Облік зарплати – це повсякденна операція, з якою має справу кожен бухгалтер. Зарплату треба не тільки нарахувати та виплатити, а й відзвітувати по всіх нарахованих та сплачених по ній податках, зборах, внесках. Сьогодні в консультації про звіт з ЄСВ та як його сформувати.
Зміст статті:
Звіт з ЄСВ
Звіт з ЄСВ, звіт про суми нарахованої заробітної плати – все це назви одного єдиного звіту. Повна його назва – Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів (він же – Додаток 4). Даний звіт подається щодо сум нарахованого єдиного соціального внеску (ЄСВ) по найманим працівникам.
Сучасна форма даного звіту затверджена наказом Мінфіну від 11.04.2016 р. № 441 (із змінами, внесеними згідно з наказом Мінфіну від 07.09.2016 р. № 813). Також до даного звіту існує Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, який затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435 (у редакції наказу Мінфіну від 11.04.2016 № 441) (далі – Порядок № 435).
Тримайте завжди під рукою зручну та незамінну у роботі шпаргалку для платника ЄСВ.
Звіт про суми нарахованої заробітної плати новий бланк:
Звітний період
Роботодавці подають Звіт про суми нарахованої заробітної плати щомісяця. Звіт подається протягом 20 кал. днів, які настають за останнім днем звітного періоду. Якщо наймана праця не використовується, то звіт з ЄСВ не подається.
Способи подачі звіту
Звіт подається в один з таких способів:
- в електронній формі засобами електронного зв’язку за допомогою спеціального програмного забезпечення;
- у паперовій формі, засвідчений підписом керівника та скріплений печаткою (при її наявності), разом з електронним звітом;
- у паперовій формі без подання електронного звіту, якщо страхувальник має не більше 5 застрахованих осіб.
Звіт також можна подати поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення за умови, що кількість застрахованих осіб не перевищує 5. У такому випадку звіт має бути відправлений не пізніше 10 днів до закінчення граничного строку його подання (датою подання вважається день відправлення звіту).
Якщо суб’єкт господарювання (юрособа чи фізособа-підприємець) не має найманих працівників, то звіт не подається (п. 11 розд. ІІ Порядку № 435).
Загальні правила заповнення звіту
Звіт про суми нарахованої заробітної плати заповнюється на основі даних бухгалтерських документів про нарахування заробітної плати, інших виплат у звітному періоді, незалежно від фактичних строків виплати таких доходів. Дотримуються наступні правила:
- грошові суми вказуються в гривнях з копійками;
- заповнюється українською мовою;
- якщо форма паперова, то звіт заповнюється у друкованому вигляді або кульковою ручкою синім або чорним чорнилом друкованими літерами без виправлень;
- якщо реквізит не заповнюється, то ставиться прочерк (стосується паперової форми);
- при заповненні полів звіту, які мають вигляд клітинок записи в них не повинні насуватися на сусідні поля та перекривати службові написи бланка;
- такі символи, як кома, апостроф, крапка, тире вказуються в окремій клітинці.
А ви вже знаєте, як розрахувати ЄСВ за декретною відпусткою в місяці, за який уже виплатили зарплату?
Порядок заповнення звіту з ЄСВ
Звіт має титульний аркуш та 9 таблиць. Однак, заповнюються звичайно тільки таблиці 1, 5-7, причому найчастіше – таблиці 1 та 6 (саме їх детально й розглянемо). У разі відсутності даних для заповнення таблиці 5, вона не подається. Щодо таблиці 7, то вона подається за особливими категоріями працівників, які є далеко не в усіх.
На титульному аркуші звіту вказується :
- звітний місяць і рік у форматі 2 цифри – місяць, чотири – рік;
- повне найменування страхувальника згідно з ЄДР;
- код ЄДРПОУ підприємства або податковий номер ФОП;
- місцезнаходження, телефон, код органу ДФС, куди подається звіт;
- тип форми звіту (“початкова” – на підставі такого звіту формуються дані в базі ДФС та реєстрі ПФУ; “скасовуюча” – такий звіт дає можливість скасувати інформацію, яка надається у звіті з позначкою “початкова”; “додаткова” – такий звіт подається, якщо не були вказані дані про застраховану особу).
У переліку таблиць звіту необхідно зробити відмітки в графі “Відмітка про подачу Звіту” у вигляді знака “Х” щодо тих таблиць, які подаються страхувальником.
Аби сторнувати зарплату і донарахувати ЄСВ до мінімальної суми, користуйтеся «спеціальними» кодами типу нарахувань.
Заповнення Таблиці 1 звіту
Таблиця 1 має заголовну та основну частини.
Поле, рядок | Як заповнювати |
Заголовна частина |
4 | Вказуємо код основного виду діяльності за КВЕД-2010 |
14 | Заповнюємо, якщо у звітному періоді створювалися нові робочі місця (внесеними у штатний розпис) в наступних випадках: - при збільшення штатної чисельності працівників, якщо не скорочувалася середньомісячна чисельність працівників протягом попередніх 12 місяців;
- в ході модернізації або зміни технології виробництва, що вимагають нових вмінь працівників;
- новоствореними підприємствами, крім підприємств, які створені шляхом припинення, тобто в результаті реорганізації.
|
15 | Середньооблікова чисельність штатних працівників за звітний період | тут не враховуємо осіб, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами та по догляду за дитиною до 3-х років |
у тому числі працівників, яким відповідно до законодавства встановлено інвалідність | заповнюємо по особам, які надали копії довідки по інвалідності, які затверджені МСЕК |
працівників, що мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню | сюди належать одинокі батьки; молодь, яка вперше працевлаштована протягом 6 місяців по закінченню школи, ПТНЗ, внз або після закінчення військової служби; особи, яким до виходу на пенсію залишилось 10 та менше років. |
Штатна чисельність працівників | тільки ті, з якими укладено трудовий договір без врахування тимчасових працівників. |
Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру | сюди не належать роботи, які виконувалися ФОП |
Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховувалися виплати | вказуємо кількість осіб з таблиці 6 (саме кількість осіб, а не кількість рядків), також наводимо кількість чоловіків і жінок. Особи, які повний місяць отримували відпустки (перед цим вони отримали у минулому місяці відпускні), повний місяць були на лікарняному та інші особи, що взагалі не отримували доходу протягом місяця – тут не наводимо. |
Основна частина |
1 (1.1-1.5) | Відображаємо суми нарахованої зарплати, винагород за цивільно-правовими договорами, лікарняних (як за рахунок коштів роботодавця, так і за рахунок ФСС), допомоги по вагітності та пологах. Виплати наводяться без обмеження максимальним розміром, на який нараховується ЄСВ. Виплати, які взагалі не обкладаються ЄСВ у даному рядку не наводяться (вихідна допомога, разова матеріальна допомога, добові тощо). |
2 (2.1-2.5) | Наводимо виплати в межах максимальної величини, на які нараховується ЄСВ (для 2018 р. – це 55845 грн, тобто 3723×15, при зміні мінімалки сума може збільшитися). У ряд. 2.5 заносимо різницю між фактично нарахованим працівнику доходом та мінзарплатою у разі, якщо місячний дохід працівника не дотягує до мінзарплати. ЄСВ нараховується на дохід не менший мінзарплати, крім деяких винятків, наприклад, по зарплаті сумісників (такі доходи тут не наводимо). При робочі на неповний робочий час розраховуємо мінімальну норму оплати за такий час. |
3 (3.1-3.5) | Нараховуємо суму ЄСВ, включаючи й додаткову базу з ряд. 2.5. |
4 (4.1-4.4) | Заповнюємо, якщо самостійно була виявлена помилка у минулих звітних періодах, яка призвела до заниження суми ЄСВ (помилки тільки такі, які стосується нарахування ЄСВ). У ряд. “зміст помилки” треба вказати період, по якому виправляються показники та вид виплат, по яким неправильно був обчислений ЄСВ. В інших рядках вказуємо донараховані суми ЄСВ, а в ряд. 4.4. – суму виплат, на яку донараховано ЄСВ. |
5 (5.1-5.3 | Заповнюємо, якщо було виявлено завищення суми ЄСВ у минулих звітних періодах. Заповнюємо аналогічно ряд. 4. |
6 (6.1-6.14) | Розраховуємо суму ЄСВ, яка підлягає сплаті. |
Таблиця 5 звіту
Таблиця 5 заповнюється у таких випадках (п. 8 розд. IV Порядку № 435):
- укладено або розірвано договір цивільно-правовий договір, укладений з ФОП (якщо він відповідає видам діяльності зазначених в ЄДР);
- укладено або розірвано трудовий договір, у т.ч. з особою, яка була працевлаштована на нове робоче місце;
- надано відпустку для догляду за дитиною від 3 до 6 років;
- надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років;
- надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.
Якщо у звітному періоді такі події не відбувалися, то й Таблиця 5 не заповнюється та не подається.
Заповнення Таблиці 6 звіту
У Таблиці 6 відображаються нарахована кожному працівнику зарплата (дохід). У таблиці наводиться тільки нарахований (виплачений) дохід, який обкладався ЄСВ.
Графа | Як заповнювати |
9 | Інформацію про код застрахованої особи можна знайти в Додатку 2 до Порядку № 435. |
10 | Вказуємо код типу нарахувань від 1 до 13. Відпускні майбутнього та поточного наводимо в окремих рядках (код 10). Поле залишаємо пустим, якщо відображаються зарплата чи лікарняні за поточний місяць. Різниця між фактично нарахованою зарплатою та мінзарплатою має код 13. |
13 і 14 | Вказуємо кількість кал. днів хвороби з листка тимчасової непрацездатності окремо за кожний місяць непрацездатності. Наводимо кількість кал. днів відпустки без збереження зарплати. |
15 | Вказуємо кількість кал. днів перебування працівника в трудових відносинах зі страхувальником. Заповнюємо навіть якщо у звітному місяці зарплата працівнику не нараховувалася. Виняток – перебування працівника у відпустці по догляду за дитиною до 3(6) років. Якщо по одному працівнику заповнюється декілька рядків, то інформація по ряд. 15 заповнюється тільки один раз. Для нарахувань за кодами 13 даний рядок на заповнюється. |
16 | Зазначаємо кількість кал. днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (розбиваємо по кожному місяцю окремо). Повністю декретна відпустка відображається у місяці нарахування з розбивкою окремими рядками за кожний майбутній місяць відпустки. |
17 | Наводимо загальну суму нарахованої зарплати за кожною застрахованою особою. Суми виплата за дні тимчасової непрацездатності або відпустки по пологам відображаємо в окремих рядках у сумі, яка припадає на такий місяць. |
18 | Сума нарахованої зарплати. Відпускні, лікарняні, декретні, які були нараховані в минулих періодах, відносяться до того місяця, за який вони були нараховані. |
24 | Заповнюємо, якщо працівник працює на неповний робочий час. |
Відповідальність
Неподання або несвоєчасне подання звіту з ЄСВ – 170 грн (1095 грн за повторне порушення протягом року).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
Зміст статті:
