Платники, які ведуть документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу копії документів, що належать до предмета перевірки.
При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчують у порядку, що визначили законодавством (ч. 6 ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV).
Відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:
- слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);
- найменування посади;
- особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
- дати засвідчення копії (п. 5.26 розд. 5 наказу Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» «ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлення документів»» від 01.07.2020 № 144; далі — наказ № 144).
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Цей стандарт поширюють на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема на:
- організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
- інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності держорганів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності (п. 1.1 розд. 1 Наказу № 144).
