Товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, що призначений для списання товарно-матеріальних цінностей, обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи (пункт 1 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 №363 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 20.02.1998 за №128/2568 (далі – Правила перевезень вантажів).
Товарно-транспортна накладна може оформлюватись суб'єктом господарювання без дотримання форми, наведеної в додатку 7 до Правил перевезень вантажів, за умови наявності в ній інформації про назву документа, дату і місце його складання, найменування (прізвище, ім'я, по батькові) перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача, найменування та кількість вантажу, його основні характеристики та ознаки, які надають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж, автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер), пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора (підпункт 11.1 Правил перевезень вантажів).
Відповідно до статті 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (із змінами та доповненнями, далі — Закон №996) первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення (пункт 1 статті 9 Закону №996).
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (пункт 2 статті 9 Закону №996).
Таким чином, товарно-транспортна накладна відноситься до первинних документів, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, розрахунки за перевезення вантажу та облік виконаної роботи перевізника, експедитора тощо.
Згідно підпункту 3.5 Правил перевезень вантажів, у договорі встановлюються, зокрема: термін його дії, обсяги перевезень, умови перевезень (режим роботи по видачі та прийманню вантажу, забезпечення схоронності вантажу, виконання вантажно-розвантажувальних робіт і таке інше), вартість перевезень і порядок розрахунків, порядок визначення раціональних маршрутів, обов'язки сторін, відповідальність тощо.
Відповідно до підпункту 11.4 Правил перевезень вантажів товарно-транспортну накладну на перевезення вантажів автомобільним транспортом Замовник (вантажовідправник) повинен виписувати в кількості не менше чотирьох екземплярів. Замовник (вантажовідправник) засвідчує всі екземпляри товарно-транспортної накладної підписом і при необхідності печаткою (штампом).
Згідно підпункту 11.6 Правил перевезень вантажів перший екземпляр товарно-транспортної накладної залишається у Замовника (вантажовідправника), другий – передається водієм (експедитором) вантажоодержувачу, третій і четвертий екземпляри, засвідчені підписом вантажоодержувача (у разі потреби й печаткою або штампом), передається Перевізнику.
В зв’язку з тим, що нормами ПКУ, Закону №996 не передбачено можливість складання (отримання) саме копій первинних документів для підтвердження здійснення господарської операції, в договорі між перевізником та замовником (вантажовідправником) може бути зазначено про складання додаткового екземпляру товарно-транспортної накладної для експедитора.
Таким чином, з урахуванням вищезазначеного, для підтвердження факту здійснення господарської операції експедитору недостатньо копії товарно-транспортної накладної, завіреної перевізником, так як копія не відповідає визначенню первинного документа у розумінні норм чинного законодавства.
Головне управління ДФС у Дніпропетровській області
