Чек-ліст: як головбуху прийняти справи на новій роботі

Усупереч прогнозам чиновників, що бухгалтерська професія скоро зникне, зарплати бухгалтерів ростуть. Якщо знайшли вигідну пропозицію та влаштувалися на нову роботу, захопіть із собою наш чек-ліст. Він допоможе не прогавити важливого, коли прийматимете справи

Які документи подивитися

• Посадові інструкції головбуха та підлеглих

З’ясуйте свої обов’язки з огляду на специфіку компанії, галузь, вимоги керівництва.

• Порядок документообігу

Розпитайте нових колег, які труднощі трапляються з документами, — чи складно збирати, як взаємодіють між собою відділи.

• Кадрові документи

Подивіться правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці, преміювання, відрядження. З’ясуйте, хто веде кадровий облік. Позаяк його дуже часто «перекладають» на плечі бухгалтера.

• Облікова політика

Вивчіть облікову політику з бухгалтерського та податкового обліку з усіма додатками. Подивіться, які форми первинки і регістрів затверджені.

• Наказ про передачу справ

Дізнайтеся, коли закінчується передача справ, який її порядок і хто за що відповідає.

• Опис бухгалтерських документів Опис справ бухгалтерії ЗРАЗОК

Прийміть усі документи за описом.

Як головбуху прийняти справи на новій роботі - досівд колег:

«Прийшла. Первинки немає зовсім. Терміново треба все відновлювати. До бази документи вводили, але не друкували і не підписували. Облікової політики немає. Потім дивувалися, навіщо я її самотужки зробила. Біда з кадровими документами, їх узагалі не складали. Ані табелів, ані трудових договорів…»

«Виходжу на роботу 17 лютого, а до 20 — декларація з транспортного податку. Переворушила всі теки — нічого немає: ні реєстраційних документів, ні попередніх декларацій. А машини-то є. Їду в податкову, щоб хоч щось дізнатися. Прориваюся до інспектора. Ставлю запитання і чую у відповідь: «Жах! І таких беруть бухгалтерами!» А потім ще й штраф отримала!..»

Посадова інструкція головного бухгалтера ЗРАЗОК

Про що запитати попередника

• Чи були аудит і виїзні перевірки від податкової та фондів?

Вивчити аудиторські висновки або акти перевірок.

• Чи є «незакриті» документи податкового контролю, наприклад податкові вимоги, повідомлення-рішення?

Насамперед узятися до вимог щодо подання документів, пояснень, про сплату недоїмки.

• Чи всю звітність подано?

Паралельно запросити у податковій перелік бухгалтерської та податкової звітності, яку подала компанія за попередні періоди.

• Чи немає боргів або переплати за податками і внесками?

Замовити свіжу довідку про стан розрахунків або виписку щодо операцій за розрахунками з бюджетом.

• У якій програмі ведуть облік?

Чи дописували стандартну версію програми? Якщо так, то як працюють додаткові обробки.

• Як подають звітність до податкової, фондів, статистичну?

Хто підписує? Чи мав головбух довіреність? Де зберігають електронний підпис?

• Якими довідковими системами та ресурсами користуються?

Отримати логіни і паролі.

• Чи є необроблена первинка?

Або операції, проведені без документів? Які ще є невирішені питання: борги підзвітників за документами, претензії постачальників, покупців?

• Які професійні та особисті якості підлеглих?

Хто в чому сильний, кому які завдання краще доручати?

• Із ким найчастіше спілкуються?

Записати контакти. Зокрема, телефони контрагентів, банків, аудиторів, податківців, інших перевіряльників.

Як головбуху прийняти справи на новій роботі - досівд колег:

«Справ мені не передали, як годиться. Попередній головбух була ображена на директора й усіх працівників компанії. Не знаю вже, з якої причини. Заочно образилася й на мене. Вона зустріла мене фразою: «Ще чого! Буду я якийсь дівчині з вулиці справи передавати... Не дочекаєтеся!»

«Коли я вийшла на роботу, колишнього головбуха вже звільнили. Акт приймання-передачі справ довелося оформляти самотужки. Складала перелік папок, які потрапляли на очі або були у приміщенні. Як потім з’ясувалося, головбух видалив і знищив усе, що зміг. Мені довелося відновлювати все з нуля».

Що з’ясувати про облік і звітність

• Чи коректні дані в обліковій програмі?

З’ясувати, чи збігаються дані у бухгалтерській базі та поданій звітності. Наприклад, заново сформувати у програмі декларації та порівняти показники.

• Чи правильно складали первинку?

Подивитися, чи збігається форма документів із типовою чи затвердженою в обліковій політиці. Хоча б вибірково перевірити документи поточного року — чи правильно заповнені первинні документи.

• Чи скрізь розписався головбух?

Проконтролювати, чи є підписи у первинці, бухгалтерських і податкових регістрах, журналах, книгах. Часто регістри навіть не роздруковують. Якщо ці документи потім зажадають на камералці, доведеться оформлювати дублікати.

• Повідомити керівника про результати експрес-перевірки

Якщо помилок багато, переконати провести суцільну аудиторську перевірку.

Як головбуху прийняти справи на новій роботі - досівд колег:

«Попередній бухгалтер надала частину декларацій з нулями, хоча в організації була солідна виручка. На моє запитання, чому звітність нульова, отримала відповідь: «Потрібно було здати вчасно. Потім би зробила правильну і відправила». Звісно, попередній бухгалтер нічого не виправила».

«До нас прийшла виїзна перевірка з Фонду соцстрахування. Мені довелося доробляти роботу за попереднього головбуха. Заднім числом складала накази, оформлювала договори, заповнювала листки непрацездатності. А все через те, що справи не передавали як слід».

Як провести інвентаризацію

• Перевірити, чи відображені підсумки останньої інвентаризації майна

Якщо є можливість, провести повну інвентаризацію на момент передачі справ.

• Провести інвентаризацію каси і розрахункового рахунку

Скласти акт і відобразити в ньому результати.

• Перевірити дебіторську і кредиторську заборгованості

Звіритися з контрагентами, принаймні з тими, у яких найбільші залишки за розрахунками.

• Упевнитися, що залишки за розрахунками з бюджетом в обліку відображені правильно

Звірити дані з податковою про стан розрахунків.

Як головбуху прийняти справи на новій роботі - досівд колег:

«Коли я приймала справи, кілька позицій ТМЦ мені так і не показали. Мовляв, усе лежить за коробками і потрібно багато чого пересунути, щоб їх побачити. Повірила на слово. А коли звільнялася, коробки відсунули, а за ними — пусто. Нестачу ТМЦ повісили на мене».

«На нове місце я влаштувалася перед річним звітом. Щойно прийняла справи у директора, приходить податкова вимога на недоїмку з прибутку за минулі періоди. Дивлюся у програмі — боргу немає. Довелося разом із підготовкою звітів піднімати декларації, документи, перераховувати податок, щоб зрозуміти, чи є насправді недоїмка».

Про що записати в акті приймання-передачі справ

• Стан бухгалтерського і податкового обліку

Чи відповідає облік положенням облікової політики? Перелічити виявлені помилки й невідповідності.

• Облік касових операцій та грошей на рахунках

Чи відповідає вимогам законодавства? Як зберігають гроші? Додати акт інвентаризації.

• Товарно-матеріальні цінності

Чи проводили інвентаризацію на момент передачі справ? Чи перевіряли залишки матеріальних цінностей?

• Розрахунки з контрагентами

У переліку дебіторської і кредиторської заборгованості помітити неперевірені або недостовірні дані.

• Документи

Чи правильно складені? Як і де їх зберігають? Додати опис прийнятих документів, перелічити ті, яких бракує.

• Залишки на рахунках

Зазначити неперевірені або недостовірні дані. Додати оборотно-сальдову відомість, яку склали на момент передачі справ.

Як головбуху прийняти справи на новій роботі - досівд колег:

«Попередній бухгалтер не передала мені листування з контрагентами, мовляв, викинула. Зрештою ми пропустили строки оплати по декількох договорах. Кошти, звичайно, повернули. Однак довелося самостійно відновлювати контакти та виходити на зв’язок із контрагентами».

«Випадок був занедбаний. У моєї попередниці всі звіти й первинка вміщалися в одній тонесенькій папочці. На мої запитання щодо правильності відображення операцій в обліку вона відповідала: «Але ж це не впливає на прибуток». Ця фраза стала для мене крилатою».