Як зберігати електронні податкові накладні та розрахунки коригування для перевірки ДПС

Відповідь

Платник ПДВ повинен скласти податкову накладну в електронній формі в день виникнення податкового зобовʼязання. Для цього використовує кваліфікований або удосконалений електронний підпис, що підтверджує особу, уповноважену платником. Цей підпис має відповідати вимогам Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII. Податкова накладна повинна бути зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений термін.

Це саме стосується і додатків до податкової накладної – вони також мають бути оформлені в електронній формі з підписом відповідальної особи.

Платники податків зобовʼязані зберігати документи, повʼязані з податковими зобовʼязаннями та перевірками, не менше таких строків:

• 2 555 днів — документи, необхідні для податкового контролю (ст. 39, 39-2, п. 141.4 Податкового кодексу України; ПК);
• 1 825 днів — первинні документи, бухгалтерські регістри, фінансова звітність тощо;
• 1 095 днів — інші документи, не зазначені вище.
• 1 095 днів — документи, повʼязані з виконанням вимог інших законів, контроль за якими здійснюють податкові органи (включаючи дозвільні документи).

Зберігання документів на підприємстві та у ФОП

Термін зберігання рахують з дати подання відповідної звітності, а якщо звітність не подавали — із граничного терміну її подання. Для дозвільних документів — з дати завершення їх дії.

У разі ліквідації підприємства, документи за останні 1 825 або 2 555 днів передають до архіву згідно із законодавством.

Ці строки можуть подовжити, якщо зупинили відлік строку давності згідно з пунктом 102.3 ПК.

Контролюючі органи мають право безоплатно отримувати від платників завірені копії документів про господарську діяльність, доходи, витрати тощо, а також фінансову та статистичну звітність, якщо це передбачає закон.

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV, електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях у такому вигляді, щоб можна було перевірити їх цілісність. Оригіналом вважають той примірник, який містить усі обовʼязкові реквізити, включно з електронним підписом.

Отже, податкові накладні та розрахунки коригування мають зберігатися саме на таких електронних носіях. Під час перевірки платник ПДВ зобовʼязаний надати доступ до цих носіїв, а за потреби — засвідчені копії документів.