Мін’юст змінив Правила діловодства та архівного зберігання документів

На сьогодні чинними є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила).

Наказом від 16.03.2026 № 667/5 Мін’юст вносить зміни до Правил та скасовує свій наказ від 07.09.2015 № 1656/5, яким врегульовані правила зберігання документів із тимчасово окупованих територій та зони АТО.

Змінами, встановили, що відмітку «Копія» проставляють на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Також уточнили, що саме на підставі номенклатур справ формують акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ).

Якщо до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, вносять первинну фінансову та бухгалтерську документацію, пов'язану з предметом податкової перевірки та державного фінансового контролю, необхідно додати довідку.

Пам’ятки по заповненню первинних документів

У довідці зазначають відомості, що:

• станом на дату проведення засідання експертною комісією (ЕК)/експертно-перевірною комісією (ЕПК) державної архівної установи не проводиться податкова перевірка та не здійснюється державний фінансовий контроль;
• мінімальні строки зберігання документів сплинули;
• документи, що можуть бути використані для відшкодування шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії рф та тимчасової окупації, відсутні;
• документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39-2 Податкового кодексу України (щодо трансфертного ціноутворення чи КІК), відсутні (строк зберігання сплинув);
• спори (суперечки), кримінальні справи, відкриття судами проваджень у справах, відсутні.

Таку довідку підписують керівник установи, головний бухгалтер і юрист (за наявності) та скріплюється печаткою установи (за наявності).

Перелік документів тривалого та постійного зберігання доповнили персоніфікованими відомостями про доходи працівників (заробітна плата, допомоги, компенсації), з яких сплатили страхові внески.

Окрім того, узгодили окремі питання формування фонду користування документами. Він може створюватися у вигляді цифрових та/або аналогових копій документів у паперовій формі, а також кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, придатних для подальшого копіювання.

Правила доповнили новим розділом XVI щодо поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду.

Окремо уточнили, що підготовка документів до евакуації, зберігання та знищення в умовах особливого періоду визначена Порядком Мін’юсту від 17.10.2019 № 3194/5.

Наказ № 667/5 набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. На день підготовки матеріалу документ офіційно не опублікований.

Наказ Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5