Плануємо відпустки та коефіцієнт забезпечення відпусток

Чи обов’язковий графік відпусток?

Про обов’язковість створення графіка відпусток зазначається в абз. 4 та абз. 5 ст. 79 КЗпП. Якихось альтернатив КЗпП не висуває. Суворого покарання за нескладання графіка щоправда існує – можна отримати хіба що за порушення інших вимог трудового законодавства (одна мінімальна зарплата, тобто 4173 грн у 2019 році, абз. 8 ст. 265 КЗпП). Крім того, у листі Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15 згадується про адміністративну відповідальність від 510 до 1700 грн на посадових осіб.

Якщо ж уже так склалося, що графік був не складений, але працівник іде у відпустку чи йде у відпустку поза графіком, то від нього у загальному випадку за 2 тижні необхідна заява на вихід у відпустку. Це правило не поширюється лише на тих, хто має право негайного виходу у відпустку за ст. 10 Закону про відпустки від 15.11.1996 р. № 504.

Якою датою затвердити графік відпусток?

Існує навіть рекомендований Мінсоцполітики строк складання графіку відпусток – до 5 січня поточного року (лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15). Однак, вряд чи порушення даного строку можна вважати чимось серйозним. Однак, поставити на графіку дату з 2 по 5 січня 2019 р. (або й кінець 2018 року) все ж таки краще.

☛ У перші дні січня обов’язково складаємо графік відпусток

Що дає графік відпусток?

Графік відпусток, по-перше, забезпечує дотримання вимог КЗпП. По-друге, вносить порядок у вихід у відпустку працівників. По-третє, він дає додаткові важелі впливу керівнику. Якщо працівник іде у відпустку поза графіком (крім згаданої відпускної ст. 10 Закону про відпустки), то це право керівника – дозволити/не дозволити відпустку.

Не вскочте в грошову халепу, рахуючи зарплату!

Ірина Чигирголовний редактор комерційних видань Експертус: Головбух

Не помиляється той, хто нічого не робить. Позаяк бухгалтери не належать до когорти лінивців, то й помилки для них — не рідкість. Як бути, якщо працівнику помилково виплатили зайву суму відпускних —

у статті "Бухгалтер двічі нарахував відпускні: виправляємо помилку"

Чи обов’язково розраховувати коефіцієнт забезпечення відпусток?

Коефіцієнт забезпечення відпусток – це ще один крок який треба зробити на початку року. Нагадаємо, що створення забезпечення на оплату відпусток підприємством прописується через наказ про облікову політику й воно є обов’язковим згідно п. 13 П(С)БО 11 “Зобов’язання”. Виняток, – це підприємства, які складають свою фінансову звітність за П(С)БО 25, тобто спрощену фінансову звітність. Її складають мікропідприємства, малі підприємства та юрособи, що є платниками єдиного податку 3 групи. Такі підприємства можуть обирати створювати/не створювати забезпечення.

☛ Коефіцієнт забезпечення відпусток обов’язковий для всіх, хто створює забезпечення, тобто підприємств, які складають звичайну фінзвітність за НП(С)БО 1 або за МСФЗ

Коефіцієнт забезпечення відпусток – це той показник, на який кожного місяця множиться загальна сума заробітної плати з метою знаходження суми забезпечення відпускних (Дт 23, 91, 92, 93 Кт 471).

Зразок наказу про коефіцієнт коригування відпускних

Як скласти графік відпусток?

Одразу зазначимо, ніякої форми затвердженої немає. Вона довільна. Зверніть увагу тільки на обов’язкові реквізити для всіх документів: назва підприємства, місце складання, підписи осіб. Щодо останніх, то обов’язково мають бути підписи працівників, що вони ознайомлені з графіком. Крім того, працівники з уже згаданої ст. 10 Закону про відпустки мають право вимагати зручний для них графік. Нагадуємо, що це:

• працівники віком до 18 років;
• працівники-інваліди;
• вагітні жінки перед відпусткою по вагітності та пологам або після неї;
• жінки, які мають 2-х і більше дітей віком до 15 років;
• жінки, що мають дитину-інваліда;
• одинока мати (батько), якщо вони виховують дитину;
• опікуни, що виховують дитину (одну чи більше) віком до 15 років;
• дружини (чоловіки) військовослужбовців;
• ветерани праці та війни;
• батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.

Також ще один нюанс, який не забуваємо, щоб не зробити штрафонебезпечну помилку – графік складається лише по працівниках, які перебувають у трудових відносинах. В нього ні в якому разі не можна включати тих, що надають послуги по договорах ЦПХ, так як це одразу сигнал для перевіряючих щодо відсутності оформлення трудових відносин.

Отже, алгоритм складання повинен бути приблизно такий:

• збираємо з працівників побажання щодо виходу у відпустку й враховуємо, в першу чергу, працівників-десятників (тих, що відповідають ст. 10 Закону про відпустку). Також не забуваємо про можливу наявність додаткових чи соціальних відпусток у працівників, які теж слід запланувати, наприклад, відпустки одиноким матерям;
• по кількості днів обов’язково у кожного має бути наявний безперервний термін 24 кал. дні (не обов’язково при першому виході у відпустку за рік);
• надати чорновий варіант на ознайомлення працівникам;
• підготувати остаточний варіант та направити на підпис усім.

Більше про відпустки

• Розрахунок відпускних у 2019 році

ЗРАЗОК графіка відпусток та наказу на його затвердження:

Збільшити зображення

Готові відповіді працівникам: усе про виплати

Підготували експертижурналу "Головбух"

Скачайте пам’ятку і розішліть у підрозділи. Вас менше смикатимуть постійними запитаннями.

Детальніше — у журналі "Головбух"

Як розрахувати коефіцієнт відпусток?

Для знаходження коефіцієнта необхідно знати всього 3 показника:

• плановий фонд оплати праці на рік;
• планову середню кількість календарних днів відпустки;
• планові відпускні на рік.

Якщо перший показник залежить від системи оплати праці на підприємстві, кількості працюючи та планів роботи підприємства, також і розміру мінімальної зарплати, то по другому якраз необхідний вищезгаданий графік відпусток.

☛ Коефіцієнт забезпечення відпусток можна визначити тільки після складання графіка відпусток

Приклад 1. Розрахунок середньої кількості кал. днів відпустки виглядає так: припустимо на підприємстві працює 36 чол., з яких 25 ідуть у відпустку на 24 кал. дні і решта 11 – на 34 кал. дні. Тоді середня буде: 25×24+11×34 = 974/(25+11) = 27,06 днів.

Розрахунок самого ж коефіцієнта матиме вигляд (ФОП = фонд оплати праці):

Планові відпускні 2019 можна знайти або за графіком відпусток (тоді розрахунків буде більше), або ж приблизно за формулою:

Коригування відпускних 2019

• Коефіцієнт коригування відпускних 2019 ТАБЛИЦЯ
• Коефіцієнт коригування відпускних 2019 ПРИКЛАДИ

Приклад 2. Плановий ФОП 2019 для 36 працівників складає 396000 грн. Їхній фактичний ФОП за 2018 рік був 345000 грн. Середня кількість днів відпустки 27,06 (див. вище приклад 1). Тоді:

Планові відпускні 2019 = (396000+345000)/(2×354) ×27,06 =28321,27 грн.

Коефіцієнт резервування 2019 = 28321,27/396000 = 0,0715. Точність розрахунку залежить саме від визначення планових показників. Точніше буде, звичайно, вирахувати по кожному працівнику на основі затвердженого графіка, використовуючи дані по його доходу за минулі 12 місяців (фактичні + планові). У будь-якому разі коефіцієнт відпускних – це приблизна цифра, яку неможливо вирахувати з абсолютною точністю, тому можна винайти й інші варіанти розрахунку даного коефіцієнта. Так чи інакше, забезпечення відпускних можна коригувати, якщо його не вистачає, та списувати, якщо воно було надмірне. Все це дозволяється обліковими стандартами.

Єдине, що ще можна додати при майбутньому розрахунку забезпечення ще треба домножати коефіцієнт резервування на коефіцієнт ЄСВ, тобто 1.22.

☛ При розрахунку забезпечення відпусток не забуваємо про ЄСВ (додатковий коефіцієнт 1.22)

Приклад 3. Нехай у січні зарплата адмінперсоналу склала 37000 грн. Коефіцієнт забезпечення = 0,0715 (див. приклад 2). Тоді забезпечення відпускних = 37000×0,0715×1,22 = 3227,51 грн