Строк зберігання електронних документів (далі — е-документи) на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
При неможливості зберігати е-документи на електронних носіях протягом такого строку, продублюйте документи на кількох електронних носіях інформації та періодично копіюйте їх.
Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, е-документи зберігайте у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково перевіряйте цілісність даних на цьому носії
При зберіганні електронних документів додержуйтесь таких вимог:
- інформація, що міститься в е-документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
- має бути забезпечена можливість відновлення е-документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
- при наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення е-документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Для зберігання е-документів можна скористатись послугами посередника, у тому числі архівної установи.
Звертаємо увагу, за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше 3-х років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» 16.07.1999 № 996-XIV).
За інформацією ГУ ДПС у Тернопільській області
