бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Приложение 4 ДФ Налогового расчета по НДФЛ, ВС и ЕСВ предназначено для того, чтобы отражать в нем начисление любых доходов в пользу физлиц, в том числе и физлиц-предпринимателей. Выясним, как заполнить Приложение 4ДФ и рассмотрим примеры заполнения Приложения 4ДФ для типичных ситуаций
Приложение 4ДФ (бланк) является частью Налогового расчета по НДФЛ, ВС и ЕСВ. Полное название Приложения 4ДФ Сведения о суммах начисленного дохода, удержанного и уплаченного налога на доходы физических лиц и военного сбора. То есть Приложение 4ДФ предназначено для декларирования доходов и налогов, удерживаемых с наемных работников, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПД) и другим физлицам.
В результате последнего обновления Приложение 4ДФ лишилось «квартальных» реквизитов. Изменения в форме Приложения 4ДФпроизошли следующие:
реквизит 2 «Отчетный налоговый период» имеет только год и месяц (исключили данные о квартале);
изъяли номер месяца в квартале и номер приложения в Налоговом расчете, поскольку при месячной отчетности они не требуются;
редакционно было изменено название строки 32. Уточнено, что сюда вносится код КАТОТТГ по местонахождению налогового агента или обособленного подразделения, если Налоговый расчет подается за обособленное подразделение или по местонахождению государственной нотариальной конторы/рабочего места частного нотариуса;
сократили количество примечаний к Приложению 4ДФ, изменив также их нумерацию.
Впервые обновленная форма Приложения 4ДФ и Налогового расчета применяется по отчету за январь 2025 года.
Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта
Приложение 4ДФ в составе Налогового расчета представляет налоговый агент только в случае начисления дохода в пользу налогоплательщиков — физлиц (пп. «б» п. 176.2 НК).
Типичными примерами налоговых агентов по НДФЛ и ВС, составляющих Приложение 4ДФ, являются:
работодатели при начислении зарплаты;
субъекты хозяйствования при начислении доходов исполнителям по ГПД, в частности, договорам подряда;
нотариусы при удостоверении соглашений о купле-продаже (мены, поставки) движимого и недвижимого имущества;
органы, должностные лица которых присутствуют при заключении и оформлении договоров купли-продажи (мены, поставки) между физлицами, а также других договоров;
субъекты хозяйствования, которые предоставляют услуги по заключению биржевых сделок или участвуют в их заключении;
предприятия при начислении дивидендов физлицам, имеющим акции (доли) в уставном капитале.
Когда и как подавать Приложение 4ДФ
Приложение 4ДФ подавайте в составе Налогового расчета в течении 20 к. дней, следующих за последним к. днем отчетного (налогового) месяца.
Подавать ли Приложение 4ДФ, если нет дохода физлица?
Нет, не нужно. Налоговый расчет, включая Приложение 4ДФ, представляется, если существует факт начисления (выплаты, предоставления) дохода, — как в денежной, так и неденежной формах (п. 3 разд. І Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утверждённого приказом Минфина от 13.01.2015 № 4; далее — Порядок № 4). При этом не имеет значения (п. 2 разд. II Порядка № 4):
нужно ли из такого дохода удерживать НДФЛ и ВС, или нет,
произошла ли фактическая выплата дохода или нет.
Например, это ситуация, когда в отчетном месяце у предприятия:
не было наемных работников и исполнителей по ГПД;
не начислялась / не выплачивалась зарплата, вознаграждение за ГПД.
Следовательно, Налоговый расчет, включая Приложение 4ДФ, заполняется только, если в отчетном периоде имелись случаи начисления и/или выплаты дохода физлицам (абз. 4 п. 1 разд. II Порядка № 4). Подавать «пустое» Приложение 4ДФ в составе Налогового расчета также не требуется.
Также, если работник в отчетном периоде был уволен, но у него нет доходов, то заполнять Приложение 4ДФ и графу 8 в нем (с датой увольнения) не требуется тоже (разъяснение ГНС 103.25 ОИР).
Как в Приложении 4 ДФ показать выплаты предпринимателям
Следует ли отражать в Приложении 4ДФ доход, выплаченный физлицу-предпринимателю? Да, нужно. Налоговики считают, что налоговый агент в случае начисления (выплаты) доходов в пользу самозанятых лиц (физлиц-предпринимателей (ФЛП) и лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность) обязан подавать налоговую отчетность, в частности Налоговый расчет, независимо от того, что НК предусмотрено освобождение налогового агента от обязанности начисления и уплаты НДФЛ и ВС с указанных доходов (разъяснение ГНС 103.25 ОИР). Аргументируют они такую ссуду тем, что:
налоговые декларации по определению могут содержать и доходы (прибыли)), в отношении которых предусмотрено освобождение налогоплательщика от обязанности начисления и уплаты налога и сбора (п. 46.1 НК);
это нужно для налогового контроля;
языком подачи Налогового расчета является само начисление дохода физлицам, а удержание с таких доходов налогов не упоминается (пп. «б» п. 176.2 НК).
Однако НДФЛ и ВС с дохода самозанятых лиц не уплачивается при предоставлении таким лицом копии подтверждающих документов (разъяснение ГНС 104.12 ОИР):
извлечениеиливыписка из ЕГР, в которых указываются виды деятельности. для ФЛП-общаков;
справка о взятии на налоговый учет как физлица, осуществляющего независимую профессиональную деятельность – для независимости;
выписки из реестра плательщиков единого налога — для ФЛП-единщиков.
Согласно разд. І «Справочник признаков доходов физических лиц» (Приложение 2 к Порядку № 4) доход, уплаченный самозанятому лицу, отражается налоговым агентом в Приложении 4ДФ по признаку дохода «157» (разъяснение ГНС 103.25 ОИР).
Как заполнить Приложение 4ДФ
Правила заполнения вводной части и разделов Приложения 4ДФ определяет пункт 4 разд. IV Порядка № 4. В конце Приложения 4ДФ также проставляйте:
количество заполненных строк разд. I, количество физлиц, на которых представлена информация, и количество страниц Приложения. При определении количества заполненных строк разд. I итоговая строка «Всего» не учитывается;
«Дата представления» — дата представления Налогового расчета налоговым агентом.
отмечается соответствующая ячейка, соответствующая такому же типу в основной части Налогового расчета:
«Отчетный» — первый Налоговый расчет за период;
«Отчетный новый» — исправление ошибки, пока отчетный период не истек;
«Уточняющий» — если исправляется ошибка за прошлые отчетные периоды, за как уже были представлены Налоговые расчеты «Отчетный» и «Отчетный новый»
ряд. 2
отчетный (налоговый) период
напротив отражается отчетный (налоговый) период (календарный год), за который подается Налоговый расчет
месяц
цифровое значение от 1 до 12
номер Расчета
соответствует номеру, указанному в заголовке Налоговый расчет
ряд. 3
Плательщик
указываются наименование юрлица или фамилия (при наличии), имя и отчество (при наличии) самозанятого физлица (ФЛП или независимый), подающий Налоговый расчет
ряд. 031
Налоговый номер
указываются налоговый номер юрлица — налогового агента, регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и номер паспорта физлица — налогового агента, подающего Налоговый расчет;
серия (при наличии) и номер паспорта указываются только для физлиц, имеющих соответствующую отметку в паспорте
ряд. 032
КАТОТТГ
Указывается код территории. Эта строка заполняется всегда — независимо от того, имеет налогоплательщик обособленные подразделения или нет (письмо ГНС от 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02)
ряд. 4
Работало по трудовым договорам (контрактам) (признак 101)
Проставляется количество работников, работающих по трудовым договорам (контрактам) в отчетном периоде, по которым осуществляется начисление дохода по признаку 101, что указывается в графе 6.
Количество работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, по уходу за детьми, в отпуске без сохранения зарплаты и по которым в отчетном периоде не осуществлялось начисление (выплата) доходов по признаку «101» в количестве работающих не отражается (разъяснение ГУ ГНС в Черновицкой области).
Если таких физлиц в отчетном периоде не было (например, у всех был отпуск без оплаты или в декретном отпуске), то в этой строке ставится прочерк
ряд. 5
Работало по гражданско-правовым договорам (признак 102)
Проставляется количество работников, работающих по ГПД в отчетном периоде, по которым осуществляется начисление дохода по признаку 102, что указывается в графе 6. В эту строку не следует включать ФЛП, которые оказывали услуги или выполняли работы по ГПД
Раздел I. Персонифицированные данные о суммах начисленного (выплаченного) в пользу физлиц дохода и начисленных (перечисленных) в бюджет НДФЛ и ВС
ряд. 06
гр. 1
№ з/п
отображается порядковый номер каждой заполняемой строки
гр. 2
Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и номер паспорта
отображается:
регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (налоговый номер);
или серия (при наличии) и номер паспорта (для физлиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия налогового номера и имеют соответствующую отметку в паспорте). Ставится серия и номер паспорт слева направо без пробелов между серией и номером (незаполненные ячейки — пустые) или 9-значный код пластиковой карты ID (разъяснение ГНС 103.25 ОИР)
гр. 3а
Сумма начисленного дохода
Отражается (за отчетный период месяц) доход, начисленный физлицу в соответствии с признаком дохода, указанным в графе 6.
Если доход был начислен, то он отражается обязательно — независимо от того, был ли выплачен или нет.
Начисленный доход отражается полностью («грязными», «брутто»), то есть без вычета НДФЛ, страховых взносов, уплачиваемых за счет зарплаты работника, суммы НСЛ (при наличии) и ВС.
Если для определения базы обложения НДФЛ применялся натуральный коэффициент, например доход был предоставлен в неденежной форме, то в этой графе сумма дохода отображается увеличена на этот коэффициент (разъяснение ГНС 103.25 ОИР)
гр. 3
Сумма выплаченного дохода
Отражается сумма фактически выплаченного дохода налогоплательщику налоговым агентом.
Зарплата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце должна быть отражена за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который зарплата была начислена. Например, в Приложении 4ДФ за январь отражается зарплата, начисленная в январе и выплаченная в феврале. Как следствие, при полной и своевременной выплате зарплаты за отчетный месяц гр. 3=гр. 3а. Если зарплата выплачивается несвоевременно, то игр. 3, а также гр. 4 и 5, заполняются по факту выплаты.
При применении натурального коэффициента в данной графе сумма дохода отражается с учетом коэффициента, как и в графе 3а (разъяснение ГНС 103.25 ОИР)
гр. 4а
Сумма начисленного налога на доходы физических лиц
отражается сумма НДФЛ, начисленного и удержанного с дохода, начисленного налогоплательщику за отчетный период
гр. 4
Сумма перечисленного налога на доходы физических лиц
Отражается фактическая сумма перечисленного НДФЛ в бюджет в отчетном периоде. Как следствие правил для игр. 3, если НДФЛ был удержан по своевременно выплаченной зарплате, гр. 4=гр. 4а
гр. 5а
Сумма начисленного военного сбора
отражается сумма ВС, начисленного и удержанного из дохода, начисленного налогоплательщику. Если доход предоставлялся физлицу в неденежной форме, то для определения базы обложения ВС натуральный коэффициент не применяется (разъяснение ГУ ГНС в Днепропетровской области)
гр. 5
Сумма перечисленного военного сбора
отображается фактическая сумма перечисленного ВС в бюджет
гр. 6
Признак дохода
Указывается признак дохода, код которого находится в разд. 1 «Справочник признаков доходов физических лиц» (Приложение 2 к Порядку № 4). Признак дохода определяется начисленным доходом. Если доходы выплачиваются в отчетном периоде не в полном объеме и их окончательная выплата будет производиться в следующих периодах, признак дохода в случае выплаты должен указываться в соответствии с начисленным в предыдущем периоде доходом.
По каждому физлицу нужно заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет. О каждом признаке дохода физлица нужно заполнять только одну строку — с обязательным указанием налогового номера в графе 2. Однако графы 7–9 дублировать не нужно – они заполняются единовременно.
Больничные (помощь по временной нетрудоспособности) являются частью зарплаты, поэтому имеют одинаковый с ней код, — «101»
гр. 7
Дата принятия на работу (дд.мм.гггг)
Проставляется дата (число, порядковый номер месяца, год) принятия физлица на работу, например, если дата принятия — 12 марта 2025, то в графе нужно указать «12.03.2025».
Графа 7 заполняется только тех физлиц, которые принимались к работе в отчетном периоде. Если таких физлиц в отчетном периоде нет, эта графа заполняются.
Если работник был принят в качестве внутреннего совместителя, то гр. 7 на него не заполняется, поскольку место работы не менялось (разъяснение ГУ ГНС в Луганской области).
Дата принятия и увольнения для физлиц, работающих по ГПД не заполняются
гр. 8
Дата увольнения с работы (дд.мм.рррр)
Проставляется дата увольнения физлица с работы по приведенному образцу (аналогично графе 7, например, «31.03.2025»).
Эта графа заполняется только на тех физлиц, которые были:
уволены в отчетном периоде по месту работы, на котором они получали доход в виде зарплаты;
или уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде.
Если увольнявшихся таких физлиц в отчетном периоде нет, то эта графа заполняются
Если физлицо принималось на работу и увольнялось с работы в отчетном периоде несколько раз, то о таком лице заполняется столько строк, сколько раз информация об изменении места работы лица встречается в отчетном периоде
гр. 9
Признак налоговой социальной льготы
Отображается признак НСЛ, приведенный в разд. 2 «Справочник признаков налоговых социальных льгот» (Приложение 2 к Порядку № 4). Эта графа заполняется только для физлиц, которые имели льготы по НДФЛ в отчетном периоде по месту получения основного дохода. При отсутствии у физлица НСЛ в отчетном периоде в этой графе проставляется прочерк
гр. 10
Признак (0, 1)
Используется для исправления ошибок в приложениях 4ДФ. Здесь отображается признак:
«0», — если строку нужно ввести;
«1», — если строку нужно исключить.
Графа 10 заполняется только для Налоговых расчетов «Отчетный новый» и «Уточняющий»
Раздел II. Сводные данные о налогообложении процентов, выигрышей (призов) в лотерею
ряд. 07
Налогообложение процентов
Отражается общая сумма дохода, начисленного в виде процентов, общая сумма начисленного НДФЛ и общая сумма перечисленного в бюджет НДФЛ. Сведения о физлице — налогоплательщике, которому начислены доходы в виде процентов, не указываются
Налогообложение процентов — исключение
используется для исправления ошибок
Обложение выигрышей (призов) в лотерею
Отражается общая сумма начисленного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею, общая сумма уплаченного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею, общая сумма начисленного НДФЛ и общая сумма перечисленного в бюджет НДФЛ. Сведения о физлице — налогоплательщике, которому начислены доходы в виде выигрышей (призов) в лотерею, не указываются
Обложение выигрышей (призов) в лотерею — исключение
используется для исправления ошибок
Военный сбор
заполняется исключительно для проведения корректировки данных Налоговых расчетов за прошлые периоды до 1 января 2021 года, когда ВС еще не персонифицирован в гр. 5а и 5, имеющихся в современной форме Приложения 4ДФ
Военный сбор — исключение
Раздел ІІІ. Развернутая информация о бюджетных грантах
ряд. 08
содержит сведения о заключенных договорах по предоставлению бюджетных грантов и связанную информацию
Показатели, отраженные в графах 2, 8–10 данного раздела, должны соответствовать гр. 2, 3а, 3 такого плательщика, что указаны в разделе I. Более подробно – см.. пп. «4» п. 4 разд. IV Порядка № 4
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Как подавать Приложение 4ДФ по обособленным подразделениям
Если обособленное подразделение юрлица не было уполномочено начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) НДФЛ и ВС в бюджет, то Налоговый расчет за такое подразделение юрлица представляет в ГНС по основному месту своего учета (пп. «б» п. 176.2 НК, п. 3 разд. ІІ Порядка № 4). Тогда у юрлица будет несколько Налоговых расчетов:
за основным предприятием («Отчетный» № 1), содержащим работников только основного предприятия;
по каждому из обособленных подразделений («Отчетный» № 2 и т.д.).
В строке 032 таких «вторых», «третьих» Приложений 4ДФ, принадлежащих обособленным подразделениям указывается код КАТОТТГ по местонахождению обособленного подразделения. Этот отдельный Налоговый расчет подразделяется также в ГНС по основному месту учета головного предприятия.
Если обособленные подразделения уполномочены начислять (уплачивать) НДФЛ и ВС, имеют отдельный баланс и самостоятельно ведут расчеты с физлицами, тогда они отчитываются за себя самостоятельно, то есть основному предприятию подавать по основному месту учета такие Налоговые расчеты не требуется.
Как исправить ошибку в Приложении 4ДФ
Исправить ошибку можно, в частности, через использование корректирующей графы 10 раздела I Приложения 4ДФ «Уточняющий», а также при подаче текущего Налогового расчета. Подробно вопросы исправления ошибок — читайте в материалеИсправление ошибок в Приложении 4ДФ Налогового расчета.
