бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Списать топливо без подтверждения его хозяйственного использования можно далеко не всем. О путевом листе и его роли в документальном оформлении списания топлива. Как его составить, что он должен содержать, как заполнить путевой лист легкового и грузового автомобиля, Путевой лист на электромобиль – в комментарии
Путевой лист — это документ для учета работы автомобиля
Путевой лист — это документ для учета проделанной работы автомобилем, содержащий данные о количестве потребленного горючего, которое в свою очередь зависит от пройденного расстояния. Это основная, но не единственная информация этого документа. Однако его обязательность отменили уже давно — сделали это Законом от 05.07.2011 № 3565-VI. Целью было ослабить чрезмерное государственное регулирование автомобильных перевозок. Еще есть решение Высшего административного суда от 21.09.2017 № К/800/34426/16, признающее необязательность путевого листа. Однако не все так просто с бухгалтерским учетом, а точнее налоговым учетом.
Горюче-смазочные материалы списываются на основании данных о пробеге автомобиля. Предприятию следует иметь свои нормы расхода топлива и горюче-смазочных материалов, которые утверждены внутренним приказом. Для разработки таких норм можно положить в основу документы. которые разработаны Минфраструктуры и ГП «ДержавтотрансНИИпроект»:
Методические рекомендации и базовые нормы являются временными и только рекомендательными. На сегодняшний день «одного и для всех» официального и обязательного документа по списанию топлива нет. В будущем Мининфраструктуры совместно с ГП «ДержавтотрансНИИпроект» должны разработать Госстандарт Украины в сфере нормирования расхода топлива на автомобильном транспорте. Так как обязательного документа в этой сфере нет, то и следует разработать и утвердить нормы списания топлива собственного, в котором учесть особенности именно тех транспортных средств, которые использует предприятие.
Превышение норм расхода топлива учитывается по правилам бухгалтерского учета с учетом внутренних документов — приказа об учетной политике и внутренних норм списания топлива. Плательщикам налога на прибыль — крупнодоходникам корректировать финансовый результат до налогообложения на сумму превышения расхода горючего над линейной нормой не требуется (письмо ГФС от 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15).
Податківці анулюють ліцензії на зберігання пального за заявою ліцензіата або своїм рішенням. Розглянемо, у яких випадках анулюють ліцензію і які наслідки матиме підприємство. Підказки експерта допоможуть подати заяву, щоб анулювати ліцензію завласним бажанням
Ничем. Такой вывод напрашивается на анализе налоговых проверок. Одного лишь приказа руководителя о направлении автомобиля на определенное задание явно недостаточно, так как такой приказ не фиксирует:
фактически выполненную работу (километры);
фактический маршрут, назначение передвижения. А если автомобиль используется водителем для личных целей?
Аналогию можно провести с командировкой, где приказ на командировку достаточный для начисления суточных, но недостаточный для подтверждения расходов на проезд, ведь надо еще и транспортные билеты. Так и здесь, надо документ, который зафиксирует приведенные выше показатели.
По сути, субъекту хозяйствования нужно заново изобрести путевой лист. О необходимости продольного письма несмотря на его отмену неоднократно высказывались и государственные органы:
письмо Мининфраструктуры от 20.11.2012 № 25/3717-12;
письмо ГФС от 29.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15;
письмо ГФС от 02.11.2015 № 23178/6/99-99-02-02-15.
Налоговики этих письмах признают, что путевой лист может быть разработан налогоплательщиком самостоятельно. Главное, чтобы он был утвержден приказом предприятия (в их варианте — приказом об учетной политике, хотя он несколько для других целей).
Кто может обойтись без путевого листа
Учитывая приведенные рассуждения, без путевых листов могут обойтись разве что:
плательщики налога на прибыль-малодоходники, неплательщики НДС;
единщики-предприниматели групп 2 и 3 (ставка 5%). Они неплательщики НДС;
единщики-юрлица группы 3 (ставка 5%). Это тоже неплательщики.
Им не надо доказывать расходы на амортизацию и не надо доказывать налоговый кредит по НДС, у них нет и налоговых разниц. Топливо они могут списывать свыше нормы или вообще не использовать никаких норм. Что же, в таком случае можно и без путевых листов. Но для них путевой лист может иметь другое первоочередное назначение — контроль расхода топлива водителями. Если не контролировать, то понятно, что может происходить.
Внимание: путевой лист все-таки нужен всем независимо от системы налогообложения, хотя бы для контроля.
Податкова готує «чорний список» несумлінних платників, щоб управляти податковими ризиками і впливати на сплату податків. Хто і як готуватиме цей список і чим це загрожує платникам, розповімо у цьому матеріалі
В статусе путевого листа можно не сомневаться. Первичный документ содержит сведения о хозяйственной операции. Правильно составленный путевой лист содержит сведения о том, куда съездил автомобиль и необходимые для предстоящих действий показатели. То, что он не содержит стоимостных показателей не должно смущать бухгалтера. Так, за частью 2 статьи 9 Закона о бухучете среди обязательных реквизитов первичных документов упоминаются единицы измерения в натуральном и/или стоимостном выражении. Однако, для окончательного списания расходов горючего необходим уже упомянутый акт на списание горючего, ведь натуральные литры сожженного бензина, дизтоплива, газа, использованные кВт заряда батареи надо перевести в гривне.
В учете уже есть примеры парных первичных документов:
товаро-транспортная накладная и акт приемки-передачи оказанных услуг;
транспортный билет и авансовый отчет.
В приведенных примерах товаро-транспортные накладные и транспортные билеты тоже не совсем самостоятельные, но и акт и авансовый отчет тоже без ТТН и подтверждающих транспортных билетов тоже не совсем полноценные. Аналогично и связка путевой лист + акт на списание топлива. Нужны оба и все они первичные, раскрывая каждый свой аспект хозяйственной операции по транспортировке.
Внимание: путевой лист + акт на списание топлива — друг без друга недостаточны.
Создаем путевой лист самостоятельно
В основу путевого листа можно взять бланк из прошлого. Его можно найти в уже недействующих нормативных документах:
приказ Минтранса от 29.12.1995 № 488/346 (грузовые автомобили);
приказ Госкомстата от 17.02.1998 № 74 (легковые автомобили).
При выборе реквизитов этого документа в первую очередь следует сохранить обязательные реквизиты первичных документов, соответствующих требованиям части 2 статьи 9 Закона О бухучете (дата, подписи лиц, единицы измерения и т. д.). Однако, в практике путевого листа обязательно должны быть дополнительные реквизиты:
километраж — показатели спидометра и пройденное расстояние в км;
расход топлива — остаток, выдача, заправка, фактический расход в л. Если же используется электромобиль, то тоже проблемы никакой — в путевой лист можно записывать % заряда аккумулятора вместо количества литров топлива в баке авто или кВт-ч заряда;
маршрут — он указывает на хозяйственное использование автомобиля. Как правило, по грузовым автомобилям приводят конкретный адрес поездки, а по легковым — может приводиться тип поездки (поездка по городу, поездка степной дорогой, междугородная поездка). При междугородних поездках рекомендуем указывать и конкретный населенный пункт, в который была поездка;
температурные условия — они влияют на нормы использования горючего, поэтому это нужный реквизит. Например, при работе в холодных условиях используются повышающие коэффициенты;
норма расхода топлива — этот показатель (в литрах) надо для контроля расходования топлива водителем.
На первые два показателя — километраж и движение топлива — особое внимание обращают налоговики.
В прежних путевых листах были еще два реквизита:
допущение водителя к управлению автомобилем по состоянию здоровья. Сам медосмотр требуется п. 4.6 положения по приказу Минздрава от 31.01.2013 № 65;
подпись механика.
Это лишние реквизиты в путевом листе, так как не имеют налоговых последствий. Они не влияют на статус этого документа. Относительно медосмотра, то он фиксируется в специальном Журнале. И для учета транспортной работы, налоговых целей он в путевом листе абсолютно не нужен. Хотя для безопасности пассажиров и контроля водителей его можно и оставить, если путевой лист используется для учета транспортной работы пассажирских автобусов и маршруток.
Разработанный путевой лист следует утвердить внутренним приказом по предприятию.
Ежедневно. В конце дня водители должны сдавать их на предприятие. Исключение, это только водители, работа которых носит разъездной характер. Они уже сдают путевые письма, когда вернутся.
Это правило нигде не зафиксировано, но следует из того, что для контроля транспортной работы показатели одометра надо снимать регулярно по результатам выезда и возвращения. На этом настаивают налоговики. Хотя можно с этим и поспорить, но зачем?
Для справки: одометр — это табло в авто, где отражается пробег автомобиля в километрах (в американских — в милях).
Как заполнить путевой лист
Приводим примеры путевых листов для грузовых и легковых автомобилей. Однако в зависимости от конкретных условий использования автотранспорта их стоит адаптировать. Например, в ситуации, когда автомобиль используют газобаллонное оборудование и бензин одновременно. Надо добавить поля для двух видов топлива.
Путевой лист служебного легкового автомобиля образец:
Этот вид автомобилей все больше приобретает популярность и закупают их активно и субъекты хозяйствования. Относительно путевых листов электромобилей — никаких официально утвержденных норм на расходы электроэнергии электромобилем (в отличие от норм расхода топлива автомобилями с двигателем внутреннего сгорания) сегодня не существует. Может показаться, на первый взгляд, что и путевой лист в таком случае не нужен. Однако, основная задача путевого листа не контроль за нормами расходов, а доказательство взаимосвязи использования автомобиля с хозяйственной деятельностью налогоплательщика (см. выше). Следовательно, путевой лист нужен и для электромобилей, так как по ним начисляется амортизация, а в уплате потребленной электроэнергии при зарядке батареи является и НДС.
Для электромобиля можно взять путевой лист легкового автомобиля, в котором литра заменить на заряд в кВт-часах (или % от максимальной емкости батареи).
