Резерв відпусток: створення та облік

Що таке резерв відпусток в бухгалтерському обліку

Резерв відпусток правильно називати забезпеченням на виплату відпусток (абз. 2 п. 13 НП(С)БО 11 «Зобов’язання»). Принаймні так його називають в офіційних документах Мінфіну. Однак у підпункті 139.1.1 ПК також згадується термін «резерв». Також ще є МСБО 37 «Забезпечення, умовні зобов’язання та умовні активи» – для тих, хто застосовує МСФЗ. В оригіналі цього стандарту вживається англомовний термін «provisions», який можна перекласти як певне забезпечення, резерв, запас.

Як і будь-яке забезпечення резерв відпусток невизначений у часі використання та приблизний у розрахунку:

• невизначений у часі, оскільки працівник попри наявний графік може піти у відпустку й поза графіком. А може й узагалі не піти й забезпечення відпускних залишиться невикористаним у потомному році;
• приблизний за сумою, так як точна сума відпускних може бути відома лише у місяці виходу у відпустку та залежить від доходів за попередні місяці, які наперед не вгадаєш (див. визначення забезпечення у п. 4 НП(С)БО 11). Крім того, працівник може не скористатися відпусткою, у його розрахунковому періоді можуть бути відпустки за власний рахунок, призупинення трудових відносин, що виключаються при розрахунку середньої. Також можуть бути премії, розмір яких заздалегідь невідомий. Одним словом, точно вгадати відпускні за кілька місяців до них просто неможливо, тому сума забезпечення є розрахунковою та наближеною.

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник

ОЗНАЙОМТЕСЯ З ІНСТРУКЦІЄЮ

Як виглядає облік відпускних через їхнє забезпечення

Забезпечення (резерв) на виплату відпусток – це наперед нараховані витрати та зобов’язання з оплати відпусток ще до фактичного виходу працівників у відпустку. Виглядає все це таким чином:

• щомісяця – нараховуються витрати на створення забезпечення (резерву) як певний % від загальних витрат на оплату праці підприємства у даному місяці;
• у момент виходу працівника у відпустку – нарахування відпускних здійснюється уже за рахунок забезпечення (резерву). У результаті витрат за цією операцією підприємство уже не несе, так як вони були визнані раніше з нарахуванням забезпечення (резерву). 

Чим забезпечення відрізняється від кредиторської заборгованості

Забезпечення невизначене у часі та сумі. За своєю суттю забезпечення є різновидом зобов’язань, про що й говорять назви вищезгаданих стандартів. Головна відмінність забезпечення від кредиторської заборгованості, інших зобов’язань – це згадана невизначеність дня (часу) погашення й суми, яка потрібна буде підприємству на такий день (час). Натомість за товарною же заборгованістю дата й сума платежу відомі заздалегідь. Натомість за відпускними ні дата, ні сума платежу невизначені, так як вихід працівника у відпустку може відбутися впродовж року, або й узагалі не відбутися. Та й сума відпускних може бути різною.

Чи створює нарахування резерву додаткові витрати впродовж року

Ні, у довгостроковій перспективі не створює. За умови, що працівник скористається відпусткою у повній мірі за визначеним графіком відпусток створення резерву відпусток не змінює загальних річних витрат, тобто сума витрат на оплату праці, включаючи відпускні, буде однаковою як з нарахуванням резерву, так і без. Причини цьому:

• резерв у кінці року обов’язково коригується і його надлишок списується;
• наслідок резерву – це не створення додаткових витрат підприємству, а перерозподіл таких витрат помісячно, рівномірно. Відомо, що працівники зазвичай намагаються піти у відпустку літом, а за допомогою резерву такі витрати «розмазуються» на весь рік.

Однак, коли відпустку запланували, а працівник нею не скористався, то сума уже нарахованого забезпечення, під яке були нараховані відповідні витрати, переноситься на наступний рік. Разом з правом працівника скористатися такою відпусткою або отримати її компенсацію, наприклад при звільненні. Якщо забезпечення не було б, то й ніяких витрат у такому році не було. Вони були б у тому році, коли працівник використає таку відпустку. Проте це не можна вважати якимось суттєвим відхиленням, так як підприємство здобуло вже зобов’язання перед таким працівником виплатити відпускні, тобто такі витрати мають стосуватися саме того року, коли таке зобов’язання виникло. Працівник все одно дану суму отримає – як відпускні або як їхню компенсацію. Таким чином, ніяких нових, додаткових, витрат це забезпечення не створює. 

Увага: забезпечення (резерв) відпусток не створює додаткових витрат підприємству. Відпускні все одно будуть виплачені, а витрати за ними все одно колись будуть.

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Для чого потрібне забезпечення на виплату відпусток

Резерв відпусток забезпечує три функції:

• розподіл витрат підприємства рівномірно впродовж року. По-перше, це потрібно для дотримання принципу нарахування зі статті 4 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік). Попри графік відпусток найчастіше відпустки беруть влітку. Нарахування резерву «згладжує» суму витрат рівномірно за всіма місяцями року й досягається рівномірність доходів і витрат (також див. вище – чи створює резерв додаткові витрати); 
• відображення у звітності та обліку уже фактично існуючого зобов’язання за відпускними. Справа в тому, що працівник «заробляє» собі відпустку практично щодня. Кожний відпрацьований працівником день додає йому дні відпустки, якими він може скористатися. І оплатити йому їх доведеться рано чи пізно – навіть якщо працівник звільниться. Як відомо, є компенсація невикористаних днів відпустки. Таким чином, зобов’язання уже фактично виникло, навіть якщо працівник у цю відпустку ніколи не піде. Витрати й зобов’язання за відпускними у підприємства фактично збільшуються щомісяця, а не тоді, коли працівник іде у таку відпустку;
• уточнення прибутку підприємства. Це витікає з попереднього. Якщо уже фактично існуюче зобов’язання з відпускних не враховувати, то це завищує фактично отриманий прибуток підприємства. Це може мати негативний наслідок, наприклад при нарахуванні дивідендів чи іншому розподілі прибутку.

Увага: головна мета резерву відпусток – рівномірний розподіл витрат за періодами, забезпечення відповідності доходів і витрат за періодами.

Обов’язковість забезпечення на виплату відпусток

Нарахування забезпечення у загальному випадку є обов’язковим. Його вимагають одразу 2 стандарти: пункт 13 НП(С)БО 11 та пункт 7 НП(С)БО 26 «Виплати працівникам». Останній зазначає, що «виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді.» До таких витрат належать витрати право на отримання яких працівником може бути використано в майбутніх періодах, чим і є відпускні. Про обов’язковість створення забезпечення неодноразово нагадували також неодноразово у Мінфіні:

• лист Мінфіну від 09.06.2006 № 31-34000-20-25/12321;
• лист Мінфіну від 20.08.2009 № 31-34000-20-5/22614;
• лист Мінфіну від 23.01.2014 № 31-08410-07-10/1550.

І все ж таки є винятки.

Увага: резерв відпусток обов’язковий (!), окрім тих, хто складає пакет спрощеної фінансової звітності мікропідприємства за формами 1-мс/2-мс.

Хто може не нараховувати резерв відпусток

У пункті 7 розділу І НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність» зазначено, що забезпечення на виплату відпусток можна не нараховувати:

• усім мікропідприємствам (незалежно від системи оподаткування). До них, нагадаємо, належать підприємства, які відповідають щонайменше 2-м із таких критеріїв: балансова вартість активів – до 350 тис. євро, чистий дохід від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) – до 700 тис. євро, середня кількість працівників – до 10 осіб (ч. 2 ст. 2 Закону про бухоблік);
• непідприємницьким товариствам. Вони можуть бути будь-якої організаційно-правової форми, головна особливість – це відсутність мети одержання прибутку (ст. 85 ЦКУ). Їхній статус визначається спеціальними законами і статті 133 ПК. Прикладами можуть бути профспілки, релігійні організації (церкви), ОСББ.

Не створювати забезпечення для таких суб’єктів – це право, а не заборона. Дані підприємства можуть створювати забезпечення, якщо вважають це за необхідне. Обов’язково треба тільки вказати про це в наказі про облікову політику.

Також не повинні та й не можуть створювати забезпечення фізособи-підприємці, так як вони не ведуть бухгалтерський облік за Законом про бухоблік і НП(С)БО на них не діють.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Під які відпустки створюється забезпечення

Забезпечення створюється на всі види відпусток, які накопичуються, тобто при їхньому невикористанні вони «не згорають» та переносяться на наступний рік (робочий чи календарний). Наводимо перелік таких відпусток.

Відпустки, на які не нараховується резерв, – це відпустки, право на яких не накопичується, тобто право на них не поширюється на майбутні періоди (п. 3 НП(С)БО 26). По-перше, працівник може нею й не скористатися (відпустка на навчання). По-друге, якщо нею не скористалися, то право на неї після закінчення року чи певно події згорає. Наприклад, додаткова відпустка особам з інвалідністю та учасникам бойових дій. Отже, такі витрати не підлягають накопиченню. Відповідно до пункту 7 НП(С)БО 26 такі виплати визнаються зобов’язанням у тому періоді, у якому час відсутності працівника на роботі підлягає оплаті. Одночасно визнаються й витрати.

Увага: під декретні відпустки забезпечення не створюється. Однак згадайте про соціальні відпустки на дітей.

Розрахунок резерву відпусток

Забезпечення (резерв) на оплату відпусток можна розрахувати, користуючись нижченаведеним алгоритмом.

Крок 1. На початок року визначаємо плановий фонд оплати праці (ФОП).

Наприклад, у нас є 15 працівників з такими окладами та преміальними за штатним розписом ­– розрахунок резерву відпусток наведений у таблиці нижче. У цьому розрахунку відпускні, по-суті, входять до річного ФОП, так як вони є компенсацією зарплати за час перебування у відпустці, а не додатковою виплатою понад ФОП.

Увага: на початку року порахуйте плановий фонд оплати праці та зробіть графік відпусток – ці дані потрібні для нарахування резерву відпускних.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку у 2024 році: практичні ситуації

Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам

СКАЧАТИ ПРИКЛАДИ ВІД ЕКСПЕРТА

Крок 2. Визначаємо середньоденну оплату праці за вирахуванням святкових і неробочих днів. Розрахувати планову середньоденну можна за формулою:

Так як з 18.03.2022 і далі під час воєнного стану святково-неробочих днів немає, то беремо Кс = 0 днів (див. ст. 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136). Взагалі ж у статті 73 КЗпП зараз святково-неробочих днів 12 – вони «з’являться» у розрахунку після скасування воєнного стану.

Виходить, що планова середньоденна зарплата за прикладом: 1650000/(365–0) = 4520,55 грн. До розрахунку планових відпускних можна підійти і складніше – порахувати окремо за кожним працівником, виходячи з його доходів за попередні 12 місяців з урахуванням складеного графіка виходу у відпустки.

Крок 3. Рахуємо планову середню кількість днів відпустки. Щорічна основна відпустка має тривалість не більше 24 к. днів (ст. 6 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР). Окремі групи працівників певних галузей мають відпустку більшої тривалості. Працівники, що мають дітей отримують додаткову відпустку тривалістю 10 к. днів.

У нашому прикладі, якщо підприємство має 9 працівників з загальною тривалістю відпустки 24 к. днів та 6 працівників з тривалістю 34 к. дні, то середня буде: (24×9+34×6)/(9+6) = 28,00 к. днів.

ПРАВИЛА НАДАННЯ ЩОРІЧНОЇ ВІДПУСТКИ У 2024 РОЦІ

Крок 4. Розраховуємо планові відпускні. Це можна зробити за формулою:

За прикладом: 4520,55 грн × 28 к. днів = 126575,40 грн.

Крок 5. На початку року визначаємо коефіцієнт резервування. Його розраховуємо один раз за весь рік за формулою:

Від планового річного ФОП віднімаємо у формулі планові відпускні за рік (у т.ч. компенсацію відпускних), так як забезпечення нараховується як % від зарплати без відпускних (див. далі бухгалтерські проведення, де відпускні нараховуються окремо від іншої зарплати). Крім того, в нашому розрахунку річний ФОП включає в себе відпускні, так як її було отримано шляхом множення місячного ФОП на 12.

За прикладом виходить, що:

Виходить, що % забезпечення відпускних становить 8,31%.

Крок 6. В кінці місяця після нарахування заробітної плати визначаємо суму забезпечення відпускних за формулою:

У цій формулі заробітна плата за місяць – це тільки зарплата (без відпускних, лікарняних тощо). Щодо коефіцієнту ЄСВ, то він дорівнює:

• 1.22 – у загальному випадку;
• 1.0841 – за фондом оплати праці осіб з інвалідністю.

Так як коефіцієнт ЄСВ може бути різний, то для звичайних працівників і осіб з інвалідністю визначати забезпечення відпускних слід окремо.

Якщо є працівники з зарплатою понад базу ЄСВ. Також зверніть увагу, що якщо у підприємства є працівники з заробітною платою понад 15 мінімальних заробітних плат (максимальної бази ЄСВ), то при нарахуванні забезпечення відпускних на суму зарплати понад таку базу можна вважати, що відпускні якраз входять у базу ЄСВ, аби не ускладнювати формулу розрахунку забезпечення. Тоді в обліку таких працівників:

• при нарахуванні відпускних також нараховуємо й ЄСВ на них – за рахунок забезпечення;
• «обрізаємо» ЄСВ при нарахуванні решти зарплати.

Такий підхід «спрацює», якщо відпускні ≤ 15 мінімальних заробітних плат (у квітні-грудні 2024 – це 120000 грн). Інакше, треба за такими працівниками окремо рахувати забезпечення відпускних.

Увага: забезпечення відпускних має враховувати не тільки відпускні, але й необхідний ЄСВ за ними, адже це теж неминучі й пов’язані витрати.

Скільки коефіцієнтів резервування потрібно

У вищенаведеному прикладі розраховували один коефіцієнта на все підприємство. Однак за потреби можна порахувати коефіцієнти резервування на кожний підрозділ окремо. Дане питання НП(С)БО не регулюється. Також не врегульоване й питання розрахунку планових показників – планових відпускних і планового фонду оплати праці. Ніхто не ставить завдання розрахувати забезпечення (резерв) на виплату відпусток з високою точністю. Усе залежить від кількості працівників, наявної системи планування на підприємстві, якщо така взагалі є.

Відпускні та лікарняні демобілізованим працівникам

Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку

РОЗ'ЯСНЕННЯ+РОЗРАХУНКОВІ ПРИКЛАДИ

Резерв відпусток: бухгалтерські проводки

Розглянемо проводки на прикладі, який ми розпочали раніше. Зверніть увагу, що забезпечення нараховується такими стандартними проведеннями щомісяця. Одразу взяти й нарахувати забезпечення відпускних на початку року – це помилка, яка порушує принцип нарахування та взагалі всю суть резерву відпускних.

Увага: забезпечення відпускних нараховуємо щомісяця після нарахування зарплати.

Перегляд резерву на дату балансу

Підприємства, що нараховують забезпечення, також вчасно коригувати його треба обов’язково – в кінці року при інвентаризації забезпечення, як того вимагає підпункт 8.2 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, яке затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879). Водночас залишок забезпечення визначається станом на 31 грудня звітного року.

Окрім річної інвентаризації також можна в кінці кварталу переглянути коефіцієнт резервування, якщо є така потреба. Наприклад, змінилися оклади, тривалість відпусток, кількість працівників. Однак, якщо суттєво показники підприємства не змінювалися, то щокварталу переглядати резерв відпусток – це зайве. 

Увага: інвентаризація забезпечення відпускних раз на рік перед складанням фінансової звітності – обов’язкова.

Згідно уже згаданого Положення про інвентаризацію залишок забезпечення на виплату відпусток станом на кінець звітного року має визначатися за розрахунком, який базується на кількості днів невикористаної щорічної відпустки та середньоденній оплаті праці працівників.

Розрахунок необхідного залишку забезпечення в такому разі можна здійснити за формулою (див. п. 8.2 Положення № 879):

У вищенаведеній формулі:

• Кс – це кількість святково-неробочих днів впродовж 12 місяців. Нагадуємо, що таких днів немає, починаючи з 24 березня 2022 року і далі впродовж дії воєнного стану;
• Кн – це кількість невідпрацьованих працівниками днів впродовж 12 місяців з поважних причин, коли за ними не зберігався заробіток, наприклад дні відпустки за власний рахунок, дні призупинення трудових відносин.

Штрафи-2024: несвоєчасне подання звітності та несплата податків

📌Не подали або несвоєчасно подали податкову звітність
📌Не дотримали строків зберігання документів
📌Невчасно сплатили податки

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ТА ШТРАФИ

Приклад коригування резерву відпусток. Інвентаризація резерву відпусток проводиться підприємством станом на 31 грудня 2024 р. (перед складанням фінансової звітності за 2024 рік). Дані для перерахунку такі:

• 20 днів – кількість днів щорічної відпустки, які були невикористані працівниками та переходять на 2025 рік;
• 15 к. днів – один з працівників був у відпустці за власний рахунок у лютому 2024 року;
• 200000 грн – фактична зарплата працівників за період січень 2024 р. – грудень 2024 р. Місяць грудень включаємо повністю, оскільки залишок цього забезпечення вже буде використовуватися у 2025 році.

Розрахунок залишку забезпечення має вигляд: 200000/(366 – 0 – 15) × 20 × 1,22 = 569,80 × 20 × 1,22 = 13903,13 грн. У розрахунку 0 – це кількість святково-неробочих днів у січні 2024 – грудні 2024 (припускаємо, що військовий стан триватиме весь рік).

Однак залишок забезпечення становить 14500 грн. Необхідно зменшити забезпечення на суму: 596,87 грн (= 14500 – 13903,13). Необхідні бухгалтерські проведення для відображення ситуації наведені у таблиці нижче.

Якщо треба навпаки – збільшити забезпечення відпускних, то робимо це тими ж проведеннями, що й при нарахуванні забезпечення, наприклад Дт 92 Кт 471 на суму коригування.

Оподаткування резерву відпусток

Щодо оподаткування нарахування забезпечення оплати відпусток, то тут усім платникам податків повезло – він повністю визнається в податковому обліку:

• у «малодоходників» – фінрезультат формується за даними бухобліку;
• у «великодоходників» – коригування фінрезультату на забезпечення (резерву) витрат на оплату відпусток не здійснюється (пп. 139.1.1 ПК, також лист ДФС від 25.02.2019 № 717/6/99-99-15-02-02-15/ІПК);
• у платників єдиного податку – взагалі не впливає на об’єкт оподаткування.

Відповідальність за нестворення забезпечення

З вищенаведеного можна дійти висновки, що не створюючи забезпечення оплати відпусток підприємство порушує правила бухобліку. Але відповідальність тут тільки адміністративна (ст. 164-2 КпАП):

• виявлення порушення вперше – штраф від 136 до 255 грн;
• повторне виявлення впродовж року – штраф від 170 до 340 грн.

Як бачимо, суми незначні. Крім того, накласти даний штраф може тільки Державна аудиторська служба, яка перевіряє тільки бюджетні організації та комерційні підприємства, які отримують кошти з бюджету чи співпрацюють з бюджетними установами. Також вимагати забезпечення відпускних у АТ можуть аудитори в ході обов’язкового аудиту щорічної фінансової звітності.

БРОНЮЄМО ПРАЦІВНИКІВ

Ця стаття систематизує інформацію про процедуру бронювання з урахуванням нещодавніх змін у законодавстві та запровадження бронювання через Портал Дія. П’ять готових зразків допоможуть підготувати пакет документів для бронювання за списками військовозобов’язаних

ІНСТРУКЦІЯ ЗІ ЗРАЗКАМИ ДОКУМЕНТІВ

Резерв відпусток у фінансовій та податковій звітності

У податковій звітності нарахування забезпечення не відображається ніяк, так як воно «розчиняється» у загальному фінрезультати до оподаткування.

Щодо фінансової звітності, то його залишок слід наводити у ряд. 1660 «Поточні забезпечення» Звіту про фінансовий стан за НП(С)БО 1 та ряд. 1595 «Розділ ІІ» спрощеного балансу за НП(С)БО 25 (форма 1-м; 1-мс – за бажанням). Витрати на створення забезпечення у фінансовій звітності окремо не виділяються, так як вони потрапляють до тих же витрат, що й заробітна плата.