бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Хвороба працівника, складні сімейні обставини, перенесення термінів переговорів, скасування рейсу літака — ці причини можуть спричинити потребу скасувати відрядження. Розглянемо в консультації, як оформити скасування відрядження та провести його в обліку. Зразок наказу про скасування відрядження оформлений за ДСТУ 4163:2020 допоможе вам швидко та без помилок впоратися з цим процесом
Крок 1. Обґрунтовуємо причину скасування відрядження:
карантинні заходи, небезпека поширення епідемії коронавірусу (закриття в’їзду в країну чи місто, інші обмежувальні заходи, міркування власної безпеки);
хвороба працівника;
відпала господарська потреба у відрядженні;
скасування авіарейсу, потягу тощо;
складні погодні умови (сніг, злива, буревій);
скасування конференції, зустрічі приймаючою стороною;
Крок 2. Вирішуємо потребу в доповідній (службовій) записці від працівника. Вона не обов’язкова – рішення може прийняти й керівник особисто. Однак, вона бажана в усіх випадках, коли причиною скасування відрядження є:
суб’єктивні проблеми працівника, наприклад хвороба. Особливо, коли немає лікарняного (для скасування відрядження він не обов’язковий), працівник відмовляється їхати через небезпеку зараження та потребу бути в самоізоляції тощо;
об’єктивна проблема, інформація, яка стала відома самому працівнику, наприклад скасування авіарейсу, потягу, випав сніг і на автомобілі немає зимової гуми, відмінили конференцію чи зустріч тощо.
Якщо причина скасування відрядження зовнішня – карантин, стихійне лихо, а також власне рішення директора, то доповідні (службові) записки не потрібні. Готуємо наказ про скасування відрядження.
авансовий звіт треба, якщо працівник отримав кошти готівкою, на свою особисту банківську картку або зняв/використав кошти з корпоративної банківської картки;
авансовий звіт НЕ треба, якщо працівник не отримував авансу на відрядження, а також якщо він не скористався корпоративною банківською карткою (не знімав/не використовував гроші звідти гроші).
Крок 4. Готуємо наказ про скасування відрядження та ознайомлюємо працівника з ним. Якщо працівник поїхав, достатньо повідомити по телефону чи надіслати електронну копію.
Крок 5. Якщо потрібен авансовий звіт, то чекаємо від працівника на нього та супровідні документи. Якщо звіт не поданий, то всі невідзвітовані суми вважаються додатковим благом, яке отримав працівник і підлягають оподаткуванню (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (ПК), ознака доходу «118» у Додатку 4 ДФ Податкового розрахунку):
ПДФО 18% з застосуванням натурального коефіцієнта (1,21951);
військовим збором 1,5%.
Наказ про скасування відрядження
З’ясувавши всі обставини готуємо текст наказу, у якому бажано згадати наступне:
той наказ про відрядження, який скасовується;
доповідну (службову) записку працівника, якщо вона була;
причини скасування;
обов’язок працівника відзвітувати. Якщо авансу не було – звітувати не треба;
строки звітування. Можна встановити до кінця місяця, на який припадає 3-й банківський день від дня скасування відрядження;
відшкодування працівнику понесених витрат, у т.ч. й на повернення квитків та зняття бронювання готелю тощо (по ситуації).
У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій
Авансовий звіт працівника зі скасованого відрядження
Авансовий звіт, тобтозвіт про використання коштів виданих на відрядження або звітподається у стандартній формі. Однак, додатково треба й подати підтвердні документи, яких може й побільшати. Повернення квитків, зняття бронювання готелю може супроводжуватися утриманням певних сум коштів, компенсації за бронювання. На все мають бути підтвердні документи. Ними можуть бути:
акт (рахунок, довідка) про суму, яка утримана з працівника за бронювання;
акт (лист, довідка) про повернення авіаквитка, квитка на автобус;
допоміжні документи на повернення квитків на поїзд. Якщо квитки були електронні, то вокзалом формується електронний документ на повернення. У такому разі його треба роздрукувати;
розрахункові документи (розрахункові квитанції, фіскальні чеки касового апарату, виписка з карткового рахунку), які підтверджують отримання працівником коштів від готелю, залізниці, авіакомпанії, автовокзалу тощо.
Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.
Витрати по скасованому відрядженню відносимо на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності» (лист Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183). Це логічно, так як відносити їх на 92, 92, 91 рахунок буде неправильним, адже мети відрядження, яке планувалось, не досягнуто.
Приклад. Через складну епідемічну ситуацію у м. Одеса, підприємство прийняло рішення скасувати відрядження заступнику директора. Перед цим він уже оплатив з корпоративної банківської картки бронювання готелю у сумі 1200 грн, у т.ч. ПДВ. Готель повернув з цих коштів 240 грн, у т.ч. ПДВ. Решта – утримано готелем як штраф за скасування бронювання (960 грн з ПДВ). Відрядження планувалося на службовому автомобілі, тому повертати квитки не довелося.
Нагадуємо, що податковий кредит по ПДВ рахується по готельному рахунку, а не фіскальному чеку (пп. «а» п. 201.11 ПКУ).
