бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Реєстрація податкових накладних обов'язкова, адже без неї вони фактично недійсні. А ще ― загрожує штрафом несвоєчасна реєстрація податкових накладних. Однак в умовах воєнного стану правила дещо змінилися. В огляді експерт розбирає строки реєстрації податкових накладних, порядок реєстрації податкових накладних та граничний термін реєстрації податкових накладних
Реєстрація податкової накладної відбувається у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Це база, яку адмініструє ДПС. Правила реєстрації податкових накладних визначені Порядком ведення ЄРПН, що містить постанова Кабміну від 29.12.2010 № 1246 (далі ― Порядок № 1246). У цій же базі реєструються й розрахунки коригування (РК) до податкових накладних. ЄРПН ― це складова системи електронного адміністрування податку на додану вартість (СЕА ПДВ).
Нинішні терміни реєстрації ПН/РК діють ще з 8 лютого 2023 року. Ввів їх Закон від 12.01.2023 № 2876-IX, який оновив Перехідні положення Податкового кодексу України (ПК). Ці терміни тимчасові та діють лише у період воєнного стану та 6 місяців після місяця його скасування (п. 89 підрозд. 2 Перехідних положень ПК). Порівняння тимчасових і постійних термінів реєстрації ПН/РК наведено у таблиці нижче.
СТРОКИ РЕЄСТРАЦІЇ ПОДАТКОВИХ НАКЛАДНИХ У ЄРПН (на період дії воєнного стану та 6 місяців після місяця його скасування)
Коли складені
Коли зареєструвати:
тимчасові терміни, що діють зараз* (згідно п. 89 підрозд. 2 Перехідних положень ПК)
звичайні терміни, що були та відновляться у мирний час** (згідно п. 201.10 ПК)
для ПН та РК до них*** (оформлені на стороннього контрагента, у т.ч. неплатника, ставки ПДВ – 20%, 14%, 7%)
з 1-го по 15-й календарний день місяця (включно)
до 5-го календарного дня (включно) місяця, який наступний за місяцем їхнього складання
до останнього дня (включно) календарного місяця, в якому вони складені
з 16-го по останній календарний день місяця (включно)
до 18-го календарного дня (включно) місяця, який наступний за місяцем їхнього складання
до 15-го к. дня (включно) календарного місяця, наступного за місяцем, в якому вони складені
тільки до «зменшуючих» РК****
впродовж місяця
впродовж 18 к. днів з дня отримання такого РК до ПН отримувачем (покупцем)
впродовж 15 к. днів з дня отримання такого РК до ПН отримувачем (покупцем)
компенсуючі зведені ПН/РК
зведені ПН (РК до них) за операціями, визначеними пп. 198.5, 199.1 ПК
змін не передбачено, тому діє звичайний термін – впродовж 20 к. днів за останнім днем місяця їхнього складання (п. 201.10 ПК)
* з 08 лютого 2023 року, впродовж воєнного стану та 6 місяців після його завершення. За роз’ясненням ДПС дані строки реєстрації в ЄРПН застосовуються до ПН/РК з «датою складання починаючи з 16 січня 2023 року»
** у мирний час – це через 6 місяців після місяця, в якому воєнний стан буде припинений або скасований;
*** за цими ж правилами для звичайних ПН/РК реєструються також такі специфічні, як: ПН/РК на операції з постачання товарів/послуг, які мають звільнення від оподаткування ПДВ; за ставкою ПДВ 0%; ПН на суму перевищення бази оподаткування над фактичною ціною за абз. 11 п. 201.4 ПК (база оподаткування визначається за ст. 188 і 189 ПК, а сама ПН має тип причини «15»);
****маються на увазі РК, які складені постачальником, в яких передбачається зменшення суми компенсації вартості товарів/послуг. Такі РК реєструються покупцем (отримувачем)
Наприклад, маємо такі ситуації з реєстрації ПН, створених у лютому 2024 року:
дата створення ПН ― 14.02.2024, період вчасної реєстрації ПН ― з 14.02.2024 по 05.03.2024;
дата створення ПН ― 17.02.2024, період вчасної реєстрації ПН ― з 17.02.2024 по 18.03.2024.
Найпоширеніша підстава зупинити реєстрацію — пункт 1 Критеріїв ризиковості здійснення операцій. З’ясуємо, чому блокують податкові накладні за цим критерієм та чи можна уникнути його і як розблокувати податкові накладні, реєстрацію яких зупинили на цій підставі
Максимальний строк реєстрації податкової накладної або РК до неї
Максимальне обмеження на реєстрацію податкової накладної ― 1095 к. дн. (детальніше – див. лист ДПС від 10.01.2022 № 227/7/99-00-21-03-02-07). Щодо РК до податкової накладної, то він також не може бути зареєстрований в ЄРПН пізніше 1095 к. дн. з дати складання тої податкової накладної, до якої складений такий РК (п. 192.1 ПК, а також згаданий лист ДПС). Наприклад, РК від 17.02.2024 до податкової накладної, складеної 15.08.2023 та зареєстрованої в ЄРПН, може бути зареєстрований в ЄРПН не пізніше 13.08.2026 (між 15.08.2023 та 13.08.2026 ― 1095 к. дн.).
Реєстрація податкових накладних і воєнний стан
Попри оновлення загальних термінів реєстрації ПН/РК на період воєнного стану залишаються у дії й спеціальні правила, теж для воєнного стану, які були встановлені пп. 69.1 підрозд. 10 Перехідних положень ПК та діють з 27 травня 2022 року. Ті з них, які актуальні для 2024 року, наводимо.
Реєстрація податкових накладних під час воєнного стану
МОЖЛИВІСТЬ* виконувати свої податкові обов’язки у платника ПДВ у період воєнного стану
Строки реєстрації таких ПН/РК
відновилася
60 к. днів з першого місяця, наступного за місяцем відновлення можливостей
відсутня
6 місяців після припинення або скасування воєнного стану в Україні
Операційний день для реєстрації податкових накладних 2024
Операційний день ― це та частина, дня, коли система здійснює приймання податкових накладних і розрахунків коригувань до них (п. 2 Порядку № 1246). З 08 лютого 2023 року і зараз реєстрація ПН/РК здійснюється за правилами, які діють «тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного, надзвичайного стану на території України» (п. 69.18 підрозд. 10 Перехідних положень ПК). ЄРПН у цей період працює у робочі дні з 0800 до 2000. Однак операційний день для реєстрації ПН/РК, на який припадає граничний строк їхньої реєстрації, триває цілодобово ― з 0000 до 2400. Квитанція про прийняття при цьому може надсилатися не пізніше наступного операційного дня. Якщо така квитанція не надійшла, то ПН/РК вважається зареєстрованою.
Чому блокують податкові накладні під час війни і що маєте зробити, щоб їх розблокувати, розповість експерт. Перегляньте матеріал, щоб знати, як податківці наразі розглядають подані пояснення
У лютому 2024 року продовжує діяти минулорічна форма ПН/РК. Це форми ПН/РК з оновленнями, внесеними наказом Мінфіну від 17.05.2023 № 256 (далі – Наказ № 256). Ця електронна форма податкової накладної в електронному кабінеті має код J/F1201015. Платники ПДВ змогли її використовувати з 1 серпня 2023 року.
Форма ПН з Наказу № 256 відрізняється уточненням примітки щодо серії та номера паспорта. Особи, які повідомили контролюючий орган (ДПС або орган, який здійснює оформлення паспорта громадянина України у формі картки) про наявність релігійних переконань, які забороняють використовувати податковий номер платника ПДВ. По-суті, нічого не змінилося, так як на практиці так було й раніше. Форма ПН/РК Наказом № 256 не змінювалася.
Несвоєчасно зареєстрована податкова накладна: які штрафи
Якщо допущена невчасна реєстрація ПН, то штрафу не уникнути. Однак з 8 лютого 2023 року штрафи знизилися, хоча й тимчасово ― на період воєнного стану та 6 місяців після місяця його скасування (п. 90 підрозд. 2 Перехідних положень ПК). Розміри цих штрафів у порівняння з тими, що діяли раніше, наведено у таблиці нижче.
ШТРАФИ ЗА ПРОСТРОЧЕННЯ РЕЄСТРАЦІЇ ПН/РК У ЄРПН (на період дії воєнного стану та 6 місяців після місяця його скасування)
Тривалість порушення строків реєстрації
Розмір штрафу, від суми ПДВ, зазначеної у таких ПН/РК:
тимчасові терміни, що діють зараз* (згідно п. 90 підрозд. 2 Перехідних положень ПК)
звичайні терміни, що були та відновляться* (згідно п. 1201.1 ПК)
< 15 к. днів
2%
10%
від 16 до 30 к. днів
5%
20%
від 31 до 60 к. днів
10%
30%
від 61 до 365 к. днів
15%
40%
≥ 366 к. днів
25%
50%
* з 8 лютого 2023 року, впродовж воєнного стану та 6 місяців після його завершення
Раніше діяв мораторій щодо застосування штрафів на період дії воєнного, надзвичайного стану та/або на період дії COVID-карантину (п. 69.2 підрозділу 10 Перехідних положень ПК). Однак штрафи зараз уже застосовуються – ще з 27 травня 2022 року (роз’яснення Східного міжрегіонального управління ДПС по роботі з ВПП).
Якщо ж податківці в ході перевірки виявлять узагалі незареєстровану ПН/РК ― нарахують штраф і за нереєстрацію. У такому разі штрафи такі (пп. 1201.2 ПК):
50% від суми податкових зобов’язань з ПДВ, яке було зазначено у такій незареєстрованій ПН/РК або від суми ПДВ, який був нарахований за операцією з постачання товарів/послуг, за якою така ПН/РК мала бути складена. На дану суму штраф ДПС виставляє ППР, за яким слід сплатити впродовж 10 к. днів, наступних за днем отримання такого ППР;
ще 50%, тобто решту суми з незареєстрованої ПН/РК, якщо не сплатили вчасно штраф у згаданому вище ППР (пп. 1202.2 ПК).
Штрафи за нереєстрацію застосовуються незалежно від кількості днів прострочення ПН/РК. Якщо очікуєте податкову перевірку, то всі прострочені ПН/РК краще зареєструвати до початку такої перевірки, адже штрафи за прострочення реєстрації менший за штраф за нереєстрацію.
Крім того, за незареєстрованими ПН/РК штрафи можуть ще й не закінчитися. Так, незалежно від того, чи зареєстрував платник податку ПН/РК чи ні, податкове зобов’язання мало бути відображене у декларації з ПДВ. Якщо ж дана сума була не внесена до декларації, ще й будуть сплачені штрафи:
10% суми зобов’язання (п. 123.1 ПК);
25%, якщо дія визнана умисною (п. 123.2 ПК).
Також з 1-го дня прострочення сплати податкового зобов’язання буде нарахована й пеня.
Серед інших можливих наслідків невчасної реєстрації/нереєстрації ПН/РК:
можлива скарга від покупця (Додаток Д7 податкової декларації з ПДВ). Як наслідок, податківці мають право на позапланову перевірку, у результаті якої можуть бути нараховані вищезгадані штрафи. Йому достатньо заповнити бланк заяви при подачі податкової декларації з ПДВ і не обов’язково повідомляти про це постачальника. Постачальник дізнається про все від ДПС, коли надійде запит;
зменшення ліміту реєстрації, якщо зобов’язання з ПДВ показали у декларації, податкову накладну не зареєстрували. Через зменшення ліміту може не вийти зареєструвати інші податкові накладні.
Щодо «особливих» податкових накладних та РК до них діють штрафи, які наведені у таблиці нижче.
ШТРАФИ ЗА «ОСОБЛИВІ» ПОДАТКОВІ НАКЛАДНІ ТА РК ДО НИХ
Вид податкової накладної
Штраф
Норма ПК
Несвоєчасна реєстрація податкових накладних і РК до них
2% від обсягу постачання без ПДВ, але не більше 1020 грн
пп. 1201.1
ПН на суму перевищення бази оподаткування над фактичною ціною за абз. 11 п. 201.4 ПК (база оподаткування визначається за ст. 188 і 189 ПК, а ПН має тип причини «15»), а також РК складеної до неї
ПН/РК на операції з постачання товарів/послуг, які мають звільнення від оподаткування ПДВ
ПН/РК на операції за ставкою ПДВ 0%
Нереєстрація податкових накладних і РК до них
«компенсуюча» ПН за п. 198.5 ПК і ст. 199 ПК та РК складеної до такої ПН
5% від обсягу постачання без ПДВ, але не більше 3400 грн
пп. 1201.2
ПН на суму перевищення бази оподаткування над фактичною ціною за абз. 11 п. 201.4 ПК (база оподаткування визначається за ст. 188 і 189 ПК, а ПН має тип причини «15»)
Зверніть увагу, що штрафи за несвоєчасну реєстрацію або нереєстрацію ПН/РК не застосовуються тоді, коли:
така податкова накладна або РК до неї була зупинена у реєстрації самою СЕА ПДВ, тобто має місце «блокування» (п. 201.16 ПК);
за умови доведення існування обставин непереборної сили (форс-мажору) (пп. 112.8.9 ПК).
Щодо останньої ситуації ― розглянемо детальніше.
Як нараховуються штрафи за порушення в реєстрації податкових накладних
Штрафи, пов’язані з несвоєчасно реєстрацією/нереєстрацією податкової накладної чи розрахунку коригування, нараховуються не платником податків, а ДПС. Вони оформляють штраф надсиланням податкового повідомлення-рішення (ППР) на підставі акта перевірки. При цьому дані ППР відрізняються:
Підприємство реалізувало товари і показало нарахування ПДВ на рахунках обліку. Проте під час реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) оформлену податкову накладну заблокувала система. Якими записами в обліку продавця і покупця показати заблоковані податкові накладні?
Серед загальних, дотримання яких є умовою реєстрацію податкової накладної у єдиному реєстрі є:
заповнення всіх необхідних реквізитів, у т.ч. й коду ознаки джерела податкового номера;
дотримання термінів реєстрації;
дотримання ліміту реєстрації (розрахунок ліміту наведено в п. 2001.3 ПК);
дотримано всі умови використання кваліфікованого електронного підпису;
накладну пропустила система виявлення ризикових податкових накладних. Сумнівна податкова накладна може бути призупинена у реєстрації (так зване «блокування» податкових накладних).
Щодо останньої умови, то детально система моніторингу ПН враховує ризиковість господарської операції та податкову історію платника податків. Правила такого моніторингу визначені урядовою постановою від 11.12.2019 № 1165.
Хто реєструє податкову накладну
Це завжди здійснює продавець (постачальник). Звичайно, що він має бути платником ПДВ, інакше не зможе користуватися базою. Це повинні мати на увазі ті, хто планують знятися з реєстрації платниками ПДВ ― з наступного дня після анулювання реєстрації доступ до ЄРПН буде відсутній й складені податкові накладні не зможуть бути зареєстровані, що буде загрожувати штрафом за нереєстрацію.
Є одна лише ситуація, коли податкову накладну реєструє покупець (отримувач) ― це отримання послуг від нерезидента, який зареєстрований в Україні та є постачальником таких послуг (пп. 8-9 Порядку № 1246).
Порядок реєстрації податкових накладних 2024
Порядок реєстрації податкових накладних 2024 такий:
заповнити накладну в електронці;
накласти кваліфікований електронний підпис уповноваженої особи та електронну печатку (у разі наявності). Це може бути підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (у разі відсутності посади бухгалтера). Однак керівник може призначити іншу особу, тобто не себе і не головного бухгалтера, складати та підписувати податкові накладні. Якщо податкова накладна складається фізособою-підприємцем, то слід накласти підпис підприємця (п. 10 Порядку №1246). Так роз’яснює ДПС у індивідуальній податковій консультації від 28.09.2021 № 3603/ІПК/99-00-12-02-05-06;
якщо все добре, то приходить електронна квитанція з датою і часом включення податкової накладної до ЄРПН (реєстрації). Вона має надійти протягом операційного дня. Однак може надійти й наступного, якщо реєстрація відбувається наприкінці операційного дня;
якщо податкова накладна не прийнята, зупинена у реєстрації, то теж надходить відповідна електронна квитанція. В останньому випадку її отримують і покупець і постачальник.
🔊 Змінили порядок обчислення податкового навантаження 🔊 Можуть скасувати Таблицю даних, яку врахували в результаті оскарження 🔊 Обмежують різке зростання обсягів постачань із ПДВ 🔊 Збільшили кількість показників позитивної податкової історії 🔊 Змінили ознаки безумовної реєстрації
Податковий кредит і реєстрація податкової накладної
Податковий кредит неможливий без зареєстрованої податкової накладної. Навіть якщо здійснена попередня оплата за правилом першої події податкового кредиту не буде, поки продавець не зареєструє податкову накладну. Це слід брати до уваги при складання податкових декларацій. Ні дата постачання, ні попередня оплати не можуть бути «автоматичними» підставами для визнання посадкового кредиту без реєстрації накладної. Податковий кредит можливий лише у місяці, на який припадає реєстрація податкової накладної постачальником.
Увага: податковий кредит визнаємо лише після реєстрації податкової накладної постачальником.
Наприклад, проблемна ситуація, коли постачання відбулося 12.01.2024 і продавець мав би зареєструвати ПН до 05.02.2024 (включно). Однак з якихось причин він реєструє її 14.02.2024, тобто з простроченням. Якщо покупець поставить дану суму у податковий кредит у податковій декларації січня ― це буде помилка, яка призвела до завищення податкового кредиту січня. Наслідок ― штраф, хоча покупець за правилом першої події ніби й має право на податковий кредит з ПДВ у січні. Однак з дотриманням умов п. 201.10 ПК у дійсності можливість сформувати податковий кредит виникне тільки у лютому – місяці, коли постачальник нарешті зареєстрував цю прострочену податкову накладну.
Також заспокоїмо покупців ― право на податковий кредит зберігається впродовж 365 к. дн. з дати складання податкової накладної (п. 198.6 ПК), тому прострочення на декілька днів від постачальника ― це ще не проблема. Крім того, є уже згадуваний механізм подання скарги на постачальника.
Реєстрація податкової накладної після розблокування
Якщо податкова накладна була заблокована, а потім її ДПС розблокувала, то зверніть увагу, що:
фактично податкова накладна реєструється у день набуття чинності рішення ДПС про реєстрацію;
насправді податкова накладна проводиться системою «заднім числом», тобто на дату, на яку вони були відправлені до ЄРПН раніше для реєстрації (роз’яснення ДПС ЗІР 101.18). Це і вважається датою реєстрації, тому штраф за несвоєчасну реєстрацію не нараховується.
Увага: після розблокування податкова накладна реєструється у системі датою подання, а не датою розблокування.
