бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Інвентаризація – це контрольний захід, який дає можливість виявити відхилення між даними бухобліку та фактичною наявністю активів. Яка ж послідовність проведення інвентаризації матеріальних цінностей? У чому особливості інвентаризації ТМЦ на відповідальному зберігання, ТМЦ у дорозі, незавершеного виробництва? Це тема сьогоднішньої консультації.
Інвентаризація кожного з виду активів (виробничих запасів, незавершене виробництво, основні засоби), має свої особливості, хоча загальні правила співпадають. В даній консультації увага приділена інструкції інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (запасів). Саме тут інвентаризація розкриває свої корисні функції:
засіб контролю матеріально-відповідальних осіб;
дієва можливість навести лад в складському обліку та інших місцях зберігання ТМЦ;
можливість здійснити переоцінку ТМЦ;
поставити на облік певні ТМЦ, які з’явилися у підприємства, наприклад через руйнування інших об’єктів;
здійснити оцінку стану ТМЦ (їх псування, руйнування, непридатність до подальшого використання, фізичний знос);
списати за наслідками інвентаризації непотрібні ТМЦ або зіпсовані/зруйновані;
Також інвентаризація ТМЦ стає просто обов’язковою, якщо змінюється матеріально-відповідальна особа, виявлені факти нестачі або псування ТМЦ.
Найкраще всі ці функції розкриваються саме в обліку ТМЦ, так як саме тут виникає найбільша ймовірність зловживань, нестач, пересорту та й просто завжди існує потреба навести лад в обліку значних за кількістю активів.
Інвентаризація матеріальних цінностей та порядок її проведення
Перш ніж проводити безпосередньо саму інвентаризацію необхідно переконатися, що ви належним чином до неї підготовлені. Це, в першу чергу, належним чином підготовлена внутрішня нормативна база та заготовлені форми первинних документів, якими будуть оформлені наслідки проведеної інвентаризації.
при складанні річної фінансової звітності – протягом 3-х місяцівдо дати річного балансу для запасів. Інвентаризація незавершеного виробництва (НЗВ) проводиться протягом 2-х місяців до дати річного балансу;
при зміні матеріально-відповідальних осіб;
при виявленні факту крадіжки, псування ТМЦ.
Як правило у внутрішній нормативці підприємства прописується частота проведення інвентаризацій ТМЦ раз на квартал або навіть раз на місяць, а також склад інвентаризаційних комісій. Їх може бути й не одна, наприклад основна та декілька робочих комісій, якщо підприємство велике зі значними складськими запасами. А ще є й ТМЦ у виробництві.
Увага: Підготовчий етап – це ознайомлення з внутрішніми документами
Закупили ЗІЗ, зокрема респіратори, маски повнолицьові та напівмаски, захисні окуляри тощо. Зазначені засоби придбали з ПДВ, тож за наявності зареєстрованої ПН від постачальника, віднесли суми вхідного ПДВ до податкового кредиту. РИЗИКУЄТЕ ОПИНИТИСЯ У СУДІ
Послідовність дій на попередньому етапі може бути наступною:
ознайомитися з внутрішніми нормативними документами, які регулюють питання частоти та порядку проведення інвентаризації, роботи інвентаризаційних комісій. Це може бути окреме Положення про інвентаризацію або присвячені інвентаризації розділи (пункти) Положення про організацію бухобліку, а інколи й наказу про облікову політику, посадові інструкції працівників відповідальних за здійснення інвентаризації;
перевірити, чи призначений склад інвентаризаційної комісії. На великих підприємствах можуть бути ще й декілька робочих комісій по різних відділах і філіалах. Також доцільно оглянути сам склад комісії. Там можуть бути й керівник, бухгалтер, економіст, товарознавець, інші особи. Головне, щоб там не було матеріально-відповідальних осіб, у яких планується провести інвентаризацію. Не можна призначати головою робочої інвентаризаційної комісії одну й ту саму особу 2 роки поспіль;
ознайомитися з формами первинних документів, за допомогою яких будуть оформлятися результати інвентаризації. В першу чергу, це інвентаризаційний опис та звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів та протокол інвентаризаційної комісії;
ознайомитися з нормами природного убутку. Такий убуток ТМЦ не вважається нестачею (усушка, утруска, вивітрювання). Здебільшого діють ще радянські норми. Якщо норми скасовані чи взагалі відсутні, то підприємство може їх розробити самостійно. Бажано за даним питанням звернутися з індивідуальною податковою консультацією до ДПС, якщо така проблема є. Якщо норми взагалі відсутні, то будь-яка нестача вважається понаднормовою.
Подальші дії залежать від наслідків 3-х попередніх:
заготовити (розробити) форми первинних документів для здійснення інвентаризації. Зазвичай використовують документи з наказу Мінфіну від 17.06.2015 № 572 (далі – Наказ № 572) або давнього наказу Мінстату від 21.06.1996 р. № 193. Перший з цих документів, хоча й стосується в назві бюджетних установ, використовуватися може всіма підприємствами. Враховуючи його “свіжість”, рекомендуємо зупинитися саме на ньому, а ідеально взагалі підредагувати форми бланків “під себе”, що й було зроблено у наведених у цьому матеріалі шаблонах і зразках. Це цілком дозволено. Головне, щоб виконувалися вимоги щодо обов’язкових реквізитів з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.
Увага: Усім підприємствам можна використовувати “бюджетні” форми з Наказу № 572 – вони універсальні
Додамо, що плани можуть зазнати коригувань, якщо відсутня матеріально-відповідальна особа, наприклад перебуває на лікарняному. Тут треба буде провести інвентаризацію в інший час. Якщо дана ситуація не врегульована у внутрішній нормативці, то доведеться видавати наказ про проведення інвентаризації, який повинен містити дату інвентаризації, причини перенесення, склад комісії.
Порядок проведення інвентаризаціїматеріальних цінностей: інвентаризацію проводять по місцям зберігання та окремо по матеріально відповідальним особам. Отже, все підготовлено й комісія зайшла до приміщення з ТМЦ. Послідовність дій має бути наступна:
розписка до. З матеріально-відповідальної особи необхідно отримати розписку про те, що до початку інвентаризації вона здала всі прибуткові та видаткові документи на ТМЦ в бухгалтерію та оприбуткувала всі цінності, які надійшли, й списала ті цінності, які вибули (ч. 2 п. 6 розд. ІІ Положення № 879). Дана розписка здійснюється прямо в бланку інвентаризаційного опису;
перерахунок, обміри, переважування ТМЦ слід здійснювати у приміщенні, де цінності зберігаються, у порядку їх розміщення. Переходити від одних цінностей до інших необхідно послідовно, наприклад, рухатися по полицям, стелажам в приміщенні по колу, а не хаотично, щоб не пропустити певну полицю, стелаж. Якщо приміщень у матеріально відповідальної особи декілька, то їх теж треба обходити послідовно;
опломбувати приміщення, якщо з інвентаризацією за день не встигли або треба покинути на певний час приміщення. Там же треба залишити й інвентаризаційні описи, а не брати їх з собою, так як усі записи й сам процес інвентаризації мають здійснюватися виключно у присутності матеріально відповідальної особи. При опломбуванні та знятті пломб вона також має бути присутня;
якщо виявляються зіпсовані ТМЦ, то їх треба заносити до окремого інвентаризаційного опису (п. 4.4 розділу ІІІ Положення № 879). Там має бути вказано про ступінь псування, кількість, причини;
інвентаризаційний опис мають підписати усі члени комісії та матеріально відповідальна особа. Порожні рядки прокреслюємо. Помилки виправляти можна, але тільки коректурним способом (закреслити, щоб було видно закреслений текст; підписати всіма членами комісії “Виправленому вірити”);
розписка після. Матеріально відповідальна особа пише розписку, що інвентаризація відбулася в її присутності й претензій до комісії немає та що вона приймає на відповідальне зберігання перераховані ТМЦ.
Зверніть увагу, що інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії. Якщо хтось захворів, то слід змінювати комісію або замінити такого працівника (лист Мінфіну від 15.12.2003 р. № 31-04200-30-23/19). Однак, якщо захворіла матеріально відповідальна особа, то все – інвентаризація відкладається, так як її можна проводити лише у присутності матеріально відповідальної особи.
Відпуск та надходження цінностей можуть під час інвентаризації продовжуватися. У такому разі на всіх прибуткових і видаткових документах треба здійснювати позначку “Після інвентаризації” (п. 9 розд. ІІ Положення № 879).
Після інвентаризації
Після закінчення інвентаризації необхідно:
передати інвентаризаційний опис до бухгалтерії;
оформити звіряльну відомість, якщо були виявлені розбіжності між даними інвентаризації та бухгалтерського обліку. Така відомість має відображати надлишок, нестачу, пересортицю по кожному виду ТМЦ та містити загальні суми. Оцінка відбувається за обліковою вартістю;
оформити протокол інвентаризаційної комісії. Протокол має містити загальні результати інвентаризації (надлишок, нестача, відповідність факту та облікових даних), пропозиції з урегулювання пересортиці, причини виникнення нестач і надлишків. На оформлення протоколу відводиться 5 робочих днів після завершення інвентаризації (п. 2 розділу IV Положення № 879).
Як приклад наводимо Інвентаризаційний опис запасів (товарно-матеріальних цінностей),який розроблено на основі такого ж опису з Положення № 879, але адаптовано під підприємства.
Відображення інвентаризаційних різниць здійснюється наступним чином:
нестачі списуються через Дт рахунку 947 “Нестачі та втрати від псування цінностей”. Якщо нестача в межах норми природного убутку, то тоді вона відноситься на ті ж рахунки, куди списуються ці запаси при їх нормальному використанні, наприклад рахунок 23 “Виробництво”, 91 “Загальновиробничі витрати” тощо;
у разі, якщо нестача перевищує норму природного убутку також нараховується ПДВ на підставі п. 189.1 ПКУ та п. 198.5 ПКУ на суму такого перевищення. Вважається, що цінності були використані у негосподарській діяльності;
надлишки вносяться в Кт рахунку 719 “Інші доходи від операційної діяльності”;
якщо нестача пов’язана з винною особою, то вона обліковується ще й додатково на позабалансовому рахунку 072 “Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей”, поки така особа не буде знайдена і не розрахується.
Списано нестачу сировини і матеріали в межах норм природних втрат
23, 91, 92
201
500,00
Списання нестачі сировини і матеріалів понад межі природних втрат
947
201
1000,00
Нараховано ПДВ за п. 189.1 ПКУ та п. 198.5 ПКУ, зареєстрована податкова накладна з компенсуючим податковим зобов’язанням протягом 20 к. днів після закінчення місяця складання
947
641.1
200,00
Віднесено збиток на винну особу
375
719
1200,00
072
1200,00
Винна особа відшкодувала суму збитків, зарахувавши гроші на поточний рахунок підприємства*
Строк, протягом якого до податкового боржника не застосовуватимуть заходи стягнення, скоротили удвічі! Як податківці стягуватимуть борг, та які обставини пом’якшать податкові штрафи підкаже експерт.
МШП (рахунок 22). Складати інвентаризаційні описи не потрібно (п. 4.1 розділу ІІІ Положення № 879). Порівнюються лише МШП, що фактично є у матеріально відповідальних осіб та відомість оперативного обліку. Якщо є нестача, то складається акт інвентаризації .
Тара. Якщо тара знаходиться під товаром, то її інвентаризація здійснюються одночасно з інвентаризацією товару. В інвентаризаційному описі вона має бути відображена окремо за її видами.
ТМЦ у дорозі. Такі цінності вносяться до окремого інвентаризаційного опису. Однак, мають бути певні документи, які підтверджують вартість таких ТМЦ, наприклад, акти приймання, накладні і т.д.
Незавершене виробництво. Порядок такий же, як і для звичайних ТМЦ, але виникає дві проблеми:
розділити ТМЦ, які відносяться до виробничих запасів, готової продукції та ті, які уже вважаються НЗВ. До НЗВ відносяться ті цінності, обробка яких розпочалася. Та ж сировина і матеріали, які лежать у виробничому цеху, але їх ще не почали обробляти – це виробничі запаси, а не НЗВ. Також не вважаються НЗВ остаточно забраковані деталі та вузли – це виробничий брак. Однак, до НЗВ належать уся продукція, обробка якої незакінчена або яка ще не прийнята відділом контролю, наприклад через неукомплектованість. Перелік складу НЗВ можна знайти у п. 573 Методрекомендацій з формування собівартості продукції (робіт, послуг) у промисловості, наказ Мінпромполітики від 09.07.2007 р. № 373 (далі – Методрекомендації № 373);
серед НЗВ порахувати, скільки саме матеріалів, сировини на них пішло, враховуючи той ступінь обробки який є. У такій ситуації доводиться користуватися певними технічними нормами, регламентами, оцінювати ступінь завершеності робіт. Якихось універсальних підходів немає, так як виробництво різне: машинобудування та підготовка суміші для випікання у харчовій промисловості – різне.
До речі, існує одне неписане правило – у харчовій промисловості НЗВ відсутнє. Вважається, що обробка виробу закінчена – ніхто не показує “недопечений” хліб, “недоварене” пиво чи “недороблені” цукерки. Все відносять до виробничих запасів. Корисними тут можуть бути Методрекомендації № 373. У п. 582 Методрекомендацій № 373 сказано: “у цехах виробництв з коротким технологічним циклом оцінка незавершеного виробництва проводиться тільки за собівартістю сировини, матеріалів і напівфабрикатів, що перебувають в переробці”. Якраз виробництво у харчовій промисловості можна вважати коротким технологічним циклом.
Затвердженого інвентаризаційного опису незавершеного виробництва немає. Можна користуватися або адаптувати той же самий наведений тут Інвентаризаційний опис запасів (товарно-матеріальних цінностей).
Інвентаризація цінностей, що не належать підприємству
Якщо ТМЦ знаходяться у підприємства лише на відповідальному зберіганні, тобто не належать йому, то правила інвентаризації (порядок, строки, комісія) ті ж самі, що й для його власних ТМЦ. Однак, інвентаризаційний опис таких цінностей складається окремо. Вартість має бути з договорів, актів приймання. Облік таких цінностей ведеться на позабалансовому рахунку 023 “Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні”.
Наостанок наводимо як зразок Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання (за основу взято бланк з Наказу № 572).
По запасах, які зіпсувалися, порядок дій наступний:
щодо них потрібно провести окрему інвентаризацію. Така інвентаризація обов’язкова за п. 7 розд. І Положення № 879. Це у ситуації, коли уже відомо, що вони зіпсувалися. Наприклад, напрацювали холодильники чи морозильні камери;
списати їх треба буде на понаднормові витрати;
нараховувати ПДВ все ж таки доведеться – негосподарське використання. Отже, компенсаційне податкове зобов’язання з ПДВ, п. 198.5 ПКУ. Звичайно, якщо не доведете обставини непереборної сили, наприклад повінь. Тоді приклавши довідку з Торгово-промислової палати можна буде й ПДВ не нараховувати;
бажано на цінності, які зіпсувалися, скласти окремий інвентаризаційний опис;
списати запаси можна або на основі лише протоколу інвентаризаційної комісії – його цілком достатньо, або ж ще додатково скласти акт списання запасів + наказ керівник на списання. Тобто вийде протокол комісії + акт списання запасів + наказ керівника, який посилається на протокол та акт. Саме Положення № 879 це питання не врегульовує, але у протоколі мають зазначатися висновки та рекомендації комісії після інвентаризації. Такою рекомендацією і може бути – “списати”. Однак, заради певності складають наказ з актом. Особливо, цей варіант кращий, якщо були обставини непереборної сили й треба обґрунтувати відсутність ПДВ.
Форму акта списання запасів можна розробити самостійно, використавши обов’язкові реквізити первинних документів з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. У акті доцільно зробити опис тих цінностей, які списуються, їх балансової вартості, а також вказати дату списання та підставу – наказ керівника. Також, як протокол, так і акт списання запасів мають містити пояснення причин того, чому цінності зіпсувалися: недбалість матеріально-відповідальної особи, відключення електроенергії, обставини непереборної сили, закінчення терміну придатності, порушення умов зберігання, умисне псування.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
