Зразок наказу про скасування відрядження

Послідовність дій щодо скасування відрядження

Крок 1. Обґрунтовуємо причину скасування відрядження:

• погіршення безпекової ситуації під час воєнного стану;
• отримана заборона на перетин кордону;
• хвороба працівника;
• відпала господарська потреба у відрядженні;
• скасування авіарейсу, потягу тощо;
• складні погодні умови (сніг, злива, буревій);
• скасування конференції, зустрічі приймаючою стороною;
• інші причини.

Працівник повернувся до роботи після військової служби: відпустки, лікарняні, пільги

Крок 2. Вирішуємо потребу в доповідній (службовій) записці від працівника. Вона не обов’язкова – рішення може прийняти й керівник особисто. Однак, вона бажана в усіх випадках, коли причиною скасування відрядження є:

• суб’єктивні проблеми працівника, наприклад хвороба. Особливо, коли немає лікарняного (для скасування відрядження він не обов’язковий).
• об’єктивна проблема, інформація, яка стала відома самому працівнику, наприклад скасування авіарейсу, потягу, випав сніг і на автомобілі немає зимової гуми, відмінили конференцію чи зустріч тощо.

Доповідну (службову) записку може написати й безпосередній керівник по відділу, в якому працює такий працівник.

Якщо причина скасування відрядження зовнішня – безпекова ситуація, стихійне лихо, а також власне рішення директора, то доповідні (службові) записки не потрібні. Готуємо наказ про скасування відрядження.

Крок 3. З’ясовуємо, чи потрібно працівнику подавати авансовий звіт. За загальним правилом авансовий звіт подається, якщо у відрядженні виник оподатковуваний дохід або була використана готівка понад суму добових витрат (п.170.9.4 ПК). Проте якщо й надалі вимагаєте авансовий звіт від працівників рішення тут наступне: 

• звітувати потрібно, якщо працівник отримав кошти готівкою, на свою особисту банківську картку або зняв/використав кошти з корпоративної банківської картки;
• авансовий звіт НЕ треба, якщо працівник не отримував авансу на відрядження, а також якщо він не скористався корпоративною банківською карткою (не знімав/не використовував гроші звідти гроші).

Крок 4. Готуємо наказ про скасування відрядження та ознайомлюємо працівника з ним. Якщо працівник поїхав, достатньо повідомити по телефону чи надіслати електронну копію.

Крок 5. Якщо потрібен авансовий звіт, то чекаємо від працівника на нього та супровідні документи. Якщо звіт не поданий, то всі невідзвітовані суми вважаються додатковим благом, яке отримав працівник і підлягають оподаткуванню (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (ПК), ознака доходу «118» у Додатку 4 ДФ Податкового розрахунку):

• ПДФО 18% з застосуванням натурального коефіцієнта (1,21951);
• військовим збором 1,5%.

Відрядження-2024: добові, положення, підтвердні документи

📝Кому потрібне Положення про відрядження
📝Як визначати кількість днів перебування у відрядженні
📝Які документи підтвердять поїздку
📝Які добові платити у 2024 році
📝Коли подавати авансовий звіт

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Наказ про скасування відрядження

З’ясувавши всі обставини готуємо текст наказу, у якому бажано згадати наступне:

• той наказ про відрядження, який скасовується;
• доповідну (службову) записку працівника, якщо вона була;
• причини скасування;
• обов’язок працівника відзвітувати. Якщо авансу не було – звітувати не треба;
• строки звітування. Можна встановити до кінця місяця, на який припадає 3-й банківський день від дня скасування відрядження;
• відшкодування працівнику понесених витрат, у т.ч. й на повернення квитків та зняття бронювання готелю тощо (по ситуації).

Наказ про скасування відрядження зразок

СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩

Авансовий звіт працівника зі скасованого відрядження

Авансовий звіт, тобто звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або звіт подається у стандартній формі. Однак, додатково треба й подати підтвердні документи, яких може й побільшати. Повернення квитків, зняття бронювання готелю може супроводжуватися утриманням певних сум коштів, компенсації за бронювання. На все мають бути підтвердні документи. Ними можуть бути:

• акт (рахунок, довідка) про суму, яка утримана з працівника за бронювання;
• акт (лист, довідка) про повернення авіаквитка, квитка на автобус;
• допоміжні документи на повернення квитків на поїзд. Якщо квитки були електронні, то вокзалом формується електронний документ на повернення. У такому разі його треба роздрукувати;
• розрахункові документи (розрахункові квитанції, фіскальні чеки касового апарату, виписка з карткового рахунку), які підтверджують отримання працівником коштів від готелю, залізниці, авіакомпанії, автовокзалу тощо.

Новий авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Відображення скасування відрядження в обліку

Витрати по скасованому відрядженню відносимо на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності» (лист Мінфіну від 05.12.2005 № 31-34000-20-10/26183). Це логічно, так як відносити їх на 92, 92, 91 рахунок буде неправильним, адже мети відрядження, яке планувалось, не досягнуто.

Приклад. Через ускладнення безпекової ситуації у м. Харків, підприємство прийняло рішення скасувати відрядження заступнику директора. Перед цим він уже оплатив з корпоративної банківської картки бронювання готелю у сумі 1200 грн, у т.ч. ПДВ. Готель повернув з цих коштів 240 грн, у т.ч. ПДВ. Решта – утримано готелем як штраф за скасування бронювання (960 грн з ПДВ). Відрядження планувалося на службовому автомобілі, тому повертати квитки не довелося.

Нагадуємо, що податковий кредит по ПДВ рахується по готельному рахунку, а не фіскальному чеку (пп. «а» п. 201.11 ПК).