Видача підзвітних коштів: визначаємо дату для обліку

Видача підзвітних коштів справді потребує суворого обліку. І аби не помилитися у цій ситуації бухгалтер має виходити з дати проведення операції. Пояснимо чому.

Видача підзвітних коштів і підзвітні документи

Операції користувачів електронних платіжних засобів виконують з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів у паперовій формі. Такі документи складають і друкують за місцем проведення операції (п. 3 розд. VII Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою Правління НБУ від 05.11.2014 № 705, далі — Положення № 705).

Документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів мають статус первинного документа. Їх можна використовувати під час урегулювання спірних питань (п. 4 розд. VII Положення № 705).

Готівку, що отримала фізична особа — довірена особа підприємства з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу, вважають підзвітними коштами. Такі кошти використовують за призначенням без оприбуткування в касі.

Довірена особа мусить подати до бухгалтерії підприємства (п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637, далі — Положення № 637):

• звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки;
• документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо);
• невитрачений залишок готівки.

Видача підзвітних коштів в обліку

За підзвітні кошти, отримані на виробничі (господарські) потреби, звітують не пізніше наступного робочого дня, наступного за днем отримання готівкових коштів під звіт (п. 2.11 Положення № 637).

Тобто датою проведення операції з використанням електронних платіжних слід вважати дату зняття готівки через банкомат. Первинним документом для такої операції є чек банкомата.

У звіті про використання коштів видачу підзвітної готівки слід зазначити датою, коли зняли готівку. Звіт слід подати не пізніше наступного робочого дня, наступного за днем, коли готівку зняли у банкоматі.