Якщо фізична особа — підприємець відряджає найманого працівника для виконання роботи, пов’язаної з господарською діяльністю, він може відшкодовувати працівнику витрати на відрядження.
Працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовим відрядженням. Це передбачено статтею 121 Кодексу законів про працю України.
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати звіт про витрачені грошові кошти, включаючи особисті, які він витратив на службове відрядження, пов’язане саме з господарською діяльністю підприємця, а не з його власними потребами.
Умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат, у т. ч. квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо.
Витрати, які не підтверджені документально або не підлягають відшкодуванню і включенню до валових витрат підприємця, можуть бути відшкодовані працівнику за рахунок коштів підприємця з подальшими податковими наслідками. Тобто ці витрати є додатковими благами відрядженого працівника та підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб згідно з підпунктом «г» підпункту 164.2.17 Податкового кодексу України (ПК).
Надання коштів на відрядження врегульовано підпунктом 140.1.7 ПК та наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.98 №59.
