Командировки: как оформить

Что такое командировка

Командировка — это поездка лица, находящегося в трудовых отношениях с предприятием (работником) в другой населенный пункт вне места его постоянной работы.

Указанная поездка имеет:

• осуществляться по распоряжению руководителя — работник не может поехать в командировку самовольно. Должен быть оформлен приказ руководителя;
• быть ограниченным во времени (на определенный срок) — бессрочных командировок не бывает. Временные границы инсталлируются приказом о командировке и могут ограничиваться трудовым контрактом;
• иметь цель — выполнение служебного поручения. Не может быть командировка «просто так». Цель определяется в приказе о командировке;
• обязательно быть подтвержденной документально;
• быть связанной с основной (хозяйственной) деятельностью предприятия, должностной инструкцией командированного работника и определенными им трудовыми функциями. Нельзя рабочего производства направлять заключать договор.

Як оформити й оплатити одноденне відрядження

Нормативные документы для командировки

Вопросы организации командировок и их оплаты регулируют Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ) и Налоговый кодекс Украины (НК). Также можно обращаться в Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и заграницу, утвержденную приказом Минфина от 13.03.1998 № 59 (далее — Инструкция № 59). Хотя Инструкция № 59 касается исключительно бюджетных учреждений и предприятий, получающих финансирование из госбюджета, регулирует командировку государственных служащих, однако для обычных коммерческих предприятий неприбыльных организаций она носит сугубо рекомендательный характер. Многие вопросы, связанные с командировками в других нормативных документах не встречаются, а налоговики любят обращаться к Инструкции № 59.

Внимание: Инструкция № 59 для предприятий носит рекомендательный характер.

Відрядження—2025: добові, звітування, санкції

📝Розмір добових витрат на поїздки Україною та за кордон, строки, у які потрібно подати до бухгалтерії авансовий звіт та відповідальність за порушення: усе це зібрали для вас у зручній таблиці для відряджень на 2025 рік

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Какие поездки работников не считаются командировкой

Из вышеописанных требований следует, что не каждую поездку можно считать командировкой. Да, не является командировкой:

• поездки в пределах одного населенного пункта. Например, поездка по поручению руководителя в пределах города из офиса на склад и обратно или для заключения договора на другое предприятие, в том же городе;
• постоянная работа работника вне населенного пункта. Например, работник проживает в городе, основной офис предприятия находится в городе, но рабочий цех — вне города, куда организована ежедневная развозка рабочих. Их работа вне города в таком случае не является командировкой;
• работа за вахтовым методом. Это разновидность предыдущей ситуации, но развоз не ежедневный. К примеру, рабочих отвезли на работу на 2 недели, а затем возвращают их обратно. Как правило, такие рабочие по условиям коллективного договора получают доплату за работу вахтовым методом;
• поездки работников, работа которых имеет разъездной или передвижной характер. К примеру, не могут считаться в командировке торговые представители (торговые агенты), супервайзеры, водители. Необходимым условием является договоренность такого характера работы в трудовом договоре. Суточные работники не выплачиваются. Однако обязаны быть доплаты оговоренные трудовым контрактом за работу, носящую разъездной характер. Детальнее с оформлением таких работников можно ознакомиться в письме Минфина от 16.02.2017 № 31-08030-16-10/4313 и письме Минтруда от 13.09.2006 № 905/13/84-06;
• поездка работника в другой населенный пункт без приказа управляющего компании;
• поездка работника для выполнения задачи, не отвечающей его трудовым функциям (ст. 21 и ст. 31 КЗоТ). К примеру, рабочего отправили на закупку сырья. У рабочего нет в трудовых функциях закупки, он производит только ее обработку;
• поездка, не связанная с основной (хозяйственной) деятельностью компании. Цель командировки должна быть должным образом оформлена.

Также обратите внимание, что командировки не могут быть у физических лиц-предпринимателей, ведь они не являются наемными работниками.

Внимание: постоянная работа в другом населенном пункте, работа вахтенным методом, разъездного характера — не считается командировкам.

Является ли командировкой поездка на обучение или семинар

Отдельно следует обратить внимание, что не считаются командировкой также:

• поездка в связи с обучением работника и повышением его квалификации. Таким работникам выплачиваются компенсации в соответствии с постановлением КМУ от 28.06.1997 № 695 (далее — Постановление № 695);
• поездки на семинары.

Что касается семинаров, то здесь есть несколько противоположных позиций госорганов:

• это не командировка. Существует письмо Минфина от 20.05.2013 № 31-07230-16-27/15177, где утверждается, что поездка на семинар — это сродни обучению, а следовательно, к таким работникам нужно применять нормы Постановления № 695;
• это может быть как командировка, так и повышение квалификации на расстоянии от производства в зависимости от цели семинара, места проведения, выдачи документа об образовании/обучении и т.д. Это письмо Минсоцполитики в своем письме от 13.09.2019 № 1318/0/206-19.

Как быть с семинаром? Проанализировать цель и содержание семинара. Например, если цель семинара — это презентация продукции предприятия, то его можно смело оформлять как командировочную, но такую ​​цель прописать в приказе о командировке. То есть цель должна быть «хозяйственной», а не учебной.

Однако нет ничего против конференций-поездка на конференцию в другой населенный пункт считается командировкой.

Внимание: нельзя оформлять командировки на повышение квалификации.

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Командировки женщин с детьми: какие запреты

Не каждая поездка является командировкой, но и каждого сотрудника по законодательству можно направить в командировку. Без ограничений возможно командировки работников предприятия, временных работников, сезонных работников, работников с неполным рабочим временем. Также можно направлять в командировку учредителей и членов руководящих органов предприятия.

Максимально возможные временные границы командировки желательно устанавливать трудовому договору, хотя законодательно они для небюджетников неопределенные. Однако каждый работник согласится отправиться в командировку, скажем, на 30 дней. Это существенные условия.

Полный запрет существует на:

• командировка беременных женщин (ст. 176 КЗоТ);
• командировка женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет (ст. 176 КЗоТ);
• командировка отца, имеющего детей в возрасте до 3-х лет и воспитывающая их без матери. К этой ситуации приравнивается пребывание матери длительное время в лечебном учреждении (ст. 186 КЗоТ).
• командировки опекунов, попечителей, приемных родителей, родителей-воспитателей детей в возрасте до 3-х лет (ст. 186 КЗоТ).

То есть все вышеприведенные категории — это защищенные лица, направление которых в командировку является нарушением трудового законодательства и карается штрафом. Админштраф на должностных лиц от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП). Также есть финансовый штраф — 1 минимальная зарплата на предприятие за каждое такое нарушение (ст. 265 КЗоТ).

Внимание: командируя женщин — следует соблюдать особые правила, связанных с детьми.

Есть работники, которых можно отправить в командировку при условии соблюдения определенных условий. Речь идет о:

• командировка женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью (ст. 177 КЗоТ);
• командировка отца, имеющего детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью, воспитывающего их без матери или иметь длительное время пребывающего в больнице (ст. 186 КЗоТ).

Да, таких работников нужно должным образом оформить:

• предупредить путем направления сообщения;
• ознакомить с правом отказа (обязанность лежит на работодателе), что можно сделать в командировочном приказе, который будет подписывать работник, в виде определенного пункта.

Такой работник должен дать письменное согласие на командировку. Это также можно оформить записью на том же командировочном приказе или как отдельный документ.

Однако в условиях военного положения при их согласии можно направлять работников с детьми. Исключение (ст. 8, ст. 9 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.05.2022 № 2136-IX):

• беременные женщины;
• женщины, имеющие ребенка в возрасте до одного года.

Какие запреты на командировку работников в отпуске, на больничном, а также ЦПД

Командировка работника, находящегося в отпуске, возможно при его отзыве из отпуска (см. ч. 3 ст. 12 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР).

Однако запрещена полностью командировка:

• работника в период его временной нетрудоспособности (письмо Минсоцполитики от 15.11.2013 № 656/18/99-13);
• лиц, работающих за гражданско-правовыми договорами (они по определению не могут быть откомандированы и в таких договорах категорически запрещено употреблять термин «командировки»).

Штрафы за командировку таких работников аналогичны.

Авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Как направлять в командировку совместителя

Отправить совместителя в командировку тоже можно. Однако следует учесть, что:

1. Командировка по совместительству может быть оформлена в свободное время от основного места работы, что должно подтверждать составленный график работы работника по совместительству. Это безупречная ситуация.
2. На время командировки по совместительству работник может взять по основному месту работы отпуск без сохранения зарплаты или ежегодный отпуск. В этом случае работодатель по совместительству законодательство не нарушит, поскольку для него работник не будет в отпуске. Однако следует учитывать, что работодатель по основному месту работы не обязан предоставлять отпуск через командировку по совместительству.
3. Возможна командировка по основному и месту работы по совместительству одновременно. Так, на обоих предприятиях оформляются соответствующие приказы и при этом может быть даже распределение оплаты командировочных расходов. Об этом отмечает Минфин в письме от 29.12.2007 № 31-18030-07-27/29310.
4. Командировка внутреннего совместителя должна предусматривать в приказе перечень тех должностей, по которым он направляется в командировку (если этого не сделать, получится прогул по одной из должностей).

Как оплачивать командировку совместителю? Чтобы оплатить командировку совместителю, следует рассчитать средний заработок по месту работы по совместительству.

Командировка 2025: как документально оформить

Обязательный документ, который надо составить при отправке работника в командировку, — это приказ о командировке. Именно он связать командировки с хозяйственной целью. В целом же документальное оформление командировки состоит из 3-х этапов, приведенные в таблице ниже.

Рассмотрим теперь эти этапы поподробнее.

Документальное оформление начала командировки 2025

В приказе о командировках обязательно нужно указать:

• цель поездки;
• задачи (при необходимости);
• пункт назначения — город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия / учреждения, куда отправляют работника;
• срок — дата выбытия в командировку и прибытия из нее;
• источник финобеспечения расходов — исключительно бюджетных учреждений;
• другие ключевые моменты, после утверждения сметы расходов — вид транспорта, информация о дополнительные ограничения относительно сумм и цели использования водородных средств, — если установили их (п. 1 разд. ІІ, п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Если командировка по приглашению другой стороны, — следует приложить к приказу приглашение и программу мероприятий.

Внимание: транспортные билеты обязательно должны соответствовать маршруту прописанному в приказе о командировке.

Копия приказа о командировке и документ, подтверждающий личность, — обязательно должны быть с работником, особенно в командировках с поселением в гостиницах

На приказе должна стоять подпись работника с надписью «Ознакомленный» и дата. Обязательно нужно выдать работнику копию командировочного приказа. Это необходимо по 2-м причинам:

• для увольнения работника (резидента) от уплаты туристического сбора в отеле (командировочные работники его не платят, а другого способа подтвердить командировку нет, поскольку прежние «командировочные удостоверения» уже отменены). Следует помнить в таком случае и о паспорте или другом документе, удостоверяющем личность;
• иногда производят на обратной стороне такого документа надписи: «прибыл» и «выбыл», ставят даты, подписи и печати от принимающей стороны. Это является дополнительным подтверждением факта нахождения работника в месте командировки. Но это не обязательно.

Относительно командировочных удостоверений — на сегодня такой документ отменен. Однако его роль может выполнить копия командировочного приказа с записями «Прибыл», «Выбыл». Такой подход целесообразен:

• для ситуации по освобождению от уплаты туристического сбора в гостинице (см. выше);
• оформление командировки, согласно которому больше нет никаких подтверждающих документов (транспортных билетов, оплаченных гостиничных счетов и т.п.). При расчете продолжительности командировки требуется обязательное наличие доказательств пребывания в командировке (абз. 4 пп. 170.9.4 НК).

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Документальное оформление окончания командировки 2025

После возвращения работник должен документально подтвердить суммы фактических командировочных расходов, подав подтвердительные документы. Сделать это следует до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает (пп. 170.9.3 НК):

• такая командировка;
• выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства или электронные деньги под отчет.

Причем этот срок отчетности может быть продлен на один месяц, если при использовании карты или иного платежного средства, списание средств осуществлено по окончании командировки (см. абз. 4 пп. 170.9.3 НК).

Например, работник возвращается из командировки 20 июня. Представить подтверждающие документы и/или вернуть неиспользованные подотчетные средства работник должен до 31 июля (включительно). Если в командировке оплата была произведена платежной картой, но средства с нее были списаны только после окончания командировки, например, 25 июня, то срок отчетности отодвигается вплоть до 31 августа (включительно).

Если работник получил средства, но никуда не уехал, то их следует вернуть в течение 3-х банковских дней со дня принятия приказа об отмене поездки (п. 11 разд. II Инструкции № 59, разъяснение ГНС). Например, в ситуации, когда работник заболел и командировка была отменена.

Внимание: если выдавали аванс на карточку, у работника есть 3 дня на его возвращение после командировки.

Нужно ли составлять авансовый отчет по возвращении из командировки

Лучше составлять. Так, представление авансового отчета по возвращении из командировки не требуется, если поданы подтверждающие документы (см. абз. 4 пп. 170.9.3 НК). Однако все равно лучше его складывать всегда, ведь он обеспечивает:

• контроль за подотчетными суммами;
• дисциплинирует командированного;
• соблюдение кассовой дисциплины при использовании в командировке наличных денежных средств;
• систематизацию и описание документов;
• делает ненужными составление каких-либо других справок или расчетов.

Так или иначе, но бухгалтеру нужно оформить расчет суточных, подсчитать командировочные расходы, проконтролировать полный расчет по командировкам. Кроме того, рассчитать неиспользованные подотчетные средства, сосчитать сумму, которую нужно возместить командированному, если он использовал собственные средства. А еще выяснить, возникает налогооблагаемый доход. Вместо составления каких-либо справок лучше воспользоваться стандартным и хорошо знакомым авансовым отчетом.

Также есть две ситуации, когда составление авансового отчета обязательно (см. пп. 170.9.4 НК):

• возник налогооблагаемый доход, определяемый по подпункту 170.9.1 НК. Такой налогооблагаемый доход определяется по подпункту 170.9.1 НК;
• работником использованы наличные деньги свыше суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).

В таком случае представляется авансовый отчет — полное его название «Отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет». Однако складываться теперь он может не только в бумажной форме, но и в электронной, при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах, электронном документообороте и электронных доверительных услугах.

Как документировать использование платежных карт во время командировки

При использовании платежных карт стоимость расходов удостоверяется документом (выпиской и/или сведениями со счета) в электронной / бумажной форме, содержащей определенную законом информацию о платежных операциях по счету, к которому эмитирован такой платежный инструмент (см. обновленный пп. 170.9.2 НК). Выходит, что при использовании карты для подтверждения расходов достаточным становится выписки/сведения со счета. Это касается как корпоративных платежных карт, так и личных карт командированных.

Какой максимальный срок командировки по Украине

Максимальное количество дней командировки в пределах Украины для коммерческих предприятий не ограничено. Командировка более 30 дней для них вполне возможна, однако такие длительные командировки лучше урегулировать трудовым договором. Командировочный приказ:

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Если работник выбывает из командировки в командировку. Например, работника, находящегося в командировке во Львове, решили еще направить в Ивано-Франковск. В таком случае можно издать еще один приказ об изменениях в предыдущий командировочный приказ и добавить маршрут. Об этом работнику нужно сообщить по факсу или электронной почте (также получить копию приказа).

Как считается продолжительность командировки

Продолжительность командировки считается по приказу о командировке. Кроме того, должно быть одно или несколько доказательств пребывания лица в командировке, например, проездные документы, счета на проживание. Как следствие, командировка, по которой составлен только приказ о командировке, такого быть не может. А если нет командировки, то и нет суточных (если они были начислены, то автоматически становятся сверхлимитными). Такие требования касаются как внутренней командировки Украиной, так и заграничной.

В какой форме выдавать командировочный аванс

Инструкция № 59 рекомендует выдавать авансы на командировку только в безналичной форме — на карточные счета работников или через корпоративную платежную карточку. Возвращать неиспользованные деньги надо тоже на соответствующий счет.

Такая норма — это лишь рекомендация для коммерческих предприятий, но обязанность для бюджетников.

Сумма аванса может быть любая. Даже если аванс выдается наличными, то наличное ограничение в 50 тыс. грн по расчетам между юрлицом и физлицом — бездействует. Об этом говорят сами же налоговики в ИНК ГНС от 03.07.2000 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК. Однако возвращать в кассу сумму более 50 тыс. грн — не стоит. Осторожнее будет все же — на банковский счет через кассу банка Ведь исключение действует только по выдаче командировочных средств, а не их возврату.

Повернення на роботу після військової служби: відпустки, лікарняні, пільги

Консультація допоможе визначитися із датою завершення військової служби, оплатити час відпустки та лікарняний. Не оминули увагою і пільги працівникам, які надали документи про інвалідність

РОЗ'ЯСНЕННЯ+РОЗРАХУНКОВІ ПРИКЛАДИ

Можно ли в командировку без аванса

Отправить работника в командировку без аванса нельзя. Это нарушение трудового законодательства, вытекающего из статьи 121 КЗоТ, пункта 170.9 НК. Откомандированным работникам выплачивайте суточные. Эти средства должны покрыть расходы на питание, проезд, наем жилья (ст. 121 КЗоТ). Законодательство не содержит прямого указания по оплате таких расходов авансом. Однако есть разъяснение Минсоцполитики о штрафе за отправку в командировку без аванса (письмо от 07.11.2013 № 998/13/155-13). Вполне возможна ситуация, когда работнику не хватает выданного аванса и получает компенсацию по возвращению.

Аванс можете выдать либо наличными из кассы предприятия, либо перечислить на карточный счет (корпоративная карточка, зарплата или личная карточка работника).

Как отразить командировку в табеле учета рабочего времени

Дни командировки в табеле учета рабочего времени обозначаются «ВД» или «07». Если работник вдруг заболел в командировке, то такие дни отметьте «ТН» или «26».

В графе табеля «Отработано за месяц» показываются рабочие дни (часы) командировки, соответствующие графику работы предприятия на период командировки. То есть если у предприятия есть 8-часовой рабочий день, то дни командировки считаются как 8-часовые.

Дни командировки, попадающие на выходной день, отображайте:

• «ВД» — в общем случае;
• «НУ» (или код «05») — сверхурочная работа, если работник исчерпал за месяц норму рабочего времени.

Командировка в выходной день

Если работник находится в командировке в те дни, которые должны быть для него выходными по графику предприятия, то надо соблюдать следующие правила:

• в общем случае считается, что работник в эти дни отдыхает, поэтому оплачиваться ему будут только рабочие дни командировки. Исключение — суточные, поскольку они являются компенсацией расходов на еду и другие личные потребности, а потому они начисляются за каждые сутки, в т.ч. и выходные дни;
• если работник действительно работал в выходной день, то все можно решить по соглашению сторон: предоставить другой день отдыха или оплатить работу в выходной в двойном размере (ст. 72 КЗоТ). Однако работник должен иметь доказательства, что он работал, например, был подписан договор или акт выполненных работ в этот день, накладная на получение ТМЦ и т.д. (письмо Минтруда от 19.06.2008 № 154/13/116-08);
• если сразу прописать обязанность работника работать в командировке в выходной день в приказе о командировке, то тогда ничего не нужно доказывать. Считается, что работник работал.

Выходной день при выбытии или возвращении из командировки

Считается, что работник в такие дни также отдыхал. Конкретных требований КЗоТ по этому поводу не содержит. Обычно ситуацию решают по рекомендациям Инструкции 59:

• при выбытии в командировке в выходной день — предоставляется другой день отдыха после возвращения (п. 10 раздела I Инструкция 59);
• при возвращении из командировки в выходной день работнику день отдыха может предоставляться, а может и не предоставляться — на усмотрение руководителя или в соответствии с требованиями коллективного договора (п. 11 раздела І Инструкции 59).

Документи про інвалідність для ставки ЄСВ 8,41%: зміни до Інструкції № 449

Після ліквідації МСЕК із 01.01.2025 інвалідність особи підтверджують витягом із рішення експертної команди. Цей документ не згаданий серед тих, що дають роботодавцеві право застосувати пільгову ставку ЄСВ 8,41%. Нарешті посадовці виправили цю нормативну прогалину

Експерт коментує зміни

Командировки по Украине: суточные 2025

По своему содержанию суточные — это сумма, предназначенная для финансирования личных потребностей работника в командировке, например, питание, и не требует документального подтверждения, кроме приказа о командировке.

Размер суточных для коммерческих предприятий не ограничивается, то есть они могут быть любой суммы (даже больше необлагаемого предела). Что касается командировки бюджетных учреждений, то для них суточные на командировку Украиной в 2025 году — 300 грн. Данную сумму от бюджетников предприятия часто используют как ориентир для себя.

Однако есть налоговое ограничение, связанное с понятием «дополнительного блага» для работника. Оно составляет 0,1 размера минимальной зарплаты, установленного на 01.01 (сумма суточных во время командировки по Украине не должна превышать в 2025 году — 800,00 грн). Суточные, которые меньше этой цифры, — не облагаются НДФЛ и ВС. Если же суточные более 800,00 грн, то сумма превышения подпадает под налогообложение как «дополнительное благо» с применением для определения налогооблагаемой базы так называемого «натурального» коэффициента (есть разъяснение ГНС). На другие налоги (налог на прибыль и налоговые разницы, единый налог) эта цифра никак не влияет.

Можно ли использовать электронные деньги во время командировки

Да, можно. Электронные деньги приравнены к безналичным (п. 170.9 НК). Сейчас электронными деньгами можно не только оплачивать командировки, но выдавать такие деньги под отчет, а также возвращать неиспользованные обратно. Однако следует понимать, что «электронные деньги ≠ криптовалюты». Также это не безналичные средства, и не сервисы типа LiqPay и подобные. В бухгалтерском учете электронные деньги должны учитываться среди других средств на субсчете 335 «Электронные деньги, номинированные в национальной валюте».

Оплата командировки по Украине: пример

Пример (командировка, оплата суточных и НДФЛ). При сумме суточных 850 грн в 2025 году сумма превышения составит 50,00 грн. С этой суммы нужно оплатить:

• НДФЛ: 50,00 грн × 1,2195 × 0,18 = 10,98 грн (где 1,2195 — натуральный коэффициент, 18% — это ставка НДФЛ);
• ВС: 50,00 грн × 0,05 = 2,50 грн.

ЕСВ с суммы превышения по суточным не уплачивается , потому что суточные в командировке Украиной не являются фондом оплаты труда. Такие командировочные выплаты в Приложении 4ДФ отражаются с признаком дохода «118» (чрезмерно израсходованные и своевременно невозвращенные средства) (разъяснение ГУ ГНС в Черкасской области). Если же суточные не превышают 800,00 грн в 2025 году, то и в Приложении 4ДФ не отображаются.

Как считать количество суток командировки

Командировка вообще без суточных — практически невозможно. Командировки меньше суток — это полная сумма суточных.

Если работник уезжает в командировку вечером, то день командировки считается по правилу «24:00». То есть, если за билетом поезд отправился в 23:55 12 июня, то именно 12 июня считается днем ​​начала командировки с начислением суточных, хотя фактически работник был в нем всего 5 минут. Аналогично и при возвращении.

Внимание: 24:00 — это время разделения дней (суток) командировки и начисления суточных.

Сумму суточных предприятие может установить во внутреннем командировочном Положении или каждый раз определять в приказе о командировке. Однако лучше соблюдать определенную установившуюся сумму независимо от должностей. Хотя может быть определенное отличие у суточных по географическому критерию (понятно, что расходы на питание и личные потребности в столице могут быть выше командировок в пределах области). Однако расходы на командировка руководителя предприятия должны не отличаться от командировочных расходов обычного менеджера.

Внимание: командировка без выплаты суточных невозможна. Для коммерческих компаний сумма дневных не ограничена размером.

Когда работник отбывает в командировку оплата суточных зависит именно от количества суток по приказу и дат транспортных билетов — начислять нужно за каждые сутки, даже если работник выезжает, например, в 23:55, а прибывает из командировки в 04:00 — каждый из этих дней имеет быть сочтен (в этом случае как два отдельных дня).

Оплата праці фрилансерів

• як оплачувати роботу за різними договорами
• коли фрилансери мають право на лікарняний
• куди сплачувати податки з доходів надомників

Расчет командировки 2025

Работнику, ездил в командировки, должны быть начислены по возвращению:

• суточные 2025;
• компенсация понесенных и документально подтвержденных расходов;
• заработная плата за дни пребывания в командировке (начисляется по наибольшему показателю: средним заработком за 2 предыдущих месяца или среднедневного заработка работника за месяц командировки).

Для расчета средней зарплаты следует воспользоваться Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденной постановлением КМУ от 08.02.1995 № 100.

Возмещение расходов за время пребывания в командировке

По требованиям КЗоТ командированному работнику работодатель должен компенсировать стоимость проезда и найма жилого помещения. Также работники имеют право на компенсацию других расходов. Осторожно нужно быть бухгалтерам бюджетных учреждений, ведь по командировке в бюджетном учреждении действуют ограничения по Постановлению № 98 (в частности, по составляющим гостиничного счета, уменьшению суммы суточных при питании в отеле и т.п.). Коммерческих предприятий это постановление не касается.

Расходы, возмещаемые работнику не облагаются НДФЛ, если они не подпадают под понятие «дополнительное благо». Так, дополнительным благом не считаются расходы по (пп. «а» пп. 170.9.1 НК):

• проезд, включая перевозку багажа, бронирование билетов (как к командировке, так и обратно, также по месту командировки). Это касается и арендованного транспорта;
• оплату стоимости проживания в гостиницах, а также расходы на питание и бытовые услуги, включенные в гостиничные счета;
• наем жилых помещений;
• оплату телефонных разговоров.

В случае, если работнику возмещаются расходы, не указанные в подпункте «а» пп. 170.9.1 НК (или без подтверждающих документов), тогда необходимо с них уплатить НДФЛ и ВС. Также в отличие от сверхурочных суточных следует начислить и уплатить ЕСВ, поскольку такие расходы следует рассматривать как относящиеся к заработной платы как «прочие выплаты, имеющие индивидуальный характер» (пп. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, приказ Госкомстата от 13.02.2004 № 5).

Если средств, которые выдавались на командировку, не хватило, то работник может использовать собственные средства. В дальнейшем при компенсации таких выплат налогообложения суммы такой компенсации нет (обобщающая налоговая консультация, приказ Минфина от 26.04.2019 № 181).

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇

ОТРИМАТИ ПІДКАЗКИ

Учет командировочных расходов по Украине

Стандартные бухгалтерские проводки при командировке выглядят следующим образом:

Ниже также приводим пример учета приобретения ж/д билета для работника.

СКАЧАТЬ ПРИМЕР

Проблемные ситуации связаны с командировкой

Подтверждающими документами есть (пп. 170.9.1 НК):

• транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в т.ч. электронные билеты);
• документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы;
• документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
• документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов;
• другие документы, удостоверяющие стоимость расходов.

Особые ситуации, которые могут вызвать трудности рассмотрим в таблице ниже.