Позапланова інвентаризація КНП

Позапланова інвентаризація це

Позапланова інвентаризація — це інвентаризація, яку проводять раптово без попередження матеріально відповідальних осіб. Вона відсутня в річному плані проведення інвентаризацій. Де шукати такий план? Зазвичай планові інвентаризації прописують у таких внутрішніх документах, як:

• наказ про облікову політику;
• наказ про організацію бухгалтерського обліку;
• наказ про службу внутрішнього аудиту КНП;
• внутрішнє положення про інвентаризацію.

Якийсь з цих документів повинен бути у КНП і врегульовувати частоту проведення інвентаризацій матеріально відповідальних осіб. Ще один документ, де може бути прописана частота інвентаризації – договір про повну матеріальну відповідальність, який укладають з матеріально відповідальною особою (МВО). Отже, хочете провести раптову інвентаризацію — попередньо дослідіть внутрішню нормативку медзакладу-КНП.

Увага: Позапланові інвентаризації проводять у час, який не передбачений внутрішньою нормативкою медзакладу-КНП. Не можуть вони бути й періодичними.

Планові інвентаризації в КНП

Щоб зрозуміти особливості позапланових інвентаризацій спочатку треба зрозуміти суть планових. Окрім внутрішньої нормативки медзакладу планові інвентаризації можуть бути передбачені у загальній нормативці, яка стосується усіх медзакладів. Як мінімум, є щорічна інвентаризація активів, яку починають проводити з 1 жовтня і здійснюють згідно п. 7 розділу І Положення про інвентаризацію з наказу Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879). Це Положення стосується не тільки медзакладів-КНП, але й усіх суб’єктів господарювання, навіть бюджетних установ.

Увага: В кінці кожного кварталу – це звичайна частота проведення інвентаризації запасів у МВО.

Інвентаризацію запасів, як правило, проводять щокварталу. Однак, може бути й частіше або обов’язково. Усе залежить від виду ТМЦ, внутрішніх документів медзакладу-КНП, а також приписів галузевої специфічної нормативки. Наприклад, згідно ст. 33 Закону “Про наркотичні засоби…” від 15.02.1995 р. № 60 (далі – Закон № 60) інвентаризацію наркотичних і психотропних речовин здійснюють в обов’язковому порядку щокварталу. Виходить, що будь-яка інвентаризація, яка не вписується у встановлену зовнішніми чи внутрішніми документами частоту, буде позаплановою.

Коли проводиться позапланова інвентаризація

Позапланова інвентаризація КНП стає обов’язковою у наступних випадках:

• виявлення крадіжки або зловживань, пошкодження, псування матеріальних цінностей (п. 7 Положення № 879). Яким чином фіксується факт такої події Положення № 879 не передбачає, але провести таку інвентаризацію треба у той же день, коли такий факт виявлено. Інвентаризація проводиться в тих обсягах, які визначає керівник підприємства;
• за рішенням суду (п. 7 Положення № 879). У ньому має бути зазначений строк проведення. Крім того, усе залежить також і від дати отримання такого рішення;
• за рішенням перевіряючих органів. Наприклад, таке право має ДПС (пп. 20.1.9 ПКУ), органи державного фінансового контролю (у разі відмови – через рішення суду). Останнім таке право дано п. 4 ст. 10 Закону від 26.01.1993 р. № 2939. Також може бути внутрішній аудит з залученням представників Держлікслужби в рамках здійснення контрольних заходів за лікарськими та наркотичними засобами (пп. 10 та пп. 17 п. 4 постанови Кабміну від 12.08.2015 р. № 647). Окрім цього може бути інвентаризація за приписом слідчих органів поліції, СБУ тощо.

  Резерви та забезпечення в обліку КНП — БЕЗПЛАТНИЙ ВЕБІНАР 23.10.2019

► для кого резерви обов'язкові; ► сформувати, використовувати та обліковувати:резерв відпусток, резерв сумнівних боргів ► як інвентаризувати резерви ► як відповідатимете за «резервні» помилки

ЗАРЕЄСТРУВАТИСЯ

Окрім наведених випадків, обов’язкові інвентаризації здійснюються при ліквідації, реорганізації, зміні МВО. Але вважати їх позаплановими (раптовими) не можна, так як про них відомо заздалегідь.

Проведення позапланової інвентаризації без підстав

Так, проводити позапланову інвентаризацію без підстав можна. При цьому для проведення позапланової інвентаризації наявність вищеописаних обставин є не обов’язкова. Це випливає з ч. 2 ст. 10 Закону “Про бухгалтерський облік…”від 16.07.1999 р. № 996 (далі – Закон про бухоблік). Керівник підприємства може визначати як об’єкти, так і періодичність інвентаризацій. І ніде немає забороняючої норми чи обов’язку керівника попередити МВО. Отже, якщо директор медзакладу бажає провести інвентаризацію раптово і без попередження МВО, то він цілком має на це право.

З цього ще один важливий висновок – збирати попередньо факти існування крадіжки чи зловживань для того, щоб обґрунтувати підстави інвентаризації – немає потреби. Можна одразу видати наказ про проведення раптової інвентаризації взагалі без пояснення причин, посилаючись лише на ч. 2 ст. 10 Закону про бухоблік.

Увага: Проводити/не проводити, коли проводити інвентаризацію, планово/раптово – це вирішує керівник КНП одноосібно. Виняток – перелік обов’язкових інвентаризацій згідно вимог законодавства.

Чим позапланова інвентаризація відрізняється від планової

В цілому нічим, окрім наступних деталей:

• МВО не попереджають про проведення інвентаризації;
• переважним напрямом здійснення позапланових інвентаризацій є каса, склад, місця зберігання матеріальних цінностей;
• як початок з підготовчими заходами, так і кінець інвентаризації з оформленням документів має відбуватися виключно в присутності інвентаризаційної комісії. Під підготовчими заходами мається на увазі групування запасів, їх сортування, розкладання за їх назвами, сортами, розмірами таким чином, щоб зручно було рахувати. Усі інвентаризаційні описи та акти слід оформляти у присутності МВО.

Увага: При раптовій інвентаризації абсолютно всі процедури на місці зберігання матеріальних цінностей мають відбуватися у присутності інвентаризаційної комісії, включаючи сортування цінностей.

У всьому іншому проведення планової та позапланової (раптової) інвентаризації, а також порядок їх документального оформлення співпадають. 

У чому особливість інвентаризації у медзакладі-КНП

Тепер щодо особливостей медзакладів-КНП. У них існують 2 специфічні ділянки:

• лікарські засоби та медвироби (їх інвентаризації присвячені пп. 7-11 Методрекомендацій з ведення їх обліку у закладах охорони здоров’я за наказ МОЗ від 02.01.2019 р. № 15, далі – Методрекомендації № 15);
• наркотичні засоби, психотропні речовини і прекурсори (їх інвентаризація згадується у пп. 13-14 присвяченого їм Порядку з постанови Кабміну від 13.05.2013 р. № 333).

Особливості є наступні:

• у ході інвентаризації медвиробів і ліків слід звертати увагу не тільки на їх фактичну наявність, але й на строки придатності. Ті ліки та медвироби, по яким строк придатності вийшов, підлягають обов’язковому вилученню (Правила утилізації затверджені наказом МОЗ від 24.04.2015 р. № 242, а також є п. 6 Методрекомендацій № 15);
• вилучені лікарські засоби та медвироби слід спочатку оприбуткувати як утиль а потім передати для знищення підприємству, яке спеціалізується на цьому (п. 5 розд. 2 Методрекомендацій № 15);
• якщо виявляється нестача наркотичних засобів, психотропних речовин або прекурсорів, то протягом 3-х днів треба повідомити Національну поліцію (ч 2 ст. 33 Закону № 60). 

 Лікарня реорганізувалася в КНП — перереєструйте «швидкі»

• Чому перереєстрація обов’язкова?

Процедури інвентаризації, на які слід звернути особливу увагу

Наведені нижче процедури присутні й при звичайні інвентаризації, однак, при позаплановій вони набувають особливої ваги, а саме:

• видати наказ про проведення інвентаризації, у якому ретельно поставитися до складу інвентаризаційної комісії: у ньому не повинно бути МВО, які перевіряються. Бажано й виключити МВО з суміжних ділянок;
• перевірити правильність роботи терезів та інших вимірювальних пристроїв;
• проконтролювати отримання від МВО, яку перевіряють 2-х розписок:

8. • про здачу до бухгалтерії всіх прибуткових і видаткових документів, проведення повного оприбуткування цінностей, а також списання тих цінностей, які вибували (перша розписка);
   • про те, що вся інвентаризація відбулася у її присутності (друга розписка).

Вищезгадані розписки потрібні для попередження зловживань з боку МВО з приводу того, що не всі документи були нею здані чи оформлені або скарги на те, що інвентаризація відбулася без його її присутності. Так як раптова інвентаризація в першу чергу направлена на виявлення зловживань, то важливість даних розписок зростає, якщо потім планується як мінімум дисциплінарне/матеріальне покарання винної особи.

Документальне оформлення позапланової інвентаризації

Документальне оформлення раптових інвентаризацій стандартне:

• наказ про проведення інвентаризації;
• інвентаризаційний опис запасів (або ТМЦ);
• інвентаризаційний акт (гроші в касі);
• акт про наявність лікарських засобів, які не підлягають подальшому використанню (за потреби, у довільній формі);
• звіряльна відомість активів (звірка з даними бухгалтерії, виявлені розбіжності між даними інвентаризації та обліку);
• протокол засідання інвентаризаційної комісії (зазначається про стан обліку на складі, відділеннях, маніпуляційних кабінетах, кабінетах, фіксування результатів інвентаризації, пропозиції щодо поліпшення обліку та усунення недоліків);
• наказ про урегулювання інвентарних різниць (містить перелік приписів, що слід зробити після інвентаризації: оприбуткувати, списати лікарські засоби, які підлягають вилученню, урегулювати шляхом взаємозаліку інвентарні різниці (пересортиця), віднести на рахунок винних осіб, списати в межах природного убутку).

Засоби індивідуального захисту

• Кому, скільки та за якими нормами

Урегулювання результатів позапланової інвентаризації

Оформлення результатів раптової інвентаризації та проведення їх результатів у бухгалтерському обліку також стандартне. При цьому слід урахувати вимоги пп. 6-8 Методрекомендацій № 15:

• залік пересортиці допустимий лише, якщо ліки та медвироби однакового найменування, тотожної кількості, надлишок і нестача утворилися в один звітний період та в одної й тієї ж МВО;
• нестачі лікарських засобів і медвиробів, якщо вони знаходяться в межах природного убутку, списуються на витрати періоду (якщо придбані протягом року) або за рахунок фінрезультату (якщо придбані в минулих роках). В останньому випадку мається на увазі коригування вартості запасів бухгалтерським проведенням Дт 441 Кт 201 (28). Таке типу проведення відповідає вимогам П(С)БО 6 (як виправлення помилки);
• при виявленні нестач, по яким не встановлені винні особи або вони відмовляються визнати вину, їх слід віднести на позабалансові рахунки (072);
• для проведення результатів інвентаризації в обліку можна використати типову кореспонденцію рахунків з Методрекомендацій з обліку запасів, які містить наказ Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2;
• відшкодування лікарських засобів, медвиробів інших цінностей, по яким виявлена нестача здійснюється з урахуванням норм кабмінівської постанови від 22.01.1996 р. № 116 (для КНП – відшкодування за вартістю відповідно до кабмінівської методики оцінки майна).

Типові бухгалтерські проведення з оформлення результатів раптової інвентаризації наведено нижче: