Оновили вимоги до зберігання документів суб'єктами первинного фінмоніторингу

Рішення НКЦПФР від 06.07.2023 № 745

НКЦПФР затвердила відповідне рішення від 06.07.2023 № 745.

Зокрема, уточнили, що суб'єкти первинного фінмоніторингу (СПФМ) забезпечують зберігання та захист інформації, передбаченої Законом України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» від 06.12.2019 № 361-IX, що стосується:

• належної перевірки клієнта
• забезпечення актуальності отриманих та існуючих документів
• даних та інформації про клієнта, осіб, які є учасниками фіноперації,
• та ін.

СПФМ зобов'язаний:

• створити електронні копії з отриманих від клієнта (в паперовій та/або електронній формі) та створених самостійно документів (паперових та/або електронних), що стосуються належної перевірки клієнта, існуючих документів, даних та інформації про клієнта, а також щодо осіб, які є учасниками фіноперації з накладенням електронного підпису (е-підпис), особою, яка створює такі копії. Такі електроні копії може використовувати СПФМ під час здійснення первинного фінмоніторингу щодо клієнтів;
• створити резервні копії з виготовлених електронних копій, з накладенням е-підпису, особою, яка створює такі копії, та забезпечити їх зберігання та захист від втрати, знищення в незалежному сховищі. Зокрема, Центрі обробки даних, яке повинно бути географічно рознесено від приміщень СПФМ (відстань між їх розташуванням повинна бути не менш 1500 м) та відповідати вимогам міжнародного стандарту TIA-942 не менше ніж Tier 3.

Всі отримані від клієнта та створені самостійно документи, зберігають за місцезнаходженням СПФМ.

СПФМ мають право передати на зберігання до спеціалізованої установи документи та інформацію щодо клієнтів, ділові відносини з якими припинені більше п'яти років, за умов створення резервних копій та забезпечення оперативного доступу до таких документів.

Працівники СПФМ, які під час виконання своїх функцій та/або надання послуг безпосередньо або опосередковано отримали інформацію, що стосується належної перевірки клієнта, забезпечення актуальності отриманих та існуючих документів, даних та інформації про клієнта, а також щодо осіб, які є учасниками фіноперації, зобов'язані не розголошувати цю інформацію, і не використовувати її в своїх інтересах або інтересах третіх осіб.

У разі знищення, втрати або пошкодження документів (у тому числі електронних), їх копій, записів, даних, інформації до закінчення строку їх зберігання незалежно від причин СПФМ в триденний строк після встановлення таких фактів повідомляє про це НКЦПФР рекомендованим листом з повідомленням про вручення. У листі також надає інформацію щодо наявності повних даних із резервних копій для забезпечення подальшої діяльності.

ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ

• Правила зберігання первинних документів
• Нові правила складання та виправлення помилок у первинних документах