Працівник отримав аванс на закордонне відрядження готівковою інвалютою. Проте під час відрядження користувався власною банківською карткою. Чи потрібно йому (та, відповідно, підприємству) повертати готівкову інвалюту до банку? Чи потрібно слідкувати за цільовим призначенням використання коштів?
Вважаємо, що краще повернути невикористану готівкову інвалюту до банку. І ось чому.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Невикористана готівкова іноземна валюта, отримана підприємством з інвалютного рахунку для забезпечення витрат на закордонне відрядження має бути повернута банку протягом п’яти банківських днів з часу її оприбуткування до каси (п. 8.4 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.2007 № 200; далі — Правила № 200).
Згідно з абзацом 4 пункту 1.3 Порядку № 200 готівкова іноземна валюта — це іноземні грошові знаки у вигляді банкнот і монет, що перебувають в обігу та є законним платіжним засобом на території відповідної іноземної держави.
Тож, якщо працівник отримав кошти готівкою, а у відряджені розраховувався безготівково (про що може бути видно із підтвердних документів), то повернути має інвалютну готівку. Скоріш за все, що саме такого підходу дотримуватимуться податківці. І тому, щоб запобігти зайвим суперечкам із податківцями краще здати невикористану готівкову інвалюту до банку.
Для цього працівник має відзвітуватись за двома авансовими звітами: в одному відобразить використання готівкової інвалюти, у другому — безготівкові розрахунки. Отриману готівку він поверне до каси підприємства, а підприємство відповідно — здасть в банк.
Зверніть увагу! Відповідно до пункту 2.5 Порядку № 200 відшкодування працівнику-резиденту, який перебував у відрядженні за кордоном, витрат власних коштів в іноземній валюті здійснюється відповідно до законодавства України у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком на день виплати зазначених коштів.
Пунктом 8.14 Порядку № 200 передбачено, що готівкова іноземна валюта, отримана підприємствами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, використовується виключно на цілі, на які вона отримана.
До того ж заборонено використовувати у відрядженні готівкову інвалюту на придбання товарно-матеріальних цінностей для господарських потреб підприємства. Адже розрахунки між резидентами та нерезидентами в інвалюті проводяться тільки через банки (ст. 7 Декрету КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.1993 № 15-93). Тож потрібно перевіряти, щоб працівник використовував готівку на цілі, зазначені у розрахунку витрат, що подавався до банківської установи при отриманні готівки на відрядження.
Надалі, щоб уникнути подібних ситуацій, порадьте працівникам, які отримали готівкову інвалюту, використовувати саме її. Буде менше клопоту і працівнику (не потрібно складати два авансові звіти), і бухгалтеру (не потрібно здавати кошти в банк).
Зверніть увагу! Працівника можна забезпечити кошами у відрядженні надавши йому корпоративну картку.
Ще більше робочих ситуацій ви знайдете в експертно-правовій системі «Експертус Податки»
