Зарплата: розрахунки, звітність, перевірки СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️
Новий керівник приймаючи справи, дещо розгубився: він встановив, що трудова книжка працівника, якого звільнено, залишилася в кадровій службі. Переслати її поштою, віддати родичам, чи передати через знайомих?
Хвилювання керівника небезпідставні. Адже відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника.
Загальний порядок видачі трудової книжки при звільненні
У день звільнення працівника підприємство зобов’язане здійснити з ним повний розрахунок і видати йому трудову книжку із записом про звільнення під розписку в журналі обліку.
Тому керівнику необхідно з’ясувати, з яких причин після звільнення працівника його трудова книжка залишилася на підприємстві.
Причин може бути декілька, як і варіантів їх вирішення.
1. Можливо, трапилося так, що працівник в день звільнення був відсутній на роботі.
У такому випадку роботодавець в день звільнення надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Саму ж трудову книжку відправляти поштою без письмової згоди співробітника не можна.
Повідомлення бажано направляти рекомендованим листом з відміткою про вручення відправлення працівнику з описом вкладення. Оскільки, у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.
Можна запросити від працівника його згоду на пересилання трудової книжки засобами поштового зв’язку, із зазначенням поштової адреси, на яку необхідно надіслати трудову книжку
Отримавши від працівника таку згоду із зазначенням адреси, роботодавець надсилає працівникові трудову книжку на адресу, вказану працівником.
2. Інший варіант — працівнику було надано відпустку з подальшим звільненням. У день звільнення він на підприємство не прийшов.
Алгоритм дії аналогічний описаному вище.
3. Ще випадок: працівник не одержав трудову книжку в день звільнення у зв’язку із відсутністю в день звільнення на роботі з різних причин, та передав заяву із проханням видати його трудову книжку родичам.
У такому разі працівнику необхідно оформити довіреність для отримання трудової книжки родичами.
Видавати трудову книжку під розписку найближчим родичам (без довіреності) можна тільки у випадку смерті співробітника.
Відповідальність за несвоєчасну видачу трудової книжки при звільненні
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Якщо затримка в видачі трудової трапилась з вини роботодавця, тоді доведеться виплатити працівнику середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. У цьому випадку днем звільнення є день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення необхідно видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнають недійсним у порядку.
Із січня 2021 року подаємо нову статформу № 3-борг (місячна) «Звіт про заборгованість з оплати праці». Експерт підготував для вас ЖИВИЙ ЗРАЗОК ЗАПОВНЕННЯ ЗВІТУ, а також алгоритм заповнення.
Що робити, коли все ж не вдалося вручити трудову книжку звільненому працівникові
У цьому випадку трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
