Образец приказа об отмене командировки

Отмена командировки: последовательность действий 

Шаг 1. Обосновываем причину отмены командировки:

• ухудшение ситуации безопасности во время военного положения;
• полученный запрет на пересечение границы;
• болезнь работника;
• сборы отпала хозяйственная потребность в командировке;
• отмены авиарейса, поезда и т. д;
• сложные погодные условия (снег, ливень, ураган);
• отмена конференции, встречи принимающей стороной;
• другие причины.

Працівник повернувся після військової служби: відпустки, лікарняні, пільги

Шаг 2. Решаем потребность в докладной (служебной) записке от работника. Она не обязательна – решение может принять и руководитель лично. Однако, она желательна во всех случаях, когда причиной отмены командировки есть:

• субъективной проблемы работника, например, болезнь. Особенно, когда нет больничного (для отмены командировки он не обязателен);
• объективная проблема, информация, которая стала известна самому работнику, например, отмены авиарейса, поезда, выпал снег и на автомобиле нет зимней резины, отменили конференцию или встречу и тому подобное.

Докладную (служебную) записку может написать и непосредственный руководитель по отделу, в котором работает такой работник.

Если причина отмены командировки внешняя – ситуация безопасности, стихийное бедствие, а также собственно решение директора, то докладные (служебные) записки не нужны. Готовим приказ об отмене командировки.

Шаг 3. Выясняем, нужно ли работнику подавать авансовый отчет. По общему правилу авансовый отчет представляется, если в командировке возник налогооблагаемый доход или была использована наличность свыше суммы суточных расходов (п.170.9.4 НК). Однако если и дальше требуете авансовый отчет от работников решения здесь следующее:

• отчитываться необходимо, если работник получил средства наличными, на свою личную банковскую карточку или снял / использовал средства с корпоративной банковской карты;
• авансовый отчет НЕ надо, если работник не получал аванса на командировку, а также если он не воспользовался корпоративной банковской картой (не снимал / не использовал деньги оттуда деньги).

Шаг 4. Готовим приказ об отмене командировки и посвящаем работника с ним. Если работник поехал, достаточно сообщить по телефону или отправить электронную копию.

Шаг 5. Если нужен авансовый отчет, то ждем от работника на него и сопроводительные документы. Если отчет не подан, то все не отчитавшиеся суммы считаются дополнительным благом, которое получил работник и подлежат налогообложению (пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины (НК), признак дохода «118» в Приложении 4 ДФ Налогового расчета):

• Вклада НДФЛ 18% с применением натурального коэффициента (1,21951);
• военным сбором 1,5%.

Відрядження-2024: добові, положення, підтвердні документи

📝Кому потрібне Положення про відрядження
📝Як визначати кількість днів перебування у відрядженні
📝Які документи підтвердять поїздку
📝Які добові платити у 2024 році
📝Коли подавати авансовий звіт

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Приказ об отмене командировки

Выяснив все обстоятельства готовим текст приказа, в котором желательно упомянуть следующее:

• тот приказ о командировке, который отменяется;
• отчетную (служебную) записку работника, если она была;
• причины отмены;
• обязанность работника отчитаться. Если аванса не было – отчитываться не надо;
• сроки отчетности. Можно установить до конца месяца, на который приходится 3-й банковский день со дня отмены командировки;
• возмещения работнику понесенных расходов, в т. ч. и на возврат билетов и снятие бронирования гостиницы и т. п. (по ситуации).

Пример приказа об отмене командировки

СКАЧАТЬ ПРИМЕР ⏩

Авансовый отчет работника по отмененной командировке

Авансовый отчет, то есть отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или отчет, подается в стандартной форме. Однако, дополнительно нужно и подать подтверждающие документы, которых может и увеличить. Возврат билетов, снятие бронирования отеля может сопровождаться удержанием определенных сумм средств, компенсации за бронирование. На все должны быть подтверждающие документы. Ими могут быть:

• акт (счет, справка) о сумме, удержанной с работника за бронирование;
• акт (письмо, справка) о возврате авиабилета, билета на автобус;
• вспомогательные документы на возврат билетов на поезд. Если билеты были электронные, то вокзалом формируется электронный документ на возвращение. В таком случае его надо распечатать;
• расчетные документы (расчетные квитанции, фискальные чеки кассового аппарата, выписка с карточного счета), подтверждающие получение работником средств от гостиницы, железной дороги, авиакомпании, автовокзала и тому подобное.

Новий авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Отмена командировки: отражение в учете

Расходы по отмененной командировке относим на субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности» (письмо Минфина от 05.12.2005 № 31-34000-20-10/26183). Это логично, так как относить на 92, 92, 91 счет будет неправильным, ведь цели командировки, которое планировалось, не достигнуто.

Пример. Из-за осложнения ситуации безопасности в г. Харьков, предприятие приняло решение отменить командировку заместителю директора. Перед этим он уже оплатил с корпоративной банковской карты бронирование гостиницы в сумме 1200 грн, в т. ч. НДС. Отель вернул из этих средств 240 грн, в т. ч. НДС. Остальные-удержаны гостиницей как штраф за отмену бронирования (960 грн с НДС). Командировка планировалась на служебном автомобиле, поэтому возвращать билеты не пришлось.

Напоминаем, что налоговый кредит по НДС считается по гостиничному счету, а не фискальном чеке (пп. «а» п. 201.11 НК).