено до статті 265 КЗпП.
Згідно з диспозицією статті 265 КЗпП визначаються конкретні протиправні діяння роботодавців, що тягнуть за собою штрафні санкції (абз. 2-4 ч. 2 ст. 265 КЗпП: допуск до роботи без укладення трудового договору, допуск до роботи іноземця без дозволу на застосування його праці, виплата зарплати без нарахування і сплати ЄСВ, порушення у сфері оплати праці тощо). У разі фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві, та виплати заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та податків юридичні та фізичні особи — підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу у 30-кратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.
До того ж не лише роботодавець (юридична або фізична особа), а й винні посадові особи також можуть бути притягнені до відповідальності згідно з Кодексом України про адміністративні правопорушення (КпАП).
Фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств незалежно від форми власності, фізичних осіб — підприємців, які використовують найману працю, від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг; ч. 3 ст. 41 КпАП).
Повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого частиною третьою статті 41 КпАП, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, — тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, фізичних осіб — підприємців, які використовують найману працю, від 1000 до 2000 нмдг.
Ірина ІВАНЧЕНКО,
шеф-редактор журналу «Кадровик-01»
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
