У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, платник зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Податковим кодексом України (ПК) для подання податкової звітності (п. 44.5 ПК).
Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
У разі надання платником повідомлення та неможливості проведення перевірки платника у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених статтею 200 ПК) переносять до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених пунктом 44.5 ПК строків, але на строк не більше ніж 120 днів.
У разі не відновлення документів або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником права на їх відновлення у порядку, передбаченому пунктом 44.5 ПК, вважають, що такі документи були відсутні у такого платника на час складення такої звітності.
Втрата первинних документів через руйнування офісу
Разом з цим, тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у пункті 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» ПК.
Так, до платників/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих рф територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень статті 44 ПК застосовують спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності (пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПК).
Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих рф територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.
У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник/податковий агент подає до податкової в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів. Його підписує керівник підприємства та головний бухгалтер. У повідомленні зазначаються:
- обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;
- податкові (звітні) періоди;
- загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).
Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику/податковому агенту стане відомо про втрату таких документів, такий платник /податковий агент зобов’язаний подати до податкового органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.
Після подання до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих рф територіях України, запроваджують мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.
Податкова готує «чорний список» несумлінних платників, щоб управляти податковими ризиками і впливати на сплату податків. Хто і як готуватиме цей список і чим це загрожує платникам, розповімо у цьому матеріалі
Платники/податкові агенти, які подали повідомлення про втрату первинних документів відповідно до підпункту 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПК, не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану.
Обов’язок доведення відсутності підстав для застосування положень підпункту 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПК покладається на контролюючий орган.
У разі відмови у застосуванні цих положень контролюючий орган не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника/податкового агента видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови.
Рішення контролюючого органу може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку. До винесення остаточного рішення по справі контролюючий орган не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки платника/податкового агента щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні.
